Подстановка данных из excel в word: Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel


Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.




    org/ItemList»>

  1. Откройте Excel.

  2. Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.

  3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

  4. В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.

  5. org/ListItem»>

    Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.

  6. Выберите Преобразование > Тип данных: > Текст.

  7. Нажмите кнопку Заменить текущий.

  8. При необходимости повторите шаги 5–7.

  9. org/ListItem»>

    Выберите Закрыть и загрузить.

  10. Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.


  1. Откройте Excel.


  2. Excel 2016    Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.

  3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

  4. В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

  5. При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. В области Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

  7. В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

    Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат («общий», «текстовый» или «дата») к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

  8. При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

  9. Нажмите кнопку Finish (Готово).

  10. В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

    Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

  11. Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовка источника данных


В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

  1. Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.

  2. На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, «Текст»).

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:


См. также



  • Создание и отправка массовой рассылки, наклеек и конвертов с помощью слияния

  • org/ListItem»>


    Слияние почты — бесплатное 10-минутное обучающее видео

Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.


Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.

  1. Откройте Excel.

  2. На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.

  3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

  4. В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

  5. При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. В разделе Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

    Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.

  7. В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

    Примечания: 

    • org/ListItem»>

      Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

    • Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел «Форматирование числовых данных в Excel» ниже.

  8. При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

  9. org/ListItem»>

    Нажмите кнопку Finish (Готово).

  10. В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

    Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

  11. Добавив данные, сохраните источник с новым именем файла.


Форматирование числовых данных в Excel

Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)».

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

  1. Откройте источник данных Excel.

  2. Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

  3. org/ListItem»>

    На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.

  4. При необходимости повторите шаги 2 и 3.

  5. После завершения нажмите кнопку Сохранить.


Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.

Примечание: Если вы решили не использовать DDE, выполните инструкции в статье Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

  1. Откройте Word и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние > Пошаговый мастер слияния.

  5. В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.

  6. В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.

  7. В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.

  8. В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.

  9. В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.

  10. Выполните слияние для создания писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов.

Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel


Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

  1. Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.

  2. Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.

  3. В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.

  4. В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.

    Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.


     

  5. В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Формат данных столбца выберите значение Текст.




     

  6. При необходимости повторите действие 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

    Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

  7. Нажмите кнопку Готово.

  8. В диалоговом окне Импорт данных укажите, куда Excel следует поместить данные, и нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel


Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.

  1. Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.

  2. На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.

Теперь вы можете использовать эти данные для слияния.




Обмен данными между Excel и Word




Перейти к содержанию





Search for:

Главная » Уроки MS Excel







Автор Антон Андронов На чтение 2 мин Опубликовано



  • Вставить
  • Связать

Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.

Вставить

Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:

  1. Выделите данные в Excel.

  2. Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
  3. Откройте документ Word.
  4. На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) > Специальная вставка (Paste Special).

  5. Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
  6. Нажмите ОК.

Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.

  1. Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

    Результат:

Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).

Связать

Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.

  1. Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
  2. Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
  3. Нажмите ОК.

  4. Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

    Результат:

  5. Измените данные в Excel.

    Результат:

Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: http://www.excel-easy.com/basics/share.html
Перевела: Ольга Гелих
Правила перепечатки
Еще больше уроков по Microsoft EXcel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:






Adblock
detector

Функция ПОДСТАВИТЬ — служба поддержки Майкрософт

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Дополнительно… Меньше

В этой статье описаны синтаксис формулы и использование функции ПОДСТАВИТЬ в Microsoft Excel.

Описание

Заменяет новый_текст на старый_текст в текстовой строке. Используйте ПОДСТАВИТЬ, если вы хотите заменить определенный текст в текстовой строке; используйте REPLACE, если вы хотите заменить любой текст, который встречается в определенном месте в текстовой строке.

Синтаксис

ПОДСТАВИТЬ(текст, старый_текст, новый_текст, [номер_экземпляра])

Синтаксис функции ПОДСТАВИТЬ имеет следующие аргументы:

  • org/ListItem»>

    Текст     Обязательный. Текст или ссылка на ячейку, содержащую текст, для которого вы хотите заменить символы.

  • Старый_текст     Обязательный. Текст, который вы хотите заменить.

  • New_text     Обязательный. Текст, которым вы хотите заменить old_text.

  • Номер_экземпляра     Необязательно. Указывает, какое вхождение old_text вы хотите заменить новым_текстом. Если вы укажете instance_num, будет заменен только этот экземпляр old_text. В противном случае каждое вхождение old_text в тексте заменяется на new_text.

Пример

Скопируйте данные примера из следующей таблицы и вставьте их в ячейку A1 нового рабочего листа Excel. Чтобы формулы отображали результаты, выберите их, нажмите F2, а затем нажмите клавишу ВВОД. При необходимости вы можете настроить ширину столбцов, чтобы увидеть все данные.

Данные

Данные о продажах

<

1 квартал 2008 г.

<

1 квартал 2011 г.

<

Формула

Описание (Результат)

Результат

=ЗАМЕНИТЬ(A2, «Продажи», «Стоимость»)

Заменяет себестоимость продаж (данные о затратах)

Данные о затратах

=ЗАМЕНИТЬ(A3, «1», «2», 1)

Заменяет первый экземпляр «1» на «2» (2-й квартал 2008 г. )

2 квартал 2008 г.

=ЗАМЕНИТЬ(A4, «1», «2», 3)

Заменяет третий экземпляр «1» на «2» (1 квартал 2012 г.)

1 квартал 2012 г.

См. также

ЗАМЕНИТЬ, ЗАМЕНИТЬB функции

Функция ТРИМ

Подготовьте источник данных Excel для слияния почты Word

Вы создали список контактов и других данных, которые хотите использовать для слияния почты Word. Если вашим источником данных является существующая электронная таблица Excel, вам просто нужно подготовить данные для слияния. Но если ваш источник данных представляет собой файл с разделителями табуляции (. txt) или файл со значениями, разделенными запятыми (.csv), вам сначала нужно импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является файл .txt или .csv, используйте мастер импорта текста для настройки данных в Excel.

После успешного импорта файла .txt или .csv перейдите к шагу 2.

  1. Откройте Excel.

  2. org/ListItem»>

    Перейти к Данные > Из текста/CSV .

  3. Выберите нужный файл .txt или .csv, а затем выберите Импорт .

  4. В окне предварительного просмотра выберите Transform Data .

  5. Выберите почтовый индекс, почтовый индекс или другой столбец для форматирования.

  6. org/ListItem»>

    Перейти к Преобразование > Тип данных: и выберите Текст .

  7. Выбрать Заменить текущий .

  8. При необходимости повторите шаги 5–7.

  9. Выбрать Закрыть и загрузить .

  10. Выберите Файл > Сохранить как и сохраните как под другим именем.

  1. Откройте Эксель.

  2. Excel 2016     Перейти к Данные > Получить внешние данные > Из текста .

  3. Выберите нужный файл .txt или .csv, а затем выберите Import .

  4. org/ListItem»>

    В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите Разделители .

  5. Выберите Мои данные имеют заголовки над панелью Предварительный просмотр , если файл имеет заголовки, а затем выберите Далее .

  6. В области Разделители установите флажок, соответствующий разделителю (например, табуляции или запятой), используемому в данных, а затем выберите Далее .

  7. org/ListItem»>

    В разделе Предварительный просмотр данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы, а в разделе Формат данных столбца выберите Текст .

    Примечание.  Каждый раз, когда вы применяете формат данных (Общий, Текст или Дата) к столбцу, название формата отображается в заголовке таблицы для этого столбца.

  8. При необходимости повторите шаг 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

  9. Выбрать Готово .

  10. В В диалоговом окне «Импорт данных » примите значение по умолчанию Существующий рабочий лист и адрес ячейки, а затем выберите OK .

    Внимание!  Адрес ячейки в диалоговом окне Импорт данных показывает текущую выбранную ячейку. Данные импортируются, начиная с указанного адреса ячейки.

  11. Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовьте источник данных

В источнике данных Excel, который вы будете использовать для списка рассылки в слиянии почты Word, убедитесь, что вы правильно форматируете столбцы числовых данных. Отформатируйте столбец с числами, например, чтобы он соответствовал определенной категории, такой как валюта.

Если вы выберете процент в качестве категории, имейте в виду, что процентный формат будет умножать значение ячейки на 100. Отформатируйте столбец процентов как текст, если вы хотите избежать этого коэффициента умножения.

Почтовые индексы или почтовые индексы должны быть отформатированы как текст, чтобы сохранить данные во время слияния почты. Если это не было сделано при импорте, отформатируйте его сейчас. Ведущие нули — например, 00399 — в кодах удаляются во время слияния, если они не отформатированы как текст.

  1. Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, почтовые индексы или другие данные для форматирования.

  2. Перейдите в Home и в группе Number выберите стрелку вниз в поле Number Format , а затем выберите параметр в списке (например, Text).

Убедитесь, что вы добавили соответствующий символ до или после поля слияния. Например, вот как выглядят значения валюты и процентов, если вы опускаете символы.

Если вы включите символы, числа будут иметь больше смысла.

В документе слияния вы добавляете символы до или после полей слияния, например:

См.

также

  • Используйте слияние для создания и отправки массовых рассылок, наклеек и конвертов.

  • Слияние почты — бесплатное 10-минутное обучающее видео

Важным шагом в процессе слияния почты Word является настройка и подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл со значениями, разделенными табуляцией (.txt) или запятыми (.csv). После настройки и подготовки источника данных вы можете выполнить слияние с помощью динамического обмена данными (DDE) с мастером пошагового слияния или методом слияния вручную.

Если вы не используете существующий источник данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в файле .txt или .csv. Мастер импорта текста проведет вас через шаги, чтобы получить данные из файла .txt или .csv в Excel.

  1. Откройте Excel.

  2. На вкладке Данные выберите Из текста/CSV .

  3. Выберите нужный файл .txt или .csv, а затем выберите Import .

  4. org/ListItem»>

    В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите Разделители .

  5. Установите флажок Мои данные содержат заголовки над панелью Предварительный просмотр , если импортируемый файл имеет заголовки, а затем выберите Далее .

  6. В области Разделители установите флажок, соответствующий разделителю (например, табуляции или запятой), используемому в ваших данных, а затем выберите Далее .

    Совет:  На панели предварительного просмотра данных показано, как результаты будут выглядеть в формате таблицы.

  7. В разделе Предварительный просмотр данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы, а в разделе Формат данных столбца выберите Текст .

    Примечания:

    • Доступны следующие форматы: Общий , Текст и Дата . Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, имя формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

    • Столбец, содержащий числовые данные, такие как, например, процентное значение или значение валюты, можно отформатировать только после импорта файла. Дополнительные сведения см. в подразделе «Форматирование числовых данных в Excel».

  8. При необходимости повторите шаг 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

  9. Выбрать Готово .

  10. В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию Существующий рабочий лист и адрес ячейки, а затем выберите OK .

    Внимание!  Адрес ячейки в диалоговом окне Импорт данных показывает текущую выбранную ячейку. Данные импортируются, начиная с указанного адреса ячейки.

  11. Когда закончите, сохраните источник данных с новым именем файла.

Формат числовых данных в Excel

Отформатируйте любые числовые данные, такие как проценты или значения валюты, в любом новом или существующем источнике данных в Excel, который вы собираетесь использовать в слиянии почты Word. Чтобы сохранить числовые данные, отформатированные в процентах или валюте во время слияния, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Использование динамического обмена данными (DDE) для слияния».

В источнике данных Excel, который вы будете использовать для списка рассылки в слиянии почты Word, убедитесь, что вы правильно форматируете столбцы числовых данных. Отформатируйте столбец с числами, например, чтобы он соответствовал определенной категории, такой как валюта.

  1. Откройте источник данных Excel.

  2. Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

  3. На вкладке Home в группе Number выберите стрелку вниз в поле Number Format (General), а затем выберите параметр в списке.

  4. org/ListItem»>

    При необходимости повторите шаги 2 и 3.

  5. Когда закончите, выберите Сохранить .

Если у вас есть источник данных Excel, который содержит форматированные числа, такие как проценты и денежные значения, некоторые числовые данные могут не сохранить свое форматирование во время слияния. Вы получите нужные результаты слияния и сможете сохранить формат числовых данных в Excel с помощью DDE.

Примечание. Если вы решите не использовать DDE, следуйте инструкциям в разделе Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

  1. org/ListItem»>

    Откройте Word, выберите Файл > Параметры > Дополнительно .

  2. В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии .

  3. Выберите ОК .

  4. На вкладке Рассылки выберите Запустить слияние > Пошаговый мастер слияния .

  5. org/ListItem»>

    На панели Mail Merge в разделе Выберите получателей , выберите Использовать существующий список .

  6. В разделе Используйте существующий список , выберите Обзор , а затем откройте отформатированную электронную таблицу.

  7. В Подтвердить источник данных , установите флажок Показать все и выберите Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls) > OK .

  8. org/ListItem»>

    В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Вся электронная таблица > OK .

  9. Когда откроется диалоговое окно Mail Merge Recipients , выберите OK .

  10. Продолжите работу с письмом, сообщением электронной почты, этикеткой или конвертом.

Совет:  Вы можете запретить Word получать запросы при каждом открытии файла данных. После подключения к списку рассылки перейдите к File > Options > Advanced . В разделе General снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии .

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, важно отформатировать все почтовые индексы или почтовые индексы в виде текста, чтобы избежать потери данных. Если вы импортируете в новую электронную таблицу какие-либо контакты из текстового файла (.txt) или файла со значениями, разделенными запятыми (.csv), мастер импорта текста может помочь вам импортировать и форматировать ваши данные.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этом разделе. Если источником данных является файл .txt или .csv, содержащий, например, ваши контакты Gmail, используйте мастер импорта текста для настройки данных в Excel.

    org/ItemList»>

  1. Open Excel, а на Data 9Вкладка 0006, выберите From Text .

  2. Выберите нужный файл .csv или .txt, а затем выберите Получить данные .

  3. В мастере импорта текста выберите Далее .

  4. В  Разделители установите флажок, соответствующий разделителю, разделяющему каждый элемент ваших данных (например, табуляцию или запятую). Затем выберите Далее .

    Совет:  На панели Предварительный просмотр выбранных данных показано, как результаты будут выглядеть в формате таблицы.

  5. В окне Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы или индексы. Затем в C olumn data format выберите Text.

  6. При необходимости повторите шаг 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

    Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

  7. Нажмите Готово .

  8. В диалоговом окне Import Data выберите, куда Excel поместить ваши данные, а затем щелкните ОК .

    Примечание. Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Форматирование числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы гарантировать, что ваш почтовый индекс пройдет через слияние почты без потери нулей, отформатируйте столбец, содержащий эти коды, как текст.