Что такое access и для чего он нужен: 10 причин использования Access с Excel

10 причин использования Access с Excel

Excel для Microsoft 365 Access для Microsoft 365 Excel 2021 Access 2021 Excel 2019 Access 2019 Excel 2016 Access 2016 Excel 2013 Access 2013 Excel 2010 Access 2010 Excel 2007 Access 2007 Еще…Меньше

Если вы используете Office продуктов, следует ли использовать Excel или Использовать Access для управления табличные данные? В сопутствующих статьях Использование Access или Excel дляуправления данными , в этой статье рассмотрены преимущества каждого продукта и их результаты в таблице. Но зачем выбирать один или несколько вариантов? Если данные хранятся в Access и подключаются к ним из Excel, вы получаете преимущества обоих этих приложений. Ниже 10 причин, по которым Excel и Access вместе имеет смысл.

Хотя Excel не является базой данных, она широко используется для хранения данных и часто используется для решения простых задач с базой данных. Однако Excel — это плоская, а не реляционная база данных. Если простые таблицы необходимо превратить в несколько таблиц со связанными данными, access — первый вариант, с которой информационные работники могут быстро создать приложение базы данных. Access всегда был отличной «панелью для получения данных» для сбора и консолидации разных данных на всем предприятии, большая часть которого находится в Excel книгах. После добавления данных в Access вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, обмениваться и обновлять данные среди множества пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В Excel в отличие от простого макета электронных таблиц, в Access есть несколько взаимосвязанных объектов, которые сначала могут показаться сложными. Но для использования Access не нужно быть экспертом. Access предназначен для всех типов пользователей, и вы можете использовать его только в том, что вам нужно.

Повернув назад, можно поохотьть слой.

1. Используйте Access тремя способами: в качестве случайного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. Таблицы, запросы, формы и отчеты строится друг на друга и составляют сердце приложения базы данных.

3. Иногда у пользователей есть мастера, конструкторы свойств, Office Fluent пользовательский интерфейс и Excel похожие на них функции, чтобы быстро при этом работать.

4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.

5. Разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений баз данных и развертывания приложений времени запуска.

Для начала можно скопировать данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в таблице, которая очень похожа на Excel таблицу. Вы можете выполнять распространенные задачи создания таблиц, такие как определение типа данных, имени поля или нового поля, прямо в представлении таблицы. Так, если ввести дату в пустое поле, Access задаст для него тип данных «Дата/время». Если ввести текст, например имя, Access приместит к полю текстовый тип данных. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните и перетащите его.

При копировании данных Excel и их копировании в Access вам даже не нужно создавать таблицу или открывать ее в таблике. Access автоматически спросит, есть ли в данных заглавные таблицы, правильно ли используется тип данных, и создаст таблицу Access. Это не могло быть проще.

Дополнительные сведения см. в теме Открытие пустой таблицы.

Один из простейших способов получить преимущества обоих Excel и Access — связать Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, если вы планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используете некоторые из многих функций Access, таких как отчеты и запросы. Данные связываются из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два основных способа создания таблиц баз данных. Пользователи могут создавать новые таблицы для хранения данных в базе данных Access или создавать связи с существующими данными за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и ведут себя по-разному, как и в других таблицах. Мастер диспетчера связанных таблиц помогает отслеживать, находить и обновлять данные Excel или другого источника данных при переходе и разрыве связи.

Когда вы создаете связь Excel или именуемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel данных. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внося изменения в Excel, а также обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако изменить содержимое таблицы в Access невозможно. С помощью данных, связанных Excel, вы можете создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения, в Access.

Дополнительные сведения см. в этойExcel.

Если вы решите вырезать кабель данных, вы можете переместить данные в Excel импортировать их в Access. Обратите внимание, что импорт слов имеет два разных значения между Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете сделать постоянное подключение к данным, которые можно обновлять. При импорте в Access данные импортируется один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя их в Excel. В Access за одну операцию можно импортировать все или все Excel книги.

Мастер импорта поможет вам принять важные решения о том, нужно ли изменять типы данных и добавлять заглавные данные. Если при импорте данных возникнут ошибки, Access предупредит вас и сохранит их в таблице, чтобы можно было быстро найти и исправить их. Например, букво-цифровой почтовый индекс может быть зарыт в столбце, который вы считали числовым, или для поля первичного ключа был обнаружен дубликат. Вы можете либо внести изменения в Excel, либо повторно импортировать данные, либо внести изменения в новую таблицу Access. После завершения операции можно сохранить использованные действия и даже создать Outlook, чтобы напоминать вам о регулярных операциях импорта.

После импорта данных они снова будут доступны в Access, и вы сможете добавлять, изменять и удалять их с помощью таблиц и форм. После импорта данных вы можете решить, следует ли удалять их из Excel. Обычно лучше иметь только одно расположение для обновления данных.

Примечание: При импорте данных из Excel Access не импортируется формула, а только результаты этих формул.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Импорт или связывание данных в книге Excel

• 
  Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации

• org/ListItem»>

  
  Запланировать операцию импорта или экспорта

• 
  Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта

• 
  Задачи управления данными

Вы также можете повторно подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, который часто хранится в файле подключения к данным Office (ODC), к базе данных Access и извлекаете все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным вы также можете автоматически обновлять (обновлять) свои Excel из исходной базы данных Access при обновлении базы данных с новой информацией.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Перемещение данных из Excel в Access

После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться потрясающим массивом средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер отчетов. Хотите создать и изменить макет отчета в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их в нем, добавить и удалить поля, а затем сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите работать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки данных в прямом эфире? Используйте представление Отчет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, номера страниц, изображения, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, сгруппировать и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подотловки.

После создания отчета используйте Access для его распространения в электронном виде. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в разных форматах, таких как моментальный снимок Или PDF-файл Access, чтобы добавить его на веб-страницу или SharePoint сайт.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Руководство по созданию отчетов

• 
  Создание простого отчета

• org/ListItem»>

  
  Изменение отчета

• 
  Создание отчета с группировкой или сводного отчета

После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться множеством средств создания и настройки форм. Хотите создать форму всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер форм. Хотите создать и изменить макет формы в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их объем, добавить и удалить поля, а также сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, списки, поля со списком, группы вариантов, рисунки, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговое окно и подчиненные формы.

В Access можно легко создать разделенную форму, которая отображает синхронизированные таблицу и представление формы, чтобы получить все необходимое. После создания отформы можно легко прокручивать, фильтровать и даже искать данные за ней с помощью стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Создание формы с помощью инструмента «Форма»

• 
  Создание разделенной формы

• org/ListItem»>

  
  Создание списка вариантов с использованием списка или поля со списком

• 
  Обеспечение возможности поиска записи путем выбора значения из списка

• 
  Поиск записей

Какой бы продукт вы ни использовали, вы фильтруете данные, чтобы работать с подмножество данных, и сортировать данные так, как вам нужно. В Access Excel пользователи могут фильтровать и сортировать данные в представлении таблицы, не изучив новый пользовательский интерфейс. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи при работе с текстом, числами, датами или пустыми полями. Вы даже можете сохранить фильтры и сортировку вместе с представлением таблицы.

Вы можете создать запрос в Access и даже не знаете, что SQL означает. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, находить повторяющиеся записи, находить записи без записей и создавать перекрестные запросы. Вам даже не нужно создавать запрос; просто фильтруя и сортировать данные так, как нужно, и они сохраняются в таблицу.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Сортировка записей по текстовым, числовой или дате

• 
  Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access

• org/ListItem»>

  
  Общие сведения о запросах

Теперь, когда ваша семья стала больше, список поздравительных карток стал крупнее, и вам нужно следить за большим количеством дней рождения и годовщин. Не беда. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных слияния и создать операцию слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, создайте и распечатайте наклейки из отчета Access с помощью мастера наклеев. Вы даже можете автоматически добавить штрих-код, соответствующий каждому адресу клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Использование таблицы или запроса в качестве источника данных слияния

• org/ListItem»>

  
  Создание почтовых наклеек в приложении Access

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в SharePoint списках. Excel обеспечивает подключение только для чтения (в одну сторону) к связанным SharePoint спискам; в то время как Access позволяет читать и записывать (двунавязные) данные в связанных SharePoint списках. Списки access и SharePoint хорошо работают друг с другом. Такие типы данных Access и SharePoint, как RICH TEXT, только при добавлении (для поддержки отслеживания истории редакций в поле memo), вложения, автономная нумерация, подытожки и поля с несколькими значениями, можно без проблем интегрирования, а также некоторые (если есть) несоответствия данных.

После связываия данных списка SharePoint с базой данных Access вы даже можете отключить данные списка SharePoint в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint, чтобы отправить изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, обрабатываются мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основаны на одинаковых данных, но связаны с SharePoint списками.

Excel ниже точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Публикация Excel в Службы Excel и отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-части.

4. Импорт (соединение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз данных SQL Server Access и неровных файлов.

Ниже точки интеграции с сервером SharePoint Access.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint, создавая постоянное двухстолевное подключение. (Обновленные данные списка видны в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

• 
  Импорт данных из списка SharePoint или создание связи с ними

• 
  Экспорт таблицы Excel в список SharePoint

Вы можете создавать сложные классические приложения баз данных, не вводя ни одной строки кода VBA. Каждый объект Access имеет множество свойств и событий, которые можно легко найти на окне свойств, чтобы настроить решение. В каждом объекте есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц помогают быстро создавать и настраивать новые таблицы. Вы можете создать базу данных с нуля с помощью встроенных средств разработки баз данных.

Макрос Access использует декларативную среду, которая не требует написания кода VBA, поэтому вам не нужно быть разработчиком. Каждая макросеть выполняет задачу, например открытие формы, выполнение запроса, поиск записей или отображение сообщения. Макрос можно встраить в любое событие отчета, формы или управления. Большинство макроса имеют аргументы, и вы можете добавить к ним условную логику, чтобы они могли делать то, что вам нужно. Вы даже можете определять переменные и снова проверять ошибки, не вводя код VBA.

Разработать прототип и запустить его ИТ-отделом. Создайте решение для своей команды, если оно требуется как можно скорее, и сделайте это в компании без персонала. Отслеживайте билеты, проданные для компании, отслеживайте сроки хранения производственных материалов или печатайте приемные теги для частей. Отслеживание задач, вопросов и результатов в проектах группы. Создайте базу данных каналов продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.

Дополнительные сведения

• 
  Настройка области навигации

• 
  Основные сведения о создании баз данных

К началу страницы

Microsoft Access для чайников – что это за программа и как ей пользоваться

Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

Зачем используется

Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

• таблица. Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
• запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
• форма. Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
• отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
• макрос. Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
• модуль. Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
• страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «Backstage» (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
• «Лента». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
• «Область навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
• «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
• «Контекстное меню». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
• «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Работа с базами данных в Access

Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.

Создание базы

Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

Чистая база

Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

• запускаем редактор, после запуска появится «Backstage», где требуется указать пользовательский шаблон;
• выбираем один из требуемых объектов, например, «Пустая база данных рабочего стола»;
• появится окно, где задаем имя документа и щелкаем «Создать».

Создание из шаблона

Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

• переходим в «Файл» и «Создать»;
• Указываем походящий шаблон из предложенных категорий;
• кликаем по нужному, в новом окне задаем имя документа и путь, куда он будет сохранен, щелкаем по кнопке «Создать»;
• после этого появится готовая БД, где требуется только вписать нужную информацию.

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

• щелкаем «Файл» и «Создать»;
• откроется рабочая область, где будет открыта пустая таблица. Для того, чтобы наполнить ее, переименуем строки и столбцы;
• далее, переходим в режим «Конструктор» и вводим имя «Продукция»;
• создаем первую таблицу и вводим следующие параметры, как показано на скриншоте;

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

• затем кликаем по ячейке «Цена» и перемещаемся в нижнюю часть рабочей области к свойствам. Находим параметр «Число десятичных знаков» и устанавливаем «2»;
• чтобы в дальнейшем объект был связан необходимо задать параметр «Ключевое поле». Выделяем поле, например, «Модель» и щелкаем «ПКМ» и в контекстном меню выбираем «Ключевое поле»;
• после этого закрываем конструктор и сохраняем получившийся результат.

Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:

• «Файл», «Создать» и «Пустая БД»;
• переходим в режим «Конструктор» и создаем новый объект со следующими значениями. Ключевые поля задавать не требуется;
• сохраняем получившийся результат и производим наполнение каждой таблицы;
• закончив создание и наполнение, сохраняем получившийся результат.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

• в ленте переходим во вкладку «Работа с БД»;
• выбираем модуль «Отношения» и щелкаем по значку «Схема»;
• далее откроется новое окно «Добавление» и выделяем проекты «Продукция» и «Поставка».
• Далее, таблицы в виде блоков будут отображены на рабочей области; 

Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

• закрываем окно добавления таблиц;Окн
• затем переходим к блоку «Продукция» и выделяем ключевую запись, в нашем случае «Модель» и перетягиваем в блок «Поставка»;
• после этого откроется окно «Изменение связей»;
• в блоке установки зависимого объекта выбираем нужный (в нашем проекте это «Модель») и кликаем «Создать». После этого между таблицами будут установлены ключи связи.

Создаем запросы

Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.

Классическая выборка

Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

Процесс выглядит следующим образом:

• переходим ко вкладке «Создание» и к блоку «Запросы»;
• далее находим инструмент «Конструктор»;
• после этого откроется новое диалоговое окно, где требуется добавить нужный проект, в нашем случае «Продукция» и закрываем окно;
• внизу появится поле «Бланк запроса», которое необходимо заполнить;
• после того, как условия выборки прописаны, переходим к блоку «Результаты» и щелкаем по значку восклицательного знака «Выполнить».

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

• формируем новый запрос согласно вышеуказанной инструкции: «Создать», «Конструктор запроса» выбираем нужную таблицу;
• закрываем диалоговое окно и заполняем бланк запроса;
• далее выполняем преобразование запроса из выборки в создание сущности. В ленте выбираем инструмент «Создание таблицы»;
• в диалоговом окне вводим имя нового объекта, и щелкаем «Ок»;
• кликаем «Выполнить», появится предупреждение о невозможности отменить изменения, выбираем «Да»;
• после этого в левой части экрана в блоке «Все таблицы» появится новый созданный объект.

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

• добавляем классический запрос на выборку на основе данных из БД, возьмем для примера «Поставка»;
• далее в верхней части выбираем «Удаление» для преобразования запроса;
• в бланке прописываем необходимые условия;
• щелкаем «Выполнить», появится предупреждение о удалении.

Запрос на добавление:

• добавляем запрос выборку через конструктор;
• затем в верхней части ленты выбираем «Добавление»;
• после этого появится диалоговое окно где требуется ввести новое имя;
• кликаем «Ок» и в бланке прописываем требуемые условия;
• кликаем выполнить, появится предупреждение о добавлении в существующую таблицу новых данных.

На редактирование:

• добавляем классический запрос;
• преобразуем запрос в «Обновления» выбрав соответствующий инструмент в ленте;
• далее в бланке запроса указываем условия и нажимаем «Выполнить»;

Создание и оформление форм

Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.

Для чего нужны формы:

• предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
• управление запуском. В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
• показ диалоговых окон. С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.

Используем «Мастер форм» для создания объекта:

• Открываем вкладку «Конструктор форм»;
• в строке «Таблицы и запросы» и «Доступные поля» выбираем нужные элементы, щелкаем далее;
• затем выбираем тип формы: «в один столбец», «ленточный» и т.д., нажимаем «Готово».

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.

Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:

• добавляем стандартную форму через «Мастера»;
• в левом столбце навигации находим созданную форму и кликаем по ней «ПКМ»;
• в контекстном меню выбираем «Режим конструктор»;
• откроется новое окно в режиме конструктора. Чтобы улучшить навигацию, добавим кнопки;
• на панели инструментов выбираем «Кнопка» и размещаем ее в нужную ячейку;
• далее в окне выбора операции для элемента выбираем, например, «Следующая запись».

Создаем форму с нуля при помощи «Конструктор форм». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.

Процесс:

• переходим ко вкладке «Конструктор форм» и открываем ее;
• на экране появится пустое поле, куда требуется поместить необходимые объекты;
• выбираем инструмент «поле» и выделяем ячейки, в которых требуется разместить данные;
• далее настроим оформление, переходим во вкладку «Свойства» на панели инструментов, предварительно выделив нужное поле;
• в параметрах «Цвет фона», «Оформление», «Шрифт», «Цвет текста» можно настроить предпочтительный дизайн;
• также можно добавить файл мультимедиа, на панели инструментов отыскиваем «Рисунок» и выделяем нужные ячейки под его размещение;
• далее откроется окно «Выбор рисунка» и помещаем его в форму.

Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.

Формируем отчеты

Для работы с отчетами будем использовать «Мастер отчетов»:

• Открываем вкладку «Создание» и выбираем «мастер отчетов»;
• затем выбираем требуемую таблицу и необходимые для отчета поля;
• далее добавляем уровни группировки и сортировки;
• затем требуется выбрать макет отчета и его ориентацию, например, макет «Ступенчатый» и ориентация «Книжная»;
• Затем требуется выбрать вариант действия «Просмотреть отчет» или «Изменить». 

Отчет с помощью Конструктора:

• переходим к панели инструментов, выбираем «Конструктор отчетов»;
• в верхнем колонтитуле прописываем заголовок;
• в правой части экрана в окне «Список полей» добавляем нужные поля;
• затем переходим ко вкладке «Режим» и выбираем «Предпросмотр». Здесь пользователь может задать необходимое оформление для отчета.

Что такое Microsoft Access? Вводное руководство

Данные являются источником жизненной силы современного общества, поэтому, естественно, большое внимание уделяется различным инструментам баз данных. В конце концов, если у вас есть правильные инструменты, у вас есть самые эффективные средства работы с текущим огромным избытком данных и, возможно, сделать вещи более управляемыми.

С этой целью мы рассмотрим Microsoft Access. В этой статье рассматриваются важные моменты, связанные с Microsoft Access, например, что такое Microsoft Access, чем Microsoft Access отличается от Excel, преимущества и недостатки Microsoft Access и как используется Microsoft Access.

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — это известная система управления базами данных, разработанная Microsoft и являющаяся частью офисного пакета Microsoft 365. Microsoft Access сочетает в себе реляционный движок Microsoft Jet Database Engine со средствами разработки программного обеспечения и графическим пользовательским интерфейсом (GUI). Впервые он был выпущен в ноябре 1992 года, так что существует уже некоторое время. В быстро меняющемся, быстро меняющемся мире ИТ мы можем лучше всего описать 30-летнюю программу как «почтенную».

Microsoft Access также отличается тем, что является первой программой для массового рынка баз данных для Windows.

Microsoft Access позволяет бизнес-пользователям и корпоративным пользователям эффективно управлять данными и анализировать огромные объемы информации. Программа сочетает в себе функциональность базы данных и возможности программирования для создания удобных для навигации форм.

Microsoft Access похож на Microsoft Excel в том, что вы можете хранить, редактировать и просматривать данные. Однако, как мы сейчас увидим, Access может предложить гораздо больше.

Чем Microsoft Access отличается от Excel

Прежде чем мы перейдем к различиям между Microsoft Access и Microsoft Excel, давайте рассмотрим, что такое последний. Microsoft Excel — это утилита для работы с электронными таблицами, используемая в основном для отдельных проектов и выполняющая краткие, относительно простые расчеты.

Пользователи Excel

обычно работают с ограниченным числом ячеек данных одновременно, от нескольких десятков до нескольких сотен. В результате Excel хорошо подходит для построения графиков и диаграмм таких точек данных и расчетов. Но в то время как пользователи Excel вводят информацию непосредственно в свои электронные таблицы, базы данных Access полагаются на предварительно созданные запросы и формы.

В этой удобной справочной таблице показаны основные различия между Access и Excel.

Таким образом, если вы хотите выполнять основные функции базы данных малого масштаба, электронных таблиц Excel будет достаточно для этой задачи. Однако, если вам нужна более сложная и масштабная утилита, которая может обрабатывать огромные объемы информации и одновременно работать с несколькими пользователями, выбирайте Access.

Как используется Microsoft Access

Вот некоторые из наиболее часто используемых функций Microsoft Access:

• Импорт данных из Excel или других баз данных
• Создание форм для ввода или просмотра данных
• Разработка и выполнение запросов на получение данных
• Разработка отчетов для печати или преобразования в PDF
• Разрешение пользователям взаимодействовать с Access через SQL

Компоненты Microsoft Access

Microsoft Access состоит из следующих компонентов:

• Таблицы. Access хранит данные в таблицах, используя формат строк и столбцов. Пользователи могут создать одну базу данных, включающую все данные одного проекта. Эта база данных известна как «плоская» база данных. Подробнее о базах данных позже.
• Реляционные базы данных. Хотя пользователи могут размещать данные проекта только в одной базе данных, обычно проще создать множество таблиц, посвященных различным аспектам проекта. К счастью, каждая таблица может быть связана и взаимосвязана, что называется реляционной базой данных.
• Формы. Формы позволяют пользователям вводить данные в базу данных, не полагаясь на электронные таблицы.
• Макросы. Макросы – это небольшие программные конструкции, состоящие из команд и процессов, которые значительно экономят время.
• Модули. Модули — это процедуры, также называемые функциями, которые пользователи могут писать с помощью приложений Visual Basic.
• Запросы: запросы находят информацию в базах данных, полезный инструмент, учитывая размер многих баз данных Access.

Отчеты

• . Отчеты упрощают процессы сортировки, маркировки, суммирования и группировки данных, чтобы их можно было легко отправить или распечатать.

Использование Microsoft Access

За последние три десятилетия Microsoft Access неоднократно демонстрировал свою универсальность. Microsoft Access может:

• Хранить данные в виде таблицы, которую впоследствии можно отредактировать или настроить в соответствии с потребностями пользователя
• Управление счетами и счетами
• Сравните данные или найдите общие отношения между существующими данными
• Создание веб-сайтов баз данных
• Разработка приложений, подходящих для малого бизнеса, отделов внутри корпорации или личного использования

База данных Microsoft Access

Microsoft Access состоит из двух различных типов баз данных:

• Во-первых, базы данных с плоскими файлами хранят данные в обычных текстовых файлах и не могут включать несколько таблиц.
• Во-вторых, реляционные базы данных хранят данные в формах, которые связаны друг с другом. Например, реляционные базы данных поддерживают несколько таблиц, в которых текст размещается в столбцах и строках.

Кроме того, база данных Microsoft Access использует следующие типы данных:

• Приложение: Хранит файлы, такие как цифровые изображения
• Автоматический номер: назначается Access или пользователем при создании новой записи
• Расчет: Создает выражение, использующее данные из одного или нескольких полей

.

• Валюта: хранит денежные значения и числовые данные, содержащие от одного до четырех знаков после запятой.
• Дата/время: сохраняет информацию о дате и времени для диапазона лет от 100 до 9999
• Гиперссылка: хранит комбинацию цифр и текста, используемую в качестве адреса гиперссылки

.

• Длинный текст: обычно используется для длинных буквенно-цифровых или текстовых данных, до 63 999 символов.
• Числа: числовые данные, используемые для хранения математических вычислений
• Объекты OLE: эти данные включают в себя аудио, видео и другие большие двоичные объекты

.

• Краткий текст: сохраняет текст и числа, не используемые в вычислениях

.

• Да/Нет: сохраняются только логические значения Да и Нет

Преимущества Microsoft Access

Microsoft Access предлагает множество преимуществ, в том числе:

• Предоставляет пользователям полнофункциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты
• Легко импортировать данные из нескольких источников
• Его легко настроить в соответствии с любыми личными или корпоративными потребностями
• Онлайн-версия Microsoft Access прекрасно работает со многими языками разработки, которые работают в операционной системе Windows
• Это надежная и гибкая утилита, которая может выполнять любые сложные задачи с офисными или промышленными базами данных
• MS-Access позволяет пользователям ссылаться на данные в их текущем местоположении и использовать информацию для просмотра, запроса, обновления и составления отчетов
• Прост в установке и понятен
• Позволяет пользователям создавать таблицы, формы, запросы и отчеты и подключаться с помощью макросов

.

• Макросы в Access — это простые программные конструкции, которые помогают пользователям добавлять функциональные возможности в свою базу данных
• Графический пользовательский интерфейс (GUI) помогает упростить его использование
• Microsoft Access в Интернете может выполнять гетерогенные соединения между множеством наборов данных, которые хранятся на различных платформах

.

Недостатки Microsoft Access

Конечно, идеальных приложений не бывает. У каждого продукта есть свои недостатки, и Microsoft Access не исключение. К его недостаткам относятся:

• Если слишком много пользователей пытаются одновременно получить доступ к одной и той же базе данных, это может отрицательно сказаться на скорости и эффективности. Существует очевидное ограничение на количество людей, которые могут одновременно работать с одной и той же базой данных.
• Что касается первого пункта, то база данных Microsoft Access более выгодна для малого и среднего бизнеса, но не так выгодна для крупных организаций.
• Для работы с конфиденциальными данными доступны лучшие системы баз данных.
• Microsoft Access не хватает надежности, характерной для других систем СУБД, таких как MS SQL Server или Oracle.
• Поскольку вся информация из базы данных сохраняется в один файл, это может замедлить работу отчетов, запросов и форм.
• Хотя технический предел составляет 255 одновременных пользователей, реальный предел фактически колеблется от 10 до 80, в зависимости от типа приложения, которое в настоящее время работает в организации.
• Microsoft Access требует значительно большего обучения и подготовки по сравнению с другими программами Microsoft.

Завершение

Универсального решения не существует; у каждого человека или организации есть свои специфические потребности, поэтому то, что работает для одного бизнеса, не будет работать для другого. Однако Microsoft Access — отличное решение для баз данных для частных лиц, малого и среднего бизнеса и автономных отделов в крупных компаниях. Это значительный шаг вперед по сравнению с Excel. Проверьте это и посмотрите, подходит ли Access для ваших конкретных нужд. Вы также можете проверить загрузку Microsoft Access здесь.

Хотите узнать о бизнес-аналитике?

Учебный курс бизнес-аналитики Simplilearn

, проводимый в партнерстве со Школой менеджмента Carlson, направлен на понимание ключевых концепций аналитики и вашей способности применять их к реальным бизнес-задачам.

Этот учебный курс поможет вам развить мышление, связанное с данными, и развить аналитические навыки, необходимые для интерпретации и передачи данных для решения бизнес-задач. Независимо от вашей должности или опыта, этот учебный курс по бизнес-аналитике демистифицирует область анализа данных и предоставит вам необходимые навыки для применения на рабочем месте с помощью хорошо сбалансированного сочетания видеороликов для самостоятельного обучения, живых сессий и практических занятий. проекты. Это форма повышения квалификации, которая повысит вашу ценность для любой корпорации, и она идеально подходит для людей, планирующих сменить карьеру или место работы.

Посетите Simplilearn сегодня и улучшите свою деловую хватку с помощью этого ценного учебного курса!

Для чего используется Microsoft Access? Краткое введение в базы данных MS Access

Вы здесь:
Продукты MS Access >
Советы MS Access > Microsoft Access

    Краткое руководство по MS Access

Проще говоря, Microsoft Access — это
инструмент управления информацией
который поможет вам хранить информацию для справки, отчетности,
и анализ. Microsoft Access поможет вам проанализировать
большие объемы информации,
и больше управляйте связанными данными
эффективно, чем Microsoft Excel или другая электронная таблица
Приложения. В этой статье показано, когда использовать
Доступ и как он может помочь вам повысить эффективность.

Добавить эту страницу в закладкиОтправить
другу

Содержание

Проблема
Решение

Как работает MS Access

Когда следует использовать Microsoft Access?

Начало работы с доступом

Нужен ли мне MS Access 2007 или Access 2010?

Как получить доступ к Microsoft Access?

Что делать, если у меня нет времени на изучение базы данных Access
дизайн?

Программа для работы с электронными таблицами — отличный инструмент
для хранения и расчета небольших наборов информации.
Microsoft Excel легко понять, создавайте имена столбцов, вводите
ваши данные, создать формулы, и вы уже в пути. Ты
может сортировать, фильтровать и форматировать данные быстро и легко.
Но электронные таблицы не идеальны для обработки сотен записей.
где нужно иметь «одну версию правды» для
что-то вроде клиента, контакта или главной «вещи»
вам нужно отслеживать. Очень легко внести ошибки в
электронная таблица, которая затем выполняет анализ, суммирование и отчетность
очень сложно. На изображении ниже приведен краткий пример
из нескольких ключевых проблем, с которыми сталкиваются электронные таблицы.

Значение, которое может предоставить любая база данных, заключается в
хранить связанную информацию в одном месте, а затем позволить вам
соединять разные вещи вместе (иногда называемые «сущностями»
на языке базы данных). Вы храните одну версию правды
для любой данной вещи, например, клиента, DVD или заказа.
Некоторые из основных преимуществ использования базы данных:

1. Меньше ошибок и несоответствий.
   Сохранение одной версии правды для
   то, что вам нужно отслеживать, сводит к минимуму вероятность
   дублирование, ошибки и несогласованные значения.
   В приведенном выше примере Excel имена клиентов, контакт
   номера телефонов и названия продуктов написаны с ошибками, переставлены,
   и сокращенно в разных формах. Представьте, что вы пытаетесь
   создать отчет или график в Excel, который показывает точную
   картина ваших продаж или других ключевых показателей эффективности.
2. Более высокая производительность.  Вы
   и другие, работающие в вашей базе данных, нуждаются только в изменении
   одна запись и все другие связанные вещи в вашем
   база данных автоматически «увидит» изменение.
   В нашем примере Excel вам нужно будет изменить каждый
   появление имени клиента. Найти и
   replace не обязательно поймает, что клиент
   имя пишется шестью разными способами. В базе данных,
   изменить можно только одну запись клиента. Каждый
   другие записи (заказы, контакты и т. д.), относящиеся к
   эту запись о клиенте никогда не нужно будет менять, потому что
   они присоединяются к клиенту.
3. Безопасность и контроль . Базы данных
   предоставить центральное место для хранения, защиты и контроля
   ваши данные. Microsoft Access включает в себя возможность
   для шифрования и защиты паролем файлов базы данных.
   И с пользователями, полагающимися на базу данных, а не на отдельные
   электронных таблиц Excel, вы можете лучше контролировать
   доступ к информации.
4. Лучшие решения и понимание .
   Возможно, самое главное, единственный источник правды в
   стандартизированный формат означает, что вы можете лучше понять
   и принимать лучшие решения, сообщая и анализируя
   ваши данные в базу данных. Пользователи знакомы с
   Графики Excel и базы данных, такие как Microsoft Access
   может обеспечить аналогичные возможности, выходя за рамки
   Excel с более мощным историческим трендом, агрегированием,
   и фильтрация запросов.

Полезные средства доступа

Конструктор
Простой в использовании
Мастер помогает создавать базы данных Access в
минут, не будучи экспертом

Конструктор пользовательского интерфейса
Essential
функции для любого приложения Access

Dashboard Builder
Создавайте потрясающие
Получите доступ к информационным панелям, не будучи гуру SQL

Посетите наш
Доступ к Майкрософт
каталог для большего количества продуктов

Microsoft Access работает так же, как любая база данных.
Хранение связанной информации вместе и создание соединений
(обычно называемые отношениями) между разными вещами.
Отношения между двумя разными вещами в MSAccess могут быть
очень просто (например, контакт у клиента и сам клиент)
или сложный. В приведенном ниже примере синие прямоугольники обозначают
основные вещи, которые мы отслеживаем в наших таблицах базы данных MS Access,
и отчеты справа показывают, как вы можете присоединиться к соответствующей информации
для анализа и отчетности.

Данные хранятся в Microsoft Access
таблицы (думайте о них как о мини-таблицах, в которых хранится только один тип
вещи). В таблице может быть много полей (думайте о них как о
столбцы в таблице). Каждое поле в таблице может быть
настроить, чтобы разрешить или запретить пользователям вводить определенную информацию
(например, можно сказать, что одно поле принимает только даты, другое
может разрешить пользователю вводить только числовое значение, а другой позволяет
они вводят все, что хотят).