Как правильно сканировать документы на сканере: Как сделать сканирование на принтере: пошаговая рекомендация

Содержание

Как сделать скан документов с помощью смартфона на Android — Журнал Ситилинк

Почему сканировать лучше, чем фотографировать, и как это правильно делать — рассказывает предприниматель Алексей.

Деятельность любой компании или предпринимателя связана с большим количеством документов. В наше коронавирусное время многие партнеры работают на удаленке, поэтому просят не оригиналы накладных, счетов и актов, а их сканы. А печатями всё оформляем, когда количество этих документов становится критичным.

Почему скан, а не фотография?

Я тоже сначала не понимал разницу. Но она есть. Например, если вы фотографируете документ на листе А4, пустое пространство бумаги на самом деле будет серого цвета или даже разноцветным. Когда ваш партнер захочет распечатать этот документ, принтер постарается честно воспроизвести этот бесполезный цвет. В итоге краски уйдет гораздо больше, а текст будет читаться хуже из-за обилия лишних элементов на листе.

Сканер в режимах «Ч/б», «Документ» и аналогичных оставляет только хорошо различимые символы, а фон «выбивает», то есть делает белым. Если распечатать файл со сканера, он будет максимально напоминать оригинал. В этом и заключается его преимущество. Сравнить оригиналы изображений

Документ со сканера (слева) и документ, отсканированный на смартфоне (справа). Разница почти не заметна, но она есть

Отдельный разговор — государственные конторы. Если вы дистанционно оформляете какую-то льготу, справку или просто документ и в описании указано, что нужен скан паспорта, значит, нужен именно скан, а не фото.

Почему я перестал сканировать на сканере

У меня дома мини-офис с МФУ. Конечно, я могу положить любой документ на стекло этого устройства и получить скан. Мое МФУ не поддерживает работу со смартфонами, поэтому приходится включать компьютер. С некоторыми партнерами у меня всё общение в мессенджерах Telegram и WhatsApp. Чтобы отправить им отсканированную накладную, нужно открыть браузер и войти в десктопную версию мессенджера.

Как-то просьба прислать скан застала меня в дороге: пришлось скачать приложение и сканировать с его помощью. Оказалось очень удобно. Дома я скачал еще несколько аналогичных и выбрал то, что мне показалось практичнее: Tiny Scanner. Другие тоже работают неплохо, но с каждым что-то не так: то интерфейс был сложным, то не было русификации. В SwiftScan большинство функций доступны только в платной версии, а Simple Scan у меня дважды вылетало, к тому же, в нем много рекламы.

Принцип у всех приложений-сканеров один: либо ты покупаешь платную версию и наслаждаешься процессом, либо ничего не платишь и периодически смотришь рекламу. Она меня не напрягает, так что пока я на бесплатном тарифе.

Сканировать можно как из файла, если документ уже отснят, так и через фотосъемку. То есть в самом приложении нажимаешь кнопку с фотоаппаратом, оно делает снимок, автоматически предлагает обрезку ненужных полей (ее параметры можно корректировать), затем сохраняет результат в PDF или JPG. Причем в PDF сохранить сразу несколько страниц: удобно, когда ты пересылаешь пакет документов.

Особых требований к размещению документа нет. По собственному опыту скажу, что лучше всего положить его на более-менее ровную поверхность и проследить, чтобы не было резких перепадов света. У меня был случай, когда из-за попавшего на бумагу луча солнца пропали несколько символов. Лист необязательно снимать крупным планом, стараясь уложить его четко в границы кадра. Просто фотографируете как угодно: потом всё равно обрежете. Разрешения моей 12-мегапиксельной основной камеры Xiaomi Mi 8 вполне достаточно, чтобы текст четко читался.

Файлы можно отправить прямо из приложения, нажав кнопку «Поделиться».

Конечно, сам термин «сканирование» здесь применять неправильно. Скорее, на выходе получается просто оформленная «под скан» фотография. Но задачу она решает.

Как сканировать документы, необходимые для поступления

Уважаемые слушатели, хотим поделиться с Вами некоторыми полезными советами, которые помогут ускорить загрузку, прием и обработку ваших документов, что поспособствует более быстрому открытию личного кабинета, а соответственно началу обучения.

Курсы повышения квалификации или профессиональной переподготовки — это дополнительное профессиональное образование, которое регламентирует Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании» (далее — Закон № 273-ФЗ). Поэтому здесь действуют строгие требования. Разберем подробно документы для зачисления:

1. ПАСПОРТ – этот документ необходим нам в первую очередь для правильного внесения Вашей фамилии, имени и отчества, ведь это будет отображено в удостоверении о повышении квалификации или дипломе о профессиональной подготовке. Также в личной карточке слушателя мы отмечаем дату рождения. Оценка подлинности документа происходит зрительно. Для этого нам необходимо отсканировать или сфотографировать изображение главного разворота паспорта, где четко просматриваются буквы с ФИО и цифры с датой рождения. Если для Вас важно скрыть серию и номер, Вы можете аккуратно наложить на это место белую полосу, либо прикрыть вручную листом, при этом не закрывая всей остальной части паспорта, т. к. должно быть видно, что это подлинный документ.

2. ДОКУМЕНТ ОБ ОБРАЗОВАНИИ (диплом о среднем/высшем образовании или справку об обучении) – это один из главных документов, на основании которого происходит зачисление по программам. Очень важно, чтоб отсканированное или сфотографированное изображение диплома охватывало весь разворот и зрительно выглядело подлинным документом, с четким названием учебного заведения, которое выдало диплом, ФИО, серии, номер и дата выдачи. Обратите внимание, что в некоторых дипломах не всегда проставляют дату выдачи отдельным числом. Если с Вашим документом именно такой случай, это не отменяет правила сканирования всего разворота, мы должны убедиться, что дата выдачи в данном случае совпадает с датой решения аттестационной комиссии о присвоении квалификации.

Достаточно предоставить только диплом. Приложение к диплому не нужно. Приложение без диплома недействительно.

Обратите внимание: аттестат о среднем образовании, аттестат о присвоении квалификации, «корочка» с курсов, справка о незаконченном высшем не заменят диплом. (более подробнее, какие документы об образовании подходят для поступления на программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки, вы можете посмотреть см. приложение № 1)

Если диплом потерялся. Что предоставить для обучения на курсе? Дубликат диплома — это документ с такой же юридической силой, что и оригинал. За дубликатом необходимо обратиться в образовательное учреждение, где получали документ. Если теперь учебное заведение не существует, обратитесь в учебное заведение, которое является его правопреемником. Срок хранения таких документов в России 75 лет.

Подойдет вместо диплома свидетельство о прохождении курсов? К сожалению, нет. Свидетельство — не тот документ, который подтверждает наличие среднего профессионального или высшего образования. 

Подойдет диплом иностранного государства? Существует список ВУЗов, дипломы которых признают в России. Для остальных необходимо признание (нострификация) документов об образовании.  

Перечень иностранных государств, включая страны СНГ, с которыми у РФ действуют соглашения о взаимном признании документов об образовании вы можете посмотреть на сайте https://www.uchmet.ru/help/foreign-diploma/

В любом случае для зачисления на курсы придется предоставить сканы документов: диплом на национальном языке, нотариальное заверение перевода диплома и, если понадобится, провести процедуру признания документа об образовании в РФ (нострификация).

Перевод диплома иностранного государства – важная часть документа, прикладываемому к основному диплому. Перевод должен быть только нотариально заверенным, иметь все необходимые отметки и печати заверяющего нотариуса.

Важно! Перевод, выполненный другими организациями (например, местом работы) не принимается.

3. ДОКУМЕНТ О СМЕНЕ ФАМИЛИИ – так же необходим, если фамилия в дипломе не совпадает с фамилией по паспорту. Это может быть свидетельство о заключении брака, свидетельство о смене фамилии, либо справка из органов ЗАГС о перемене фамилии на основании заключенного ранее брака или других причин. При приеме этого документа мы обращаем внимание на соблюдение подлинности документа, предыдущую фамилию и дату изменения фамилии.

Если документов о смене фамилии несколько, необходимо отсканировать их в хронологическом порядке.

Обращаем Ваше внимание, что свидетельства о расторжении брака, страницы из паспорта о регистрации брака, трудовые книжки не принимаются, так как не отображают предыдущей фамилии и не являются официально подтверждающим документом перемены ФИО. Если вы предоставляете запись о смене фамилии в трудовой книжке, то в этой записи обязательно должна быть ссылка на документ ЗАГСа.

4. КВИТАНЦИЯ ОБ ОПЛАТЕ – для физических лиц это должен быть чек-ордер. Он может быть самой квитанцией, а также иметь вид распечатанного чека, скаченного из сбербанк-онлайн приложения или других банков, допускается скрин-шот чека. Главное, в нем четко должны быть отображены сведения о выполненной банком операции.

И напоследок, перед тем как отправить документ убедитесь еще раз, что Вы прикрепляете именно свой документ в свой личный кабинет, что изображение соответствует графе с данными, оно полное, нигде не размыто, не затемнено, не засвечено, все необходимые сведения читаемы. Также важно внимательно вносить соответствующие сведения во все необходимые графы. Таким образом, соблюдение всех правил сможет ускорить процесс приема и зачисления!

Высококачественные сканы – Доступная технология

Иногда необходимо отсканировать документ в учебных целях. Когда документы представлены в электронной форме, их легче распространять, и они могут быть более доступными, чем печатные документы для учащихся с ограниченными возможностями. Однако для обеспечения полного доступа необходимо выполнить определенные шаги, чтобы убедиться, что отсканированный документ имеет высокое качество. Даже если документ не нужен человеку с инвалидностью, плохое сканирование часто негативно сказывается на опыте конечного пользователя.

Оценка необходимости

Перед сканированием документа сначала оцените, нужен ли этот конкретный документ и не может ли он быть заменен. При необходимости поищите документ в Интернете, чтобы убедиться, что его электронная версия уже существует. Это может сэкономить время и энергию.

Что такое высококачественное сканирование?

Высококачественное сканирование — это то, которое легко прочитать всем, включая людей со слабым зрением или тех, кто использует вспомогательные технологии для чтения текста в электронном виде. Качественные сканы должны быть свободны от:

  • Обрезанный текст
  • Кривые страницы
  • Темные поля (поля, на которых появляются тени из-за кривизны корешка книги)
  • Плохая контрастность
  • Страницы, повернутые на 90 или 180 градусов
  • Почерк
  • Подсветка
  • Подчеркивание
  • Водяные знаки/пятна от кофе
  • Чрезмерное использование рукописных или курсивных шрифтов
  • Размытие

Обязательно учитывайте эти вопросы при (а) выборе исходного источника и (б) создании отсканированной версии.

Примеры

Пример A показывает отсканированную страницу с нечитаемым текстом на полях.

Пример B показывает отсканированную страницу с подчеркнутым текстом и случайными пометками.

В примере C показана страница, отсканированная с оригиналом, плохо выровненным на сканере. Страница наклонена, текст размыт, часть текста исчезает на полях.

В примере D показана отсканированная страница с правильным выравниванием, четким текстом и отсутствием случайных пометок.

Перед сканированием измените настройки

При изменении настроек сканирования:

  • Убедитесь, что значение DPI (точек на дюйм) установлено в диапазоне от 300 до 400. Документы, отсканированные с низким разрешением, не будут распознаны программой преобразования. Сканирование документов с разрешением 600 dpi может потребоваться для определенного содержимого STEM или других документов с высоким форматированием.
  • Отсканируйте документ в черно-белом или 24-битном цвете в зависимости от того, (а) важен ли цвет оригинала и (б) повлияет ли выбранный вами цвет на контрастность.
  • Проверьте, имеет ли сканер встроенные возможности оптического распознавания символов (OCR). OCR превращает изображения текста в текст, который можно копировать и вставлять. Часто этот параметр определяется как сохранение документа в формате PDF с возможностью поиска.
  • Подумайте об удалении переплета книги, если желоб небольшой или туго переплетен. Это обеспечивает высокую скорость сканирования. Затем книгу можно перевязать спиральным переплетом по низкой цене в местном копировальном магазине.

При сканировании

Во время сканирования помните о следующем:

  • Сканирование книг с корешком. Книга с корешком не будет естественным образом лежать на сканере горизонтально, что означает искажение текста по краям страницы. Пожалуйста, надавите на корешок книги во время сканирования, чтобы убедиться, что весь текст скопирован четко.
  • Не объединяйте страницы. Ограничение каждой печатной страницы одной электронной страницей улучшит чтение на мобильных платформах. Это также помогает ускорить процесс преобразования с помощью программного обеспечения OCR.

Наименование документов последовательно

Согласованная, логичная схема именования поможет преподавателям и пользователям идентифицировать и находить документы. Выберите схему именования, которая будет понятна кому-то за пределами класса/среды. Пожалуйста:

  • Избегайте строк цифр
  • Включите в заголовок более одного идентификатора. Идентификатор может включать название курса, автора, название документа, дату, организацию, год публикации и т. д.

В случае более сложных проблем обратитесь за помощью по номеру

Доступные варианты см. на нашей странице справки.

Как прикрепить отсканированный документ к электронному письму?

Наличие доступа к нужным документам в нужных местах жизненно важно в современном цифровом мире как в личном, так и в деловом контексте.

Вот почему важно знать, как прикреплять файлы к своим документам и шаблонам, а также как прикреплять отсканированные документы к электронным письмам.

Мы рассмотрим ровно как сканировать документы, как затем отправить отсканированные документы , и изменения, которые вам нужно будет внести в процесс в зависимости от типа используемого вами устройства.

Как отсканировать и отправить документ по электронной почте

Проще говоря, вам нужно начать с оцифровки документа (документов), а затем отправить его в виде вложения в сообщение электронной почты.

Вы можете оцифровывать документы с помощью любого аппаратного или программного обеспечения, способного сканировать физические листы бумаги, включая инструменты, встроенные в устройство, и те, которые подключаются к вашему ноутбуку (или телефону) через Bluetooth.

После того, как вы получили документы со сканера на устройство, вы захотите их сохранить.

Затем их можно добавить в сообщения электронной почты в виде вложений одним быстрым щелчком или касанием значка скрепки.

Подготовка к сканированию

Прежде всего вам понадобятся:

  • Многофункциональный принтер, сканер или специальное приложение для сканирования
  • Устройство для отправки документов из
  • Документы для сканирования
  • A работающее соединение Wi-Fi
  • Адрес электронной почты для отправки отсканированных документов
  • Получатели, которым их нужно отправить.

Как только вы их получите, самое время заняться сканированием.

Это включает в себя создание цифровой копии ваших физических листов бумаги.

Тип файла (или формат файла) обычно представляет собой изображение (JPEG/JPG, PNG и т. д.) или файл PDF.

Размер файла зависит от общего качества отсканированного документа.

Типы файлов ваших документов упрощают их отправку и совместное использование.

В частности, файлы PDF сохраняют точный вид документа, и их можно открыть практически на любом устройстве. Это делает их отличным выбором для цифровых документов.

Очень важно еще раз проверить правильность сканирования вашего предмета.

Видите ли вы весь текст в отсканированных файлах и каждую деталь отсканированных изображений? Если нет, лучше пересдать, чем придерживаться некачественной копии.

Теперь ваши документы отсканированы и готовы, пришло время их отправить. Но как этот процесс меняется в зависимости от вашей операционной системы?

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте в Windows

Microsoft Пользователям Windows необходимо сделать следующее:

  1. Подключите сканер (или многофункциональный принтер) к вашему устройству
  2. Сканируйте и сохраните документы
  3. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные документы, затем выберите Отправить на 900 14
  4. Выберите адрес электронной почты получателя и напишите новое электронное письмо для прикрепления файлов. Обратите внимание: это работает только в том случае, если ваша электронная почта установлена ​​​​в качестве программы по умолчанию.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте в macOS

Любой, кто использует Компьютер Mac может выполнить следующие действия:

  1. Подключите сканер к устройству Mac
  2. Нажмите Системные настройки , затем Принтеры и сканеры , затем ваш сканер
  3. 9001 3 Нажмите Параметры сканирования и выберите Используйте устройство подачи документов . Кроме того, укажите место, куда вы хотите сохранять свои сканы.

  4. Сканируйте документы
  5. Создайте новое сообщение в выбранном почтовом клиенте (например, Gmail или Outlook) и вставьте свои файлы.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте на iOS

Если вы выбрали iPhone или iPad , вам потребуется: создать новый черновик электронной почты

  • Нажмите на место , куда вы будете вставлять отсканированный документ. Это вызовет экранную клавиатуру вашего устройства.
  • Коснитесь значка над клавиатурой , представляющего сканер файлов. На 9 немного похоже0041 значок камеры .
  • Когда откроется приложение камеры, поверните камеру так, чтобы весь документ поместился на экране, а затем сделайте снимок. Повторите столько раз, сколько вам нужно, чтобы получить каждый документ. (Само по себе фотосъемка — это не то же самое, что сканирование. Однако устройства iOS могут сканировать документы с помощью приложения камеры, что вы и будете делать здесь. .)
  • Коснитесь Сохранить , и ваши документы будут добавлены к электронной почте в виде вложений.
  • Как отсканировать документ для отправки по электронной почте на Android

    Наконец, пользователям Android следует:

    1. Перейдите в облачное хранилище (например, вы можете использовать для этого приложение Google Диск) и нажмите значок + в правом верхнем углу. Мы предлагаем этот способ, так как Android не имеет встроенной функции сканера, и это избавит вас от загрузки дополнительного приложения.
    2. Коснитесь значка камеры , затем сфотографируйте с ее помощью документ(ы). Как и прежде, это позволит вашему устройству сканировать ваши документы с помощью приложения камеры.
    3. Преобразуйте изображения в файлы PDF , нажав на галочку. Это важно, поскольку превращает ваши документы из файлов фотографий в более подходящий формат.
    4. Коснитесь трех точек в правом верхнем углу, затем коснитесь значка электронной почты, чтобы открыть приложение электронной почты.

    Как отсканировать документ непосредственно в электронную почту?

    Мы рассмотрели, как отсканировать документ, а затем добавить его в электронное письмо. Но как насчет того, чтобы отсканировать документ напрямую в электронную почту?

    В некоторых случаях вы можете сканировать документы прямо в свой почтовый клиент.

    Это зависит от вашей операционной системы, а также от почтового клиента, который вы используете.

    Если у вас есть доступ к этой опции, она ускорит вас, но лишь немного.

    Легко прикрепляйте отсканированные документы к сообщениям электронной почты

    Теперь, когда вы знаете, как сканировать документы для отправки по электронной почте независимо от используемого устройства, вы можете за считанные минуты доставить любой документ туда, куда ему нужно.

    Только не забудьте указать что-то важное в строке темы, чтобы вы могли отслеживать.

    Конечно, есть более простые способы отслеживать все ваши документы.

    С PandaDoc вы можете управлять документами от создания до завершения, и все это без необходимости прокручивать папку «Входящие» в поисках того единственного случайного отсканированного файла.

    Связанные вопросы

    • Как настроить сканирование в электронную почту на принтерах HP
    • Что такое цифровые подписи и как они работают?
    Отказ от ответственности

    PandDoc не является юридической фирмой и не заменяет адвоката или юридическую фирму.