Access отчеты: Создание простого отчета — Служба поддержки Майкрософт

Основные сведения об отчетах в Access

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.

Примечание:  Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

• 
  Общие сведения об отчетах в Access

• 
  Создание отчета в Access

• 
  Добавление группировки, сортировки и итогов

• 
  Выделение данных с помощью условного форматирования

• 
  Настройка цвета и шрифтов

• 
  Добавление логотипа или фонового рисунка

• 
  Предварительный просмотр и печать отчета

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

• org/ListItem»>

  отображение или распространение сводки данных;

• архивирование моментальных снимков данных;

• предоставление сведений об отдельных записях;

• создание надписей.

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

К началу страницы

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

• Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

• Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

  • Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

    Или

  • org/ListItem»>

    Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Действие 3. Создание отчета

1. Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
   Access отображает отчет в режиме макета.

2. org/ListItem»>

   Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

   • Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

   • Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

   • Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

     Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

К началу страницы

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

1. Если область «Группировка, сортировка и итоги» не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

2. org/ListItem»>

   Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

3. Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

К началу страницы

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно
также
для сравнения данных.

Добавление условного форматирования
для элементов управления:

1. Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

2. Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

   Совет:  Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

3. В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

4. В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

   • Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

   • Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

1. org/ListItem»>

   В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

2. Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

К началу страницы

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

1. Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

2. В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

3. С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

К началу страницы

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

org/ItemList»>

1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

2. В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

3. Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

4. Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

org/ItemList»>

1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

2. На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

3. Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

org/ItemList»>

1. Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

   • напечатать отчет;

   • изменить размер или макет страницы;

   • изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

   • org/ListItem»>

     обновить данные в отчете;

   • экспортировать отчет в другой формат файла.

2. Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

• Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

  Примечание:  При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

  • Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

К началу страницы

Создание отчетов в Access

• Вы здесь:  
• Главная
• Офис
• MS Access
• Создание отчетов в Access

Категория: MS Access

Опубликовано: 21 августа 2018

Просмотров: 18654

• ms access

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета . Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

Содержание:

• Создание отчетов
• Чтобы создать отчет:
• Удаление полей
• Чтобы удалить поле в отчете:
• Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра
• Чтобы распечатать отчет:
• Сохранение отчетов
• Чтобы экспортировать отчет:
• Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS:
• Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список заказов в прошлом месяце, поэтому мы откроем наш запрос заказов.
2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Отчеты». Нажмите команду «Отчет».
3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
4. Вероятно, некоторые ваши данные будут расположены на другой стороне разрыва страницы. Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не станет нужным.

   Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.

5. Чтобы сохранить отчет, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для своего отчета и нажмите «ОК».

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить.
2. Нажмите клавишу «Удалить».

Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

Чтобы распечатать отчет:

1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет показан, как он появится на распечатанной странице.
2. При необходимости измените размер страницы, ширину поля и ориентацию страницы, используя соответствующие команды на ленте.
3. Нажмите команду «Печать».
4. Появится диалоговое окно «Печать». Задайте любые параметры печати, затем нажмите «ОК».

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке.
2. Найдите группу данных на ленте.
3. Выберите одну из опций типа файла на ленте или нажмите «Дополнительно», чтобы просмотреть параметры сохранения отчета в виде файла Word или HTML.
4. Сохраните файл.

Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS:

1. Выберите место, где вы хотите сохранить отчет.
2. Поместите курсор в текстовое поле имени файла и введите имя для своего отчета, если вы хотите назвать его чем-то иным, чем заголовок отчета.
3. В раскрывающемся меню «Сохранить как» выберите PDF или XPS .
4. Выберите качество файла , щелкнув Стандарт для отчетов, которые вы планируете распечатать, или Оптимизирован для отчетов, которые вы планируете использовать в основном в Интернете.
5. После того как вы удовлетворены своими настройками, нажмите «Опубликовать», чтобы сохранить отчет.

Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:

1. Нажмите «Обзор», чтобы указать местоположение и имя файла, затем нажмите «Сохранить».
2. В диалоговом окне «Экспорт» установите флажки, чтобы выбрать нужные параметры сохранения, если это применимо.
3. Нажмите «ОК», чтобы экспортировать отчет.
4. Появится диалоговое окно с уведомлением о том, что ваш файл был успешно сохранен. Нажмите «Закрыть», чтобы вернуться к вашему отчету.

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!

Введение в отчеты в Access

Отчеты позволяют просматривать, форматировать и обобщать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, вы можете создать простой отчет по телефонным номерам для всех ваших контактов или сводный отчет по общим продажам по разным регионам и периодам времени.

Из этой статьи вы получите обзор отчетов в Access. Вы также изучите основы создания отчета и использования таких параметров, как сортировка, группировка и суммирование данных, а также способы предварительного просмотра и печати отчета.

Примечание. Информация в этой статье предназначена для использования только с базами данных Access для настольных ПК. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

• Обзор отчетов в Access

• Создать отчет в Access

• Добавить группировку, сортировку или итоги

• Выделение данных с условным форматированием

• Настройка цвета и шрифтов

• Добавьте логотип или фоновое изображение

• Предварительный просмотр и печать отчета

Обзор отчетов в Access

Что можно сделать с отчетом?

Отчет — это объект базы данных, который пригодится, когда вы хотите представить информацию в своей базе данных для любого из следующих применений:

• org/ListItem»>

  Показать или распространить сводку данных.

• Архивировать моментальные снимки данных.

• Предоставление сведений об отдельных записях.

• Создание ярлыков.

Части отчета

Хотя можно создавать «несвязанные» отчеты, которые не отображают данные, но для целей этой статьи мы будем предполагать, что отчет привязан к источнику данных, такому как таблица или запрос. Структура отчета разделена на разделы, которые можно просмотреть в представлении «Дизайн». Понимание того, как работает каждый раздел, может помочь вам создавать более качественные отчеты. Например, раздел, в котором вы решили поместить вычисляемый элемент управления, определяет, как Access вычисляет результаты. Следующий список представляет собой краткую информацию о типах секций и их использовании:

Вы обнаружите, что создавать содержательные отчеты намного проще, когда ваша база данных имеет хорошо продуманную структуру таблиц и связи. Введение в планирование и проектирование базы данных см. в статье Основы проектирования базы данных.

Верх страницы

Создать отчет в Access

Вы можете создавать отчеты для своей базы данных Access Desktop, выполнив следующие действия:

Шаг 1.

Выберите источник записи

Источником записи отчета может быть таблица, именованный запрос или встроенный запрос. Источник записи должен содержать все строки и столбцы данных, которые вы хотите отобразить в отчете.

• Если данные взяты из существующей таблицы или запроса, выберите таблицу или запрос в области навигации и перейдите к шагу 2.

• Если источник записи еще не существует, выполните одно из следующих действий:

  • Перейдите к шагу 2 и используйте инструмент Blank Report ,

    или

  • org/ListItem»>

    Создайте таблицу (таблицы) или запрос, содержащий необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейдите к шагу 2.

Шаг 2. Выберите средство создания отчетов

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать ленты, в Группа отчетов . В следующей таблице описаны параметры:

Шаг 3: Создайте отчет

org/ItemList»>

1. Нажмите кнопку нужного инструмента. Если появится мастер, следуйте инструкциям мастера и нажмите Готово на последней странице.
   Access отображает отчет в режиме макета.

2. Отформатируйте отчет, чтобы он выглядел так, как вы хотите:

   • Измените размер полей и меток, выделив их и перетащив края до нужного размера.

   • Переместите поле, выбрав его (и его метку, если она есть), а затем перетащив его в новое место.

   • org/ListItem»>

     Щелкните поле правой кнопкой мыши и используйте команды контекстного меню для объединения или разделения ячеек, удаления или выбора полей и выполнения других задач форматирования.

     Кроме того, вы можете использовать функции, описанные в следующих разделах, чтобы сделать ваш отчет более привлекательным и удобочитаемым.

Верх страницы

Добавить группировку, сортировку или итоги

Самый быстрый способ добавить группировку, сортировку или итоги в отчет базы данных рабочего стола — щелкнуть правой кнопкой мыши поле, к которому вы хотите применить группу, сортировку или итог, а затем выбрать нужную команду в контекстном меню.

Вы также можете добавить группировку, сортировку или итоги с помощью панели «Группа, сортировка и итог», когда отчет открыт в представлении «Макет» или «Дизайн»:

org/ItemList»>

1. Если панель «Группировка, сортировка и итог» еще не открыта, на вкладке Design в группе Grouping and Totals щелкните Group & Sort .

2. Нажмите Добавить группу или Добавьте сортировку , а затем выберите поле, по которому вы хотите выполнить группировку или сортировку.

3. Щелкните Еще в строке группировки или сортировки, чтобы установить дополнительные параметры и добавить итоги.

Дополнительные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание сгруппированного или сводного отчета.

Верх страницы

Выделить данные с условным форматированием

Access включает инструменты для выделения данных в отчете. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого элемента управления или группы элементов управления, а в клиентских отчетах вы можете
также
добавить гистограммы для сравнения данных.

Чтобы добавить условное форматирование
к элементам управления:

1. Щелкните отчет правой кнопкой мыши в области навигации и выберите Layout View .

2. Выберите необходимые элементы управления и на вкладке Формат в группе Форматирование элементов управления нажмите Условное форматирование .

   Совет:  Чтобы выбрать несколько элементов управления, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните элементы управления.

3. В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования щелкните Новое правило .

4. В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение под Выберите тип правила :

   • Чтобы создать правило, оцениваемое для каждой записи отдельно, выберите Проверить значения в текущей записи или используйте выражение .

   • Чтобы создать правило, которое сравнивает записи друг с другом с помощью гистограмм, щелкните Сравнить с другими записями .

1. В разделе Отредактируйте описание правила , укажите правило, когда будет применяться форматирование, а также какое форматирование следует применить, а затем нажмите OK .

2. Чтобы создать дополнительное правило для того же элемента управления или набора элементов управления, повторите эту процедуру, начиная с шага 4.

Верх страницы

Настройка цвета и шрифтов

Попробуйте параметры App Theme для настройки цвета и шрифтов.

org/ItemList»>

1. Откройте отчет в режиме макета, щелкнув его правой кнопкой мыши в области навигации и выбрав Макет V iew .

2. В параметрах Report Layout Tools на вкладке Design щелкните Themes и наведите курсор на различные темы в галерее для предварительного просмотра эффектов. Щелкните тему, чтобы выбрать ее, а затем сохраните отчет.

3. Используйте галереи Colors или Fonts для независимой установки цветов или шрифтов.

Начало страницы

Добавить логотип или фоновое изображение

В отчет можно добавить логотип или фоновое изображение. При обновлении изображения обновление выполняется автоматически везде, где изображение используется в базе данных.

Чтобы добавить или удалить изображение:

1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите Layout View .

2. В отчете щелкните место, куда вы хотите добавить изображение, и на вкладке Дизайн в группе Верхний/нижний колонтитул щелкните Логотип .

3. Перейдите к изображению и нажмите Открыть . Access добавит изображение в отчет.

4. org/ListItem»>

   Чтобы удалить изображение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Удалить в контекстном меню.

Чтобы добавить фоновое изображение:

1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите Layout View .

2. На вкладке Формат в группе Фон щелкните Фоновое изображение .

3. Выберите изображение из списка Галерея изображений или нажмите Обзор , выберите изображение и нажмите OK .

Верх страницы

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

org/ItemList»>

1. Щелкните отчет правой кнопкой мыши в области навигации и выберите Предварительный просмотр перед печатью . Вы можете использовать команды на вкладке Предварительный просмотр для выполнения любого из следующих действий:

   • Распечатать отчет

   • Настройка размера страницы или макета

   • Увеличение или уменьшение масштаба или просмотр нескольких страниц одновременно

   • org/ListItem»>

     Обновить данные в отчете

   • Экспорт отчета в файл другого формата.

2. Щелкните Закрыть предварительный просмотр печати.

Печать отчета

Чтобы напечатать отчет без его предварительного просмотра:

• Щелкните отчет правой кнопкой мыши в области навигации и выберите Печать . Отчет отправляется на принтер по умолчанию.

  Примечание.  Если выбрать отчет в области навигации и выбрать Печать на вкладке Файл , можно выбрать дополнительные параметры печати, например количество страниц и копий, а также указать принтер.

  • Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать количество копий и т. д., щелкните Печать .

Верх страницы

Access 2016: расширенные параметры отчета

Урок 12: расширенные параметры отчета

/en/access2016/creating-reports/content/

Введение

Access предлагает несколько расширенных параметров для создания и изменения отчетов. Мастер отчетов — это инструмент, который поможет вам в процессе создания сложных отчетов. Создав отчет — с помощью мастера отчетов или команды «Отчет», — вы можете отформатируйте , чтобы он выглядел именно так, как вы хотите.

На этом уроке вы узнаете, как использовать Мастер отчетов для создания сложных отчетов. Вы также узнаете, как использовать параметры форматирования с по форматировать текст , изменять цвета отчета и шрифты и добавлять логотип .

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу пробную базу данных Access 2016. Чтобы открыть пример, на вашем компьютере должен быть установлен Access 2016.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о мастере отчетов в Access.

Мастер отчетов

Хотя использование команды Report является быстрым способом создания отчетов из текущего объекта, это не так удобно, если вы хотите создать отчет с данными из нескольких объектов. Мастер отчетов упрощает создание отчетов с использованием полей из нескольких таблиц и запросов. Он даже позволяет вам выбирать, как будут организованы ваши данные.

Чтобы создать отчет с помощью мастера отчетов:

1. Выберите вкладку Создать и найдите группу Отчеты . Щелкните команду мастера отчетов .
2. Появится мастер отчетов . В приведенных ниже процедурах мы обсудим различные страницы мастера отчетов.

Шаг 1. Выберите поля для включения в отчет

1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка , чтобы выбрать таблицу или запрос, содержащие нужные поля.
2. Выберите поле из списка слева и щелкните стрелку вправо , чтобы добавить его в отчет.
3. Вы можете добавить поля из нескольких таблиц или запросов, повторив описанные выше шаги. Добавив нужные поля, нажмите Далее .

Шаг 2.

Организуйте отчет

Мастер отчетов предоставит вам параметры, позволяющие выбрать способ просмотра и организации данных. Эти параметры группируют похожих данных в ваших полях и организуйте эти поля на нескольких уровнях, например, в виде схемы или маркированного списка.

Если вы строите отчет только из одной таблицы или запроса, вы можете перейти к шагу 3 ниже.

1. Access предложит список нескольких вариантов организации. Выберите вариант из списка, чтобы просмотреть его.
2. Нажмите Далее , когда вы будете удовлетворены базовой организацией ваших данных.
3. Если вас не устраивает способ организации данных, теперь вы можете изменить уровни группировки. Выберите поле из списка и нажмите кнопку стрелка вправо , чтобы добавить его как новый уровень.
4. При необходимости измените порядок сгруппированных полей, выбрав поле и щелкнув стрелку вверх или вниз Приоритет , чтобы переместить его вверх или вниз на уровень.
5. Если вы удовлетворены организацией отчета, нажмите Далее .

Шаг 3. Сортировка данных отчета

1. Щелкните верхнюю стрелку раскрывающегося списка и выберите имя первого поля, которое требуется отсортировать.
2. Нажмите кнопку справа, чтобы изменить сортировку на по возрастанию или по убыванию .
3. Добавьте любые дополнительные сорта. Вы можете отсортировать до четырех полей . Сортировка будет применяться сверху вниз, то есть сортировка вверху списка будет основной.
4. Если вы удовлетворены сортировкой данных, нажмите Далее .

В зависимости от выбранной вами группировки данных возможности сортировки могут быть ограничены.

Шаг 4: Выберите макет и заголовок

1. Нажмите на различные варианты макета, чтобы увидеть, как они выглядят, затем выберите один из них для использования в отчете.
2. Выберите книжную (высокую) или альбомную (широкую) ориентацию для отчета.
3. Когда макет отчета вас удовлетворит, нажмите Далее .
4. Выберите текстовое поле и введите название , которое вы хотите для своего отчета.
5. Выберите, хотите ли вы просмотреть отчет или изменить его дизайн, затем нажать Готово .
6. Ваш отчет будет создан и сохранен.

Возможно, вам придется настроить размер поля и строки и местоположение , чтобы ваши данные выглядели так, как вы хотите. Для этого вам нужно переключиться в режим «Дизайн» . Когда вы закончите, вернитесь к представлению отчета , чтобы увидеть ваши изменения.

Форматирование отчетов

Одним из достоинств отчетов является то, что вы можете изменить их внешний вид, чтобы они выглядели так, как вы хотите. Вы можете добавить заголовки и нижние колонтитулы , применить новые цвета и даже добавить логотип . Все это может помочь вам создавать визуально привлекательные отчеты.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о форматировании отчетов в Access.