Как создать запрос в access: Как создать запрос в Access

Содержание

Сложные запросы. Microsoft Access 2007

Сложные запросы

С помощью сложных запросов можно выполнить следующее.

• Представить данные из нескольких связанных таблиц в виде одной.

• Выбрать данные по заданному пользователем условию.

• Создать пользовательские поля запроса, значения которых будут основываться на нескольких полях таблицы.

• Отобрать некоторые записи из таблиц с помощью какого-либо условия.

Запросы с вычисляемыми полями

В таблицах сведений об учениках какой-либо школы можно хранить фамилии, имена, адреса, но не их возраст, так как он меняется с каждым годом. В таком случае достаточно хранить их дату рождения. Возраст школьников можно будет легко получить через запрос, создаваемый пользователем. При создании запроса у вас есть возможность создавать дополнительные поля запроса, значения которых будут основываться на вычислениях значений из других полей таблицы. Такое поле имеет название вычисляемое.

Если вы хотите создать такое поле, вам придется ввести в строку Поле определенное выражение, которое будет вычислять данное значение. В таком выражении придется использовать некоторые ссылки на поля таблицы, их имена заключаются в квадратные скобки. Имя вычисляемого поля следует написать перед выражением, отделив его двоеточием от самого выражения.

Теперь создайте запрос с вычисляемым полем.

1. Откройте желаемую базу данных Microsoft Access 2007 ( Отдел продаж ).

2. Перейдя на вкладку Создание в группе Другие, нажмите кнопку Конструктор запросов . Будет создан новый запрос, и на экране вы увидите окно Добавление таблицы (см. рис. 5.7).

3. Перейдите на вкладку Таблицы и выберите нужную таблицу (например, Клиенты ). Затем нажмите кнопку Добавить , а после этого – кнопку Закрыть . Пустой бланк запроса отобразится на экране.

4. Чтобы создать вычисляемое поле с названием Данные , нажмите на ячейке Поле в столбце бланка запроса и введите следующее: Данные: [Телефон]+” “+[Адрес].

5. Если вы установите флажок Вывод на экран в столбце бланка запроса, то в результате отобразится данное поле запроса.

6. Вы также можете установить сортировку, щелкнув кнопкой мыши на параметре Сортировка в столбце бланка запроса и выбрав вариант По возрастанию в раскрывающемся списке. Измененный бланк запроса будет таким, как показано на рис. 5.17.

Рис. 5.17. Готовый бланк запроса

7. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить запрос. На экране появится окно ввода имени нового запроса.

8. В поле Имя запроса вы можете ввести название нового запроса. Затем нажмите кнопку ОК .

9. Перейдите на вкладку Конструктор , а затем нажмите кнопку Выполнить . После этого вы можете увидеть результат измененного запроса (рис. 5.18).

Рис. 5.18. Результат измененного запроса

По двум и более таблицам базы данных можно создать запрос двумя способами. Практический пример данной ситуации представлен в следующем разделе.

Внутреннее соединение таблиц

В работе бывает так, что нужно соединить несколько таблиц. Соединения бывают разными.

• Внутреннее соединение – соединение также называют эквисоединением – один из самых распространенных типов соединения, которое может связывать записи в таблицах базы данных отношением равенства.

Access 2007 может автоматически создавать эквисоединения при наличии двух условий:

– если в таблице есть поля с идентичными именами, а также согласованными типами, причем хотя бы одно из этих полей должно быть ключевым;

– данное соединение было задано пользователем в окне Схема данных .

• Внешнее соединение – соединение, использующееся для создания запроса, который объединяет все записи из одной таблицы и записи из другой таблицы (но только те, в которых связанные поля совпадают).

• Соединение по отношению – тета-соединение необходимо использовать в том случае, если вы хотите связать данные любым отношением. Причем такое соединение не выводится в окне Конструктора и в окне Схемы данных .

• Рекурсивное соединение – еще один вид соединения для совмещения данных в одной таблице. Создается при добавлении в запрос копии таблицы, поля похожих таблиц связываются.

В Microsoft Access 2007 используются некоторые слова языка SQL:

• INNER JOIN – для указаний внутренних соединений;

• LEFT JOIN или RIGHT JOIN – для указания внешних соединений;

• WHERE поле1=поле2 – внутреннее соединение;

• WHERE поле1>поле2 – соединение по отношению.

Выполните следующие действия, чтобы создать запрос с внутренним соединением таблиц.

1. Откройте желаемую базу данных Microsoft Access 2007 ( Отдел продаж ).

2. Перейдя на вкладку Создания в группе Другие , нажмите кнопку Конструктор запросов . Будет создан новый запрос, и на экране вы увидите окно Добавление таблицы (см. рис. 5.7).

3. Перейдите на вкладку Таблицы и выберите нужную (например, Клиенты ), нажмите кнопку Добавить . После этого выберите другое имя таблицы (например, Заказы ) и также нажмите кнопку Добавить . По окончании данной процедуры нажмите кнопку Закрыть . Пустой бланк запроса отобразится на экране, в верхней части которого вы увидите структуры таблиц и их связь (рис. 5.19).

Рис. 5.19. Пустой бланк запроса, сверху видны структуры таблиц и их связь

4. Выберите необходимые поля из двух макетов таблиц двойным щелчком кнопки мыши на названии поля (например, Имя , Телефон , Адрес , Товар , Количество ).

5. Если вы установите флажок Вывод на экран в столбце бланка запроса, отобразится данное поле запроса.

6. Вы также можете установить сортировку, для этого щелкните кнопкой мыши на параметре Сортировка в столбце бланка запроса нужного вам поля. В открывающемся списке выберите нужный вариант сортировки (рис. 5.20).

Рис. 5.20. Настроенный бланк запроса

В листинге 5.2 приведен SQL-текст вашего запроса.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

4.2.1 Сложные командные строки

4.2.1 Сложные командные строки
Каждая командная строка выполняется в своей собственной подоболочке, таким образом, команды cd в командной строке влияют только на строку, в которой они записаны. Любую строку в make-файле можно расширить на множество строк, указывая в конце

6.6. Сложные переходы

6.6. Сложные переходы
Рассмотренное выше понятие перехода является вполне достаточным для большинства типичных расчетно-вычислительных задач. Однако современные программные системы могут реализовывать очень сложную логику поведения отдельных своих компонентов. Может

Сложные запросы: выручат скобки

Сложные запросы: выручат скобки
Вы можете строить сколь угодно сложные конструкции и подставлять в каждый из операторов вместо отдельного слова целые выражения. Чтобы «Яндекс» верно понимал вас, заключайте выражения в круглые скобки.
Если вы ищете описание мумие, но не

Сложные выражения JavaScript

Сложные выражения JavaScript
Сложные выражения получили свое название благодаря тому, что все они состав- лены из нескольких простых выражений. Сложные выражения выполняются специальным образом и служат для особых целей — в основном, для управления процессом выполнения

Как рисуются сложные контуры

Как рисуются сложные контуры
Контуры сложных фигур рисуются в три этапа. 1. Web-обозреватель ставится в известность, что сейчас начнется рисование контура сложной фигуры.2. Рисуются отдельные линии, прямые и кривые, составляющие сложный контур.3. Web-обозреватель ставится в

Сложные объемные тела

Сложные объемные тела
Вы уже научились создавать твердотельные примитивы, однако реальные объекты обычно имеют более сложную форму. Такие сложные конструкции представляют собой сочетания трехмерных примитивов, созданные путем применения теоретико-множественных

11.1.3. Более сложные конструкторы

11.1.3. Более сложные конструкторы
По мере усложнения объектов у них появляется все больше атрибутов, которые необходимо инициализировать в момент создания. Соответствующий конструктор может оказаться длинным и запутанным, его параметры даже не будут помещаться на одной

11.

2. Более сложные механизмы

11.2. Более сложные механизмы
Не все в модели ООП, реализованной в Ruby, одинаково очевидно. Что-то сложнее, что-то применяется реже. Линия раздела для каждого программиста проходит в разных местах. В этой части главы мы попытались собрать те средства, которые не так просты или

Сложные объемные тела

Сложные команды.

Сложные команды.
Для дешифровки сообщения, оставляя подпись на нем нетронутой:pgp –d ciphertextfileДля создания удостоверяющей подписи отдельно от документа:pgp –sb textfile [-u your_userid]Для отделения удостоверяющей подписи от подписанного сообщения:pgp –b

Глава 17 Сложные приемы

Глава 17 Сложные приемы
• Выполнение и оптимизация• Экран загрузки• Защита от копирования• Список лучших игроков• Определение версии Flash-плагинаХотя в предыдущих главах речь шла о сотнях алгоритмов ActionScript, многое осталось «за кадром». Мы не стали для иллюстрации этих

Сложные проблемы

Сложные проблемы
Сборщик мусора сталкивается со следующими проблемами, вызванными практическими ограничениями на размещение объектов в современной ОО-среде:[x]. ОО-подпрограммы могут вызывать внешние программы, в частности, С-функции, которые могут, в свою очередь,

Более сложные трансформации

Более сложные трансформации
От простого — к сложному. Это вечный путь познания. Последуем им и мы.Сложные трансформации графики (вращение, сдвиг, изменение размеров и пр.) выполняются во Flash 8 с помощью особого инструмента, называемого Free Transform (Трансформатор). Чтобы

Более сложные эффекты

Более сложные эффекты
Закончив с эффектами простейшими, перейдем к более сложным и более, если так можно сказать, эффектным. Их побольше — целых

Сложные выражения ActionScript

Сложные выражения ActionScript
Рассмотрение основных понятий ActionScript мы закончили. Можно приступать к изучению более сложных вопросов. И начнем мы с написания так называемых сложных выражений.Сложные выражения получили свое название благодаря тому, что все они составлены из

Узнаем как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

Конструктор запросов.
Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Создание запросов в Access. Виды запросов

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

Простой.
Перекрестный.
Записи без подчиненных.
Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Узнаем как составлять SQL-запросы — подробные примеры

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Функция создания таблицы в SQL — Create Table

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Как создать форму в Microsoft Access

Если вы используете Microsoft Access, вы уже знаете множество способов добавления данных в свои базы данных. Большинство пользователей используют табличный метод, так как это самый простой способ просмотра и добавления новых данных. Однако проблема в том, что вам нужно просмотреть существующие данные, прежде чем вы сможете добавить новые.

Также существует вероятность случайного изменения существующих данных с помощью табличного метода.

К счастью, в Access есть что-то под названием Forms , который позволяет вам работать с одной записью за раз, чтобы добавлять новые данные в ваши таблицы. Формы — это простой способ как редактировать, так и сохранять новые элементы в ваших таблицах, и вам следует начать их использовать, если вы еще этого не сделали.

1. Как создать форму в Microsoft Access

Прежде чем вы сможете создать форму в Microsoft Access, вы должны создать хотя бы одну таблицу в своей базе данных. Это таблица, в которую вы будете добавлять данные из только что созданной формы.

Связано: Как создать бесплатную контактную форму веб-сайта с помощью Google Forms

Когда ваша таблица будет готова с некоторыми столбцами, выполните следующие действия, чтобы добавить для нее форму:

Выберите таблицу базы данных, щелкнув ее в Access.
Щелкните вкладку Создать вверху, найдите раздел Формы и выберите Форма .
Microsoft Access создаст новую форму со всеми столбцами вашей таблицы в качестве полей.
Теперь вы можете редактировать, а также добавлять новые данные в свою таблицу с помощью этой формы. Используйте нумерацию страниц внизу, чтобы просмотреть записи таблицы.
Щелкните значок Сохранить в верхнем левом углу, чтобы сохранить только что созданную форму.
Введите описательное имя для формы и нажмите OK , чтобы сохранить его.

2. Как создать пустую форму в Microsoft Access

Приведенный выше метод создает форму, в которую добавляются все столбцы вашей таблицы. Если вы не хотите использовать все столбцы, сначала создайте пустую форму, а затем выберите поля, которые хотите включить.

Вы можете добавлять поля в пустую форму из любой таблицы в той же базе данных. Вы также можете изменить порядок полей в форме с помощью этого метода.

Вот как создать пустую форму в Access:

В Access щелкните вкладку Создать вверху и выберите Пустая форма .
Начать добавление полей. Справа выберите таблицу, из которой вы хотите добавить поля, затем дважды щелкните отдельные поля, чтобы добавить их в форму.
После добавления выбранных полей в форму щелкните значок сохранения в верхнем левом углу, чтобы сохранить форму.
Введите имя формы и нажмите ОК .

3. Как добавить новые поля в ваши формы в Microsoft Access

Когда вы обновляете свои таблицы и добавляете в них новые столбцы, эти новые столбцы не будут автоматически добавляться в ваши формы. Таким образом, вы не сможете добавлять данные в эти новые столбцы, пока не обновите свои формы.

В Access вы можете в любое время добавлять новые поля в существующие формы.

Щелкните правой кнопкой мыши форму в Access и выберите Layout View . Откроется форма в режиме макета.
Перейдите на вкладку Design вверху и выберите Добавить существующие поля в разделе Инструменты . Это позволит вам добавить новые поля в форму.
Справа вы увидите все поля, которые в настоящее время есть в ваших таблицах. Дважды щелкните отсутствующее поле, и оно будет добавлено в вашу форму.
Сохраните форму, нажав значок сохранения.

4. Как настроить формы в Microsoft Access

Вы можете сделать свою работу по добавлению данных еще проще, настроив формы Access. Есть много параметров, которые вы можете указать для своих форм, чтобы они работали так, как вы хотите.

Связано: 10 советов и рекомендаций по расширенным формам Google Forms

Например, если в вашей таблице есть определенный столбец, который принимает только определенные значения, вы можете указать эти значения в раскрывающемся меню, чтобы можно было выбирать из него при добавлении данных.

Таким образом, вы сможете избежать добавления нежелательных данных в свои таблицы. Здесь мы покажем, как вы можете использовать один из этих элементов управления формы, а именно поле со списком, в форме доступа:

Дважды щелкните форму, чтобы она открылась.
Щелкните вкладку Design вверху и выберите один из элементов управления, который вы хотите добавить в форму. Для этого примера выберем поле со списком .
Нажмите на форму, где вы хотите добавить поле.
На экране появится диалоговое окно. Выберите . Я введу нужные значения в поле и нажму Далее .
На следующем экране введите элементы, которые можно выбрать при использовании этой формы для добавления данных. Затем нажмите Далее .
Access спросит, где вы хотите сохранить данные, введенные в этом поле. Выберите параметр Сохранить это значение в этом поле и выберите поле, в которое вы хотите добавить данные из этого поля со списком.
Нажмите Далее , введите имя для поля со списком и нажмите Готово внизу.
Теперь ваша форма должна иметь два поля для одного и того же столбца. Удалите старое поле, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав Удалить 9.0008 .
Сохраните форму, щелкнув значок сохранения в верхнем левом углу.

Упростите ввод данных с помощью форм в Microsoft Access

Формы — это простой способ добавления данных даже в самые большие базы данных. Это связано с тем, что независимо от размера вашей базы данных вы всегда будете видеть только одну запись за раз. Это поможет вам сосредоточиться на этой записи и вносить в нее изменения, не беспокоясь о других данных в таблице.

Microsoft Access — идеальный выбор для многих типов баз данных. Тем не менее, это может не сработать во всех сценариях. К счастью, у вас есть несколько альтернатив Microsoft Access на выбор. Эти программы позволяют создавать базы данных и управлять ими различными способами.

Доступ: Создание форм

Урок 14: Создание форм

/en/access/modifying-tables/content/

Введение

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете спроектировать ее так, чтобы она работала с вашей базой данных и имела для вас смысл.

В этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы . Вы также узнаете, как использовать такие параметры формы, как 9Дизайн 0007 управляет свойствами формы и , чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы хотите.

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу базу данных Access. Чтобы открыть пример, на вашем компьютере должен быть установлен Access.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о создании форм.

Чтобы создать форму:

Access позволяет легко создать форму форма из любой таблицы в вашей базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже находятся в этой таблице, и добавлять новые данные . Создав форму, вы можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном , такие как поля со списком.

В области навигации выберите таблицу, которую вы хотите использовать для создания формы. Таблицу открывать не нужно.
Выберите вкладку Создать , найдите 9Группа 0007 Forms , затем нажмите команду Form .
Ваша форма будет создана и открыта в режиме Макет .
Чтобы сохранить форму, щелкните команду Сохранить на панели быстрого доступа . При появлении запроса введите имя для формы, затем нажмите OK .

О подчиненных формах

Если вы создали форму из таблицы с записями, которые связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, содержит субформа . Подформа — это форма таблицы данных , которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подчиненная форма, включенная в форму Customers , которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов .

Нам, вероятно, не нужно включать эту подчиненную форму, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что подчиненная форма вам не нужна, вы можете легко удалить ее. Для этого просто нажмите на него и нажмите Удалить клавишу на клавиатуре.

Однако подчиненные формы часто весьма полезны. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подчиненная форма содержит полезную информацию, как в примере ниже. В нашей форме Orders подчиненная форма содержит название, количество и цену каждого элемента, содержащегося в заказе, что является полезной информацией.

Добавление дополнительных полей в форму

При использовании команды Форма для существующей таблицы все поля из таблицы включаются в форму. Однако, если вы позже добавите в таблицу дополнительные поля, эти поля будут , а не автоматически отображаются в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить в форму дополнительных полей.

Чтобы добавить поле в форму:

Выберите вкладку Дизайн , затем найдите группу Инструменты в правой части ленты.
Щелкните команду Добавить существующие поля .
Появится панель Список полей . Дважды щелкните нужное поле (поля).
Поле будет добавлено.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру для добавления полей в совершенно пустую форму. Просто создайте форму , щелкнув команду Пустая форма на вкладке Создать , затем выполните описанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

Вы также можете добавить в форму поля из различных таблиц вашей базы данных.

На панели Список полей щелкните Показать все таблицы .
Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить, затем дважды щелкните нужное поле. Новое поле будет добавлено.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения для полей в ваших формах. Это помогает лучше контролировать ввод данных в формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать согласованность базы данных.

Поле со списком

Поле со списком представляет собой раскрывающийся список, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничить информацию, которую пользователи могут вводить, заставив их выбирать только параметры , которые вы указали.

Поле со списком полезно для полей с ограниченным числом возможных допустимых ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы убедиться, что люди вводят только действительный штат США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных, при размещении заказа.

Чтобы создать поле со списком:

Через Form Layout , выберите вкладку Design , затем найдите группу Controls .
Выберите команду Combo Box , которая выглядит как раскрывающийся список.
Выберите нужное место для поля со списком. Появится строка, указывающая место, где будет создано поле со списком. В нашем примере мы поместим его между полем Город и полем Добавить в список рассылки? полей.
Мастер поля со списком 9Появится диалоговое окно 0008. Выберите Я введу нужные значения , затем нажмите Далее .
Введите варианты, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Каждый вариант должен быть в отдельной строке. В нашем примере мы создаем поле со списком для Добавить в список рассылки? в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из нашего готового поля со списком: Нет , Да — Еженедельно и Да — Специальные события и предложения .
Если необходимо, измените размер столбца, чтобы был виден весь ваш текст. Если вы удовлетворены своим списком, нажмите Next .
Выберите Сохраните это значение в этом поле , затем щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите поле , в которое вы хотите записать выборки из вашего поля со списком. Сделав свой выбор, нажмите Next .
Введите метку — или имя — которая появится рядом с полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.
Нажмите Готово . Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали поле со списком, чтобы заменить существующее поле, вы должны удалить первое поле. В нашем примере вы могли заметить, что теперь у нас есть два поля с одинаковыми именами. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому они оба нам не нужны. мы будем удалить без поля со списком.
Переключиться на Форма просмотреть на проверить поле со списком. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты. Поле со списком теперь можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере поля со списком: Я хочу поле со списком для получения значений из другой таблицы или запроса . Это позволит вам создать выпадающий список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают о сбоях в работе Access при работе с формами. Если у вас возникли проблемы с выполнением какой-либо из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться в представление «Дизайн».

Настройка параметров формы с помощью Листа свойств

Лист свойств — это панель, содержащая подробную информацию о вашей форме и каждом из ее компонентов. На странице свойств вы можете вносить изменения в каждую часть вашей формы, как с точки зрения функции, так и внешнего вида.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об использовании страницы свойств.

Лучший способ ознакомиться с листом свойств — открыть его и выбрать различные параметры. Когда вы выбираете параметр, Access отображает краткое описание параметра на нижней левой границе окна программы.

Будьте внимательны при изменении формы и ее полей. С помощью листа свойств можно внести тонкие изменения. Поскольку существует так много вариантов, иногда бывает трудно вспомнить, какой из них вы использовали для изменения каждого аспекта вашей формы.

Изменение настроек формы

На странице свойств слишком много параметров, чтобы подробно их обсуждать. Здесь мы рассмотрим два полезных: , скрывающий полей, и установка полей с датами от до , которые автоматически заполняют текущую дату . Практика этих процедур также должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками окна свойств.

Чтобы скрыть поле:

В Layout или Design , выберите вкладку Design , затем найдите группу Tools . Щелкните команду Лист свойств .
Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите скрыть. В нашем примере мы скроем поле Customer ID , потому что мы не хотим, чтобы кто-либо из наших пользователей пытался его изменить.
В листе свойств щелкните вкладку All , затем найдите Видимый вариант в пятой строке.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка в столбце справа, затем выберите Нет .
Переключитесь на представление формы , чтобы убедиться, что поле скрыто.

Чтобы настроить поле для автоматического заполнения текущей датой:

В представлении Layout или Design выберите вкладку Design , затем найдите группу Tools . Щелкните команду Лист свойств .
Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить текущей датой. Это должно быть полем с типом данных date . В нашем примере мы выберем поле Дата получения в нашей форме Заказы .
В листе свойств щелкните вкладку Данные , затем выберите поле Значение по умолчанию в четвертой строке. Нажмите Expression Builder Кнопка, которая появляется в столбце справа.
Появится диалоговое окно Expression Builder . В списке Expression Elements щелкните слова Common Expressions .
В списке Категории выражений дважды щелкните Текущая дата .
Будет добавлено выражение для Текущая дата . Нажмите ОК .
Переключитесь на представление формы , чтобы убедиться, что выражение работает. Когда вы создаете новая запись с этой формой, поле даты, которое вы изменили, автоматически заполнит текущую дату.