Еас обработка входящей почты: 9. Обработка входящих регистрируемых почтовых отправлений в адресных ОПС \ КонсультантПлюс

Отчеты о входящих и исходящих сообщениях в новом EAC в Exchange Online





Twitter




LinkedIn




Facebook




Адрес электронной почты










  • Статья


  • Чтение занимает 2 мин


Отчет о входящих сообщениях и отчет об исходящих сообщениях в новом Центре администрирования Exchange (новый Центр администрирования Exchange) отображают сведения о вводе и выходе из вашей организации электронной почты. В частности, в отчете о входящих сообщениях отображаются сведения о электронной почте, поступающей в организацию из Интернета и через соединители. В отчете Об исходящих сообщениях отображаются сведения об отправке электронной почты в организацию через Интернет и через соединители. В обоих отчетах также показан используемый уровень шифрования TLS.

Примечание.

По умолчанию в отчете отображаются данные за последние 7 дней. Если отчет пуст, попробуйте изменить диапазон дат.

Разрешения, необходимые для использования этого отчета, см. в разделе Разрешения, необходимые для просмотра отчетов о потоках обработки почты.

Раздел обзора содержит следующие диаграммы:

  • Том сообщений. Показывает количество входящих или исходящих сообщений в Интернет или через соединители.

  • Сообщения по протоколу TLS: показывает уровень шифрования TLS. При наведении указателя мыши на определенный цвет диаграммы вы увидите количество сообщений для конкретной версии TLS.

В разделе Сведения о отчете соединителя отображаются следующие сведения о каждом конкретном соединителе или сообщении электронной почты из Интернета:

  • Date
  • Направление и имя соединителя
  • Тип соединителя
  • Принудительное подключение TLS?
  • Нет TLS
  • TLS 1.0
  • TLS 1.1
  • TLS 1.2
  • Volume

Чтобы быстро отфильтровать результаты, щелкните начните вводить значение.

Чтобы отфильтровать результаты по диапазону дат или имени соединителя, используйте поля. Можно указать диапазон дат до 90 дней.

Для более сложных фильтров, которые можно также сохранить и использовать позже, щелкните и выберите Новый фильтр. В появившемся всплывающем окне Настраиваемый фильтр введите следующие сведения:

  • Присвойте фильтру имя: введите уникальное имя.

  • Щелкните Добавить новое предложение. Предложение содержит следующие элементы, которые необходимо ввести:

    • Поле: выберите Дата, Направление соединителя, Тип соединителя, Принудительный TLS, Нет TLS, TLS 1.0, TLS 1.1, TLS 1.2 или Том.

    • Оператор: выберите начало с или имеет значение .

    • Значение. Введите значение, которое требуется найти.

    Можно нажать кнопку Добавить новое предложение столько раз, сколько потребуется. В нескольких предложениях используется логика AND (<Clause1> AND <Clause2>…).

    Чтобы удалить предложение, щелкните

    По завершении нажмите кнопку Сохранить. Новый фильтр загружается автоматически, а результаты изменяются в зависимости от фильтра. Это тот же результат, что и при нажатии кнопки Фильтр и выборе фильтра клиента в списке.

    Чтобы выгрузить существующий фильтр (вернуться к списку по умолчанию), щелкните значок фильтра выберите Очистить все фильтры.

Нажмите кнопку Экспорт , чтобы экспортировать отображаемые результаты в файл .csv.

Исключения, в которых сообщения не будут включены в эти отчеты

Сценарии между клиентами, в которых сообщения отправляются из одного клиента Microsoft 365 (включая организации-потребители) непосредственно в другой клиент Microsoft 365, не будут включены в отчет.

См. также

Дополнительные сведения о других отчетах о потоке обработки почты см. в разделе Отчеты по потоку обработки почты в новом EAC.






Маркировка почтовых отправлений — Статьи

Казалось бы, с наступлением эры всеобщей компьютеризации, появлением Интернет и электронной почты такое понятие как письма в конверте давно должны стать анахронизмом. Не тут-то было: люди по всему миру продолжают отправлять тонны корреспонденции: поздравительные открытки, документы, квитанции, рекламную информацию и многое другое. Не менее значимыми почтовыми отправлениями являются посылки и бандероли. Одним из ключевых факторов, который обеспечивает точную и бесперебойную доставку больших потоков отправлений является качественная маркировка. О ней и пойдет речь в нашем материале.

Маркировка исходящей корреспонденции

Оптимизировать рабочее время секретаря и ускорить работу по обработке и отправке исходящей корреспонденции поможет печать адресных этикеток на письма. Особенно это актуально для крупных компаний с большим объемом внешнего документооборота. При оформлении множества писем для отправки вручную возникает большая вероятность ошибок. Прибавьте к этому сложности в прочтении адреса, например, из-за неразборчивого почерка и гарантии того, что важные документы дойдут до адресата в срок начинают катастрофически снижаться.

Однако применение новейших технологий обработки исходящей корреспонденции предоставляют возможность не только избежать ошибок и оптимизировать процесс, но и помогут в дальнейшем при отслеживании исходящих писем компании и составлении отчетности. Все это сделает работу секретаря более эффективной. И для этого не надо внедрять сложные системы и покупать дорогостоящее оборудование. Достаточно приобрести недорогой компактный принтер для печати адресных этикеток, которые потом можно легко наклеить на конверты. Причем для работы можно использовать стандартные офисные программы.

Для отслеживания заказных писем почтовые и курьерские службы используют технологию штрихового кодирования. Она позволяет организовать простую и оперативную обработку корреспонденции, избежать ошибок и проследить путь письма на каждом этапе доставки. Достигается это следующим образом: в электронную базу вносятся данные об отправлении – адрес, ФИО (или наименование) получателя. Затем письму присваивается индивидуальный штрих-код, который распечатывается на принтере этикеток и наклеивается на конверт. Штрих-код содержит всю необходимую информацию для качественной идентификации письма, а значит, отправитель может быть уверен, что письмо не потеряется и дойдет до адресата в срок.

Маркировка посылок и бандеролей

Габаритные почтовые отправления делятся на посылки и бандероли. Бандероль – это почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями. Бандеролью можно переслать малоценные печатные издания, рукописи, фотографии. Посылка – почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Она предназначена для отправки печатных изданий, рукописей, фотографий весом более 2 кг, а так же предметов культурно-бытового и иного назначения. Существуют так же ограничения по размеру и весу (min, max) отправлений. Например, посылка не должна превышать вес 10 кг. Посылки массой свыше 10 кг называются тяжеловесными. Для них предусмотрен особый порядок приемки и отправки.

Идентифицировать посылки и бандероли позволяет простое решение: данные об отправлении зашифровываются в семизначный бар-код. Первые две цифры кода содержат информацию о получателе посылки, следующая пара чисел обозначает отправителя, затем одно число выделяется для идентификации контрагента, а две последние цифры информируют о дате отправления посылки. Приемщик вносит все необходимые данные об отправлении в единую электронную систему, а так же указывает особые параметры и условия перевозки груза при их наличии. Распечатанная этикетка со штрих-кодом приклеивается на коробку в специально обозначенное «окно». Затем посылки доставляются из пункта приема и распределения к месту отправки ЖД, авиа- или морским транспортом.

Технология штрихового кодирования – это самый удобный и доступный способ идентификации почтовых отправлений, – считает Максим Егоров, руководитель службы технической поддержки ООО «Первая Экспедиционная компания». – Успех работы нашей компании зависит от быстрых и качественных перевозок, при которых любые ошибки должны быть сведены к минимуму. В нашем случае грамотно организованная система маркировки – это залог качественного оказания услуг нашим клиентам.

Важно, чтобы штрих-код, наименование товара и другая информация, содержащаяся на этикетке, была легко и хорошо читаема. Для маркировки коробок подойдут бумажные термо- и термотрансферные этикетки больших размеров – 100×72 мм, 150×50 мм, 150×207 мм.

Этикетки

Для маркировки почтовых отправлений идеально подойдут бумажные самоклеящиеся этикетки. Они делятся на простые термоэтикетки и термотрансферные.

Термоэтикетки изготовлены из термобумаги. Они недорогие и простые в изготовлении. Для печати таких этикеток не нужна красящая лента – достаточно термопринтера и рулона этикеток. К «минусам» термоматериала можно отнести его подверженность истиранию и воздействию солнечных лучей. Термоэтикетки отлично подойдут для печати адресных наклеек на конверты.

Бумажные термотрансферные этикетки бывают матовыми и полуглянцевыми. Их отличает более высокая устойчивость к воздействиям внешних факторов: они устойчивы к истиранию и солнечному свету. Для печати таких этикеток понадобится термотрансферный принтер и красящая лента. Термотрансферные этикетки незаменимы при маркировке посылок, бандеролей и габаритных почтовых отправлений. Информация на этикетке не сотрется при погрузке-разгрузке и перевозке.

Маркировка заказных писем осуществляется этикетками штрих-кода. Обычно это этикетка размером 10х20 мм, которая наклеивается в специальное окно или просто на конверт. Этикетка содержит штрих-код, в котором закодирована информация об отправителе, получателе, адресе отправления и доставки письма, а так же о контрагенте.

Информационно-транспортная этикетка служит для маркировки посылок и крупногабаритных или тяжеловесных грузов. Кроме штрих-кода на такой этикетке может содержаться дополнительная информация о характере груза и особенностях его транспортировки. Иногда компании-перевозчики используют цветные этикетки для маркировки отправлений в разные города. Например, посылки, которые необходимо отправить в Екатеринбург этикетируются красными этикетками, а в Санкт-Петербург – зелеными. Использование цветных этикеток позволяет быстро на любом этапе доставки визуально оценить пункт назначения посылки.

Принтеры для печати этикеток

Для печати небольшого количества (до 1000 шт в день) адресных наклеек и этикеток штрих-кода идеально подойдет термопринтер принтер Proton DP-2205. Три одинаковые этикетки размером 58х40 мм он напечатает меньше, чем за одну секунду! А значит, он способен сократить время секретаря на обработку исходящей корреспонденции почти в 20 раз! Больше не придется подписывать письма вручную, достаточно распечатать адреса на этикетках и наклеить на конверты.

Лучшим решением для транспортных и почтовых компаний со средним потоком перевозок станет Datamax-O’Neil M-4210. Он может печатать этикетки разных размеров – от 19 до 118 мм шириной! Длина печати принтера составляет от 6 до 2475 мм. Ключевые особенности принтера в том, что при компактных размерах (ширина 257 мм, длина 462 мм, высота 259 мм) он обеспечивает промышленное качество печати этикеток, принтер легко впишется в уже имеющийся парк оборудования и поддерживает универсальный принцип намотки красящей ленты IN/OUT! При этом у пользователя есть возможность при оформлении покупки заказать русифицированное командное меню и M-4210 «заговорит» по-русски.

Если же необходим принтер, способный к бесперебойной работе 24 часа в сутки 7 дней в неделю – Ваш выбор должен остановиться на Datamax-O’Neil H-4212. Несмотря на промышленный масштаб он прост в управлении: с ним справится даже новичок без специальной подготовки. Облегчит работу и ЖК-дисплей. Скорость печати этикеток Datamax-O’Neil H-4212 составляет 305мм/сек с разрешением 203dpi.

Оба принтера Datamax-O’Neil выполнены в металлическом корпусе, что делает конструкцию прочной и надежно защищает от внешних воздействий.

Рекомендуем так же прочитать статью «Маркировка паллет и крупногабаритных грузов».

Какие шаги необходимо предпринять для обработки входящей почты в офисе?

Навигация

Статьей поделился

РЕКЛАМА:

Служебная корреспонденция означает общение в письменной форме по вопросам, представляющим взаимный интерес, либо внутри организации, либо за ее пределами, и принимает форму письма, циркуляра и уведомления. Письменное сообщение, отправляемое через почтовое отделение или курьера, называется «дак» или почта. Когда «дак» поступает в офис из разных источников, это называется входящей почтой. Обработке такой входящей почты придается первостепенное значение, поскольку неправильная обработка данных создает различные проблемы. Следовательно, почта должна обрабатываться быстро и аккуратно.

Эффективная обработка почты требует установления определенной процедуры, называемой этапами обработки почты. Эти шаги:

  1. Получение почты.

  2. Сортировка почты.

  3. Открытие почты.

  4. Проверка содержимого.

  5. Штамповка даты.

  6. Запись почты.

  7. Рассылка почты.

  8. Последующее действие.

Получение почты

РЕКЛАМА:

Обычно письма доставляются один или два раза в день почтальоном. Когда объем корреспонденции большой, в почтовом отделении арендуется почтовый ящик или почтовый мешок, и требуется офисный работник для сбора почты из почтового отделения. Иногда письма приходят через мессенджеров других контор.

Сортировка почты

Под сортировкой писем понимается группировка писем в определенном порядке. Письма группируются либо по их характеру, либо по назначению, либо по содержанию. Сортировка писем может производиться до открытия писем или после открытия писем. Когда это делается перед открытием, личные и конфиденциальные письма отделяются от обычных писем.

Открытие почты

РЕКЛАМА:

В мелких организациях письма вскрывает офицер или старший клерк. Когда объем писем большой, их открывает mail-opener. В крупной организации почтой занимается отдел рассылки, а вскрытием писем занимается клерк. До регистрации даты получения письма конверты, оторванные от писем, следует сохранять. Когда письма помечены как частные, их открывает заинтересованное лицо.

Проверка содержания

После того, как письма вскрыты, содержимое извлекается из конвертов и тщательно изучается. Целью проверки является установление ведомства, к которому относится письмо. Любые приложения содержания должны быть должным образом проверены и отмечены.

Штамповка почты

РЕКЛАМА:

После надлежащей проверки дата ставится на письме. Иногда на письме ставится штамп о дате и времени получения. Для штемпелевания писем изготавливается штемпель, на котором указывается порядковый номер, дата получения и время получения при необходимости. Референс-штамп прилагается, если буквы относятся к количеству отделов.

Запись торгового центра

После штамповки полученные письма регистрируются в журнале входящей почты или книге приема писем. Перед записью писем в реестр их содержание тщательно проверяется, чтобы убедиться в том, к какому отделу оно принадлежит. Журнал входящей почты содержит порядковый номер, дату получения, имя и адрес отправителя, характер содержания, краткую тему письма, примечания и инициалы должностного лица с указанием даты.

Доставка почты

РЕКЛАМА:

Это последний шаг процедуры внутренней рассылки. На этом этапе письма передаются в соответствующий отдел. Письма распространяются через курьеров или иногда с помощью механических устройств, таких как конвейерная лента или пневматическая труба.

Последующее действие

Последующие действия очень важны, поскольку они связаны с отслеживанием почты. На этом этапе делается запрос, ответили на письмо или нет.

Каковы преимущества использования копировальных, счетных и счетных машин?

Изложить порядок нормирования расхода канцелярских товаров в крупном офисе

Обработка входящей или входящей почты в офисе

РЕКЛАМА:

Эта статья проливает свет на семь основных шагов, необходимых для обработки входящей или исходящей почты в офисе. Этапы: 1. Получение и открытие почты 2. Изучение содержания 3. Штамповка даты 4. Запись 5. Сортировка 6. Распространение 7. Отслеживание.

Шаг №1. Получение и открытие почты:

В небольшом офисе почту принимает и открывает непосредственно секретарь или офис-менеджер.

Почту можно получить любым из следующих способов:

РЕКЛАМА:

(a) Почта, доставляемая почтальоном непосредственно из почтового отделения через равные промежутки времени;

(b) Почта, непосредственно забираемая отделением из почтового отделения один или два раза в день в почтовый мешок или навалом, когда в почтовом отделении имеется почтовый ящик;

(c) Почта, полученная через мессенджеры по системе «peon book»,

(d) Почта, полученная через систему «курьер».

РЕКЛАМА:

Почта обычно вскрывается вручную, но когда количество полученных писем очень велико, можно использовать машину для вскрытия писем. Машина обрезает каждый конверт очень тонко по краям, не повреждая вложенный материал. Машина может открыть несколько сотен писем в минуту, если она работает от электричества. Письма с пометкой «конфиденциально» или «лично» не вскрываются и направляются напрямую соответствующим адресатам.

Любая полученная телеграмма должна быть немедленно отправлена ​​соответствующему ведомству или лицу. После вскрытия конверта должно быть видно, что все содержимое извлечено. Иногда конверт сохраняют и закалывают вместе с содержимым как свидетельство даты и места отправки, о чем свидетельствует почтовая печать.

Шаг № 2. Проверка содержимого:

Содержимое конвертов должно быть тщательно изучено или проверено для следующих целей:

(а) Узнать, в какой отдел отправить письмо;

РЕКЛАМА:

(b) Проверить, действительно ли вложения, упомянутые в письме, существуют или соответствуют описанию. Вложения могут включать чеки, векселя и т. д. Клерк после проверки ставит отметку о получении на соответствующем письме и немедленно отправляет чеки или векселя в кассу для принятия необходимых мер.

Иногда по почте приходит большое количество чеков, тратт и почтовых переводов. В этом случае предпочтительно, чтобы служащий, вскрывающий почту, готовил список всех таких квитанций, подсчитывал итоги и затем отправлял список после подписания на нем кассиру. Это сделано для защиты от кражи и для безопасности кассира. Этот список также можно сверить с платежными квитанциями банка.

Шаг № 3. Штамповка даты:

На каждом полученном почтовом отправлении ставится штамп, который содержит следующее:

(a) Серийный номер полученного товара,

РЕКЛАМА:

(б) Дата получения,

(c) Время получения,

(d) Инициал открывателя почты.

Штамповка может производиться с использованием машин «Датировка», «Нумерация» и «Тайм-учет». Такие машины имеют устройства для автоматической смены фигур при каждом ударе. Некоторые ведомства делают штамп с датой более подробным, предусматривая дополнительные записи, такие как дата отправки подтверждения или ответа, дата подачи и т. д.

РЕКЛАМА:

Или для этой цели можно использовать отдельный резиновый штамп, который будет использоваться соответствующим отделом.

Для «составных писем» требуется отдельная обработка:

Составное письмо — это такое письмо, которое касается более чем одного отдела или лица и должно быть разослано каждому такому отделу или лицу. Будет использоваться другой тип резинового штампа, в котором есть места для наименования отделов или лиц, через которые должно проходить письмо, и оно должно быть парафировано соответствующим лицом.

РЕКЛАМА:

Наконец, письмо отправлено на хранение. Или подготавливаются копии (предпочтительно ксерокопии) и распределяются по смежным отделам.

В некоторых офисах каждое входящее письмо один раз отправляется секретарю для прочтения и подписи.

Шаг №4. Запись:

РЕКЛАМА:

В некоторых офисах ведется реестр под названием «Реестр входящей почты» или «Книга полученных писем», в котором записываются сведения обо всех предметах, полученных по почте. Это имеет большое значение как источник доказательств всякий раз, когда возникают какие-либо сомнения или споры в отношении какой-либо поступающей статьи.

Это трудоемкое и дорогое дело, поэтому некоторые конторы этим не занимаются. В качестве альтернативы можно использовать систему списка почтовых отделений. Список составляется для всех писем и других статей, отправленных в тот или иной отдел в течение дня, и этот список подписывается ответственным за это отделом. Такие списки составляются после сортировки почты.

Шаг № 5. Сортировка:

После проставления даты и записи почта должна быть отсортирована для отправки в соответствующие отделы или отдельным лицам. Для сортировки на стол раскладывают подносы или корзины, предназначенные для разных отделов. В случае большого количества отделений используется ячейка (коробка, содержащая разделенные квартиры наподобие ямы).

Это полезно, когда необходимо выполнить индивидуальную сортировку большого количества. Сортировать нужно очень тщательно, чтобы не было неправильного размещения и не были упущены корпуса. Иногда бывает трудно установить, в какой отдел должно идти письмо. Решение принимает руководитель секции или оно может быть направлено секретарю или офис-менеджеру.

Шаг № 6. Раздача:

Следующим шагом или операцией является рассылка почты соответствующим отделам или отдельным лицам. Эту работу выполнят офисные пеоны или носильщики. Почта будет передана против парафирования принимающим офицером или клерком в Реестре. На этом этапе может быть подготовлен список почтовых отделений. Сообщения, полученные по телефону, должны быть распределены, что может не требовать сортировки.

Шаг № 7. Отслеживание:

РЕКЛАМА:

На самом деле процедура обработки входящей корреспонденции будет завершена, когда будут предприняты необходимые действия в отношении соответствующей полученной корреспонденции. На письмо нужно ответить или подтвердить.