Как сделать скан копии документов: 8 способов сканировать документы через телефон Android и iPhone

Сканирование документов в Рязани

Вернуться назад

Главная •
Услуги •
Копи-центр •
Сканирование документов

Ксерокопирование документов
Печать документов
Ламинирование документов
Твердый переплет диплома
Брошюровка на пружину
Сканирование документов
Запись информации на диск
Печать чертежей
Сканирование и копирование чертежей
Складывание и брошюровка чертежей
Дизайнерские услуги
Планшеты на защиту диплома
Архивный переплет документов
Персонализация печатной продукции

Мы предлагаем:

Сканирование документов — это перевод распечатанного на бумаге изображения или текста в электронный вид, который можно хранить, просматривать и редактировать на компьютере.  Обращаем особо внимание, что в результате сканирования получается картинка. Текст без последующего распознавания редактировать в программе Word нельзя.

В нашей компании отсканировать документ можно в следующих целях:

• подготовка электронного документа для хранения и отправки по электронной почте;
• сохранение копии документа на случай утраты бумажного оригинала;
• необходимость внести правки в готовый документ.

Мы можем сделать сканирование документов в pdf или jpeg. Оба эти формата открываются на компьютерах и смартфонах. В формат PDF удобно сканировать многостраничные документы. Они будут все в одном файле, их удобно будет просматривать и пересылать по электронной почте. 

Мы располагаем следующим оборудованием для сканирования документов:

• 3 сканера формата А3 или А4 с автоматической подачей документов;
• 3 сканера формата А0 для сканирования чертежей и документов большого формата.

На скорость выполнения работ по сканированию влияют следующие факторы:

• скреплены документы между собой или нет;
• можно раскреплять документы между собой или нет;
• состояние документов, наличие порванных, сильно мятых и ветхих документов.

На сканирование цена зависит от количества листов и их состояния. 
Обращайтесь в нашу компанию, и мы оперативно выполним работы по сканированию документов любых размеров и любых форматов.

Кроме сканирования документов, у нас можно сделать копии документов, отсканировать и скопировать чертежи.

Стоимость сканирования документов. Формат сохраненного документа — jpeg, PDF. Результат сканирования — картинка, которую нельзя редактировать в режиме текста

Вид\Количество	1 шт	20 шт	50 шт	100 шт
А4	10. 0 р.	10.0 р.	8.0 р.	7.0 р.
А3	20.0 р.	20.0 р.	18.0 р.	15.0 р.
А2	150.0 р.	120.0 р.	90.0 р.	75.0 р.
А1	200.0 р.	160.0 р.	120. 0 р.	100.0 р.
А0	300.0 р.	240.0 р.	180.0 р.	150.0 р.

Минимальный заказ на сканирование и отправку на электрон. почту, мессенджеры, соц. сети и др. 100р.

заказать через Калькулятор

Загрузка внешних документов | Документация

В программе реализован функционал, позволяющий автоматически прикреплять
скан-копии документов к карточке договора.

Документы, которые необходимо прикрепить к Карточке договора, нужно
отсканировать и разместить их в отдельной папке.

Загрузка внешних документов осуществляется через вкладку основного меню
Операции / Загрузка внешних документов.

В Реестре документов нужно нажать кнопку Выбрать каталог и в
открывшемся окне указать каталог (папку, в которую были сохранены
скан-копии документов) для подгрузки документов. Файлы, содержащиеся
в папке, распознаются автоматически и отобразятся в поле Имя файла.

Для завершения загрузки файлов нажать кнопку Загрузить.

В процессе формирования реестра документов для загрузки программа
конвертирует файлы с расширением .pdf в файлы с расширением .png
для работы алгоритма распознавания.

Реестр документов

После предварительной обработки документов на экране появляется Реестр
документов.

Для удобства поиска документов в реестре представлен стандартный сервис
по осуществлению поиска и установке фильтра.

Для просмотра документа необходимо нажать кнопку Редактировать.

Кнопка Распознать выполняет считывание штрих-кодов с подгруженных
скан-копий.

Кнопка Внести в базу сохраняет подгруженные скан-копии документов в
базу на договоры.

Считывание штрих-кода (QR-кода)

По кнопке Распознать запускается алгоритм считывания штрих-кода с
документов.

Данная операция выполняется только по документам, для которых программой
предусмотрена печать QR-кода, например, для Акта приема-передачи и Акта
сверки.

Для запуска процесса распознавания необходимо:

1. Отметить галочками документы, которые требуется обработать. Выделить
   можно любые документы, даже те, у которых нет QR-кода. Такие
   документы будут обработаны программой наряду с документами,
   имеющими QR-код, но по результатам обработки будут переведены в
   состояние Ошибка чтения. Эти документы в дальнейшем придется
   обработать вручную.
2. После установки флагов необходимо нажать кнопку Распознать.

По окончании процесса документы, которые удалось распознать, будут
окрашены в зеленый цвет и переведены в состояние Распознан.

Кроме этого у них будут автоматически заполнены поля Штрих-код,
Тип документа, Договор, Дата, Документ.

Штрих-код: числовое выражение штрих-кода документа.

Тип документа: тип загружаемого документа по справочнику Типы
документов.

Договор: номер договора, к которому будет прикреплен документ.

Дата: дата прикрепляемого документа.

Документ: номер прикрепляемого документа.

Обработка нераспознанных документов

Нераспознанные документы окрашены в красный цвет и переходят в состояние
«Ошибка чтения». У них остаются незаполненными поля Штрих-код, Тип
документа, Договор, Дата, Документ.

Для таких документов заполнение полей выполняется вручную.

Для этого нужно нажать на кнопку Редактировать справа от документа
или раскрыть окно редактирования двойным щелчком мыши по документу.

Обязательно нужно сделать привязку к договору, остальные поля можно
оставить пустыми.

Поле Штрих-код вручную не заполняется.

Тип документа выбирается из справочника Типы документов.

После внесения изменений нажать кнопку Сохранить.

В поле Дата указывается дата присоединяемого документа.

Для заполнения поля Документ следует нажать кнопку слева от него.

Откроется окно Список документов, содержащее документы с типом,
указанным в поле Тип документа, и относящиеся к договору,
заданному в поле Договор. В список попадут только документы,
сформированные не ранее даты, указанной в поле Дата.

Галочкой выбирается нужный документ в списке.

После внесения изменений нажать кнопку Сохранить.

Документ перейдет в состояние Распознан и поменяет цвет на зелёный.

Внесение документов в базу

Распознанные документы можно прикрепить к карточке договора. Для этого
необходимо выполнить действия:

1. Выделить галочкой документы, которые требуется обработать.
2. Нажать на кнопку Внести в базу.

При корректной обработке документ приобретает серую окраску и переходит
в состояние Сохранен.

Если по какой-то причине документ не был внесен в базу, он будет
переведен в состояние Ошибка сохранения

Если по какой-то причине документ не был внесен в базу, он будет
переведен в состояние Ошибка сохранения.

Присоединенные документы можно увидеть в Карточке договора во
вкладке Прочее, подвкладка Внешние документы.

Если перед внесением скан-копии документа в базу были заполнены поля
Тип документа и Документ, присоединенный документ доступен к
скачиванию при просмотре документа, к которому он был привязан.

Для этого необходимо зайти в Карточке договора во вкладку
Документы, найти документ, открыть его двойным щелчком мыши
и перейти на вкладку Файлы в правом верхнем углу.

Загрузка внешних документов с карточек договоров, точек учета, первичных документов, выписок из банка

Наряду с операцией Загрузка внешних документов, реализован функционал, позволяющий загружать скан-копии документов напрямую с карточек точек учета, договоров, организаций и первичных документов.

• Карточка точки учета

Загрузка внешних документов осуществляется с помощью кнопки Добавить запись на вкладке Прочие/подвкладке Внешние документы

• Карточка договора

Загрузка внешних документов осуществляется с помощью кнопки Добавить запись на вкладке Файлы/подвкладке Договор. При этом на подвкладках Контрагент и Точки учета будут отображены документы, загруженные на карточках контрагента и точек учета, соответственно.

Аналогично добаляются документы в карточке организации с помощью кнопки Добавить запись на вкладке Файлы/подвкладке Организация.

• Карточка первичного документа

Загрузка внешних документов осуществляется в карточке редактирования первичного документа в подвкладке Файлы

• Карточка выписки из банка

Загрузка внешних документов осуществляется в Платежи/Выписки из банка/карточка Выписки из банка/подвкладка Файлы с помощью кнопки Добавить запись

Во всех перечисленных вариантах добавления скан-копий документов применяется единый алгоритм, позволяющий выбрать файл, сохраненный на компьютере пользователя, либо отсканировать документы напрямую.

При загрузке внешних документов предлагается для выбора два варианта сохранения данных:

1. Файл хранится в базе данных
2. Файл хранится на сервере

Место хранения файлов внешних документов определяется по значению константы ВНЕШДОК, где 0 – в базе данных; 1- в папке на сервере. Путь до папки на сервере для хранения внешних файлов определяется значением константы СЕТПУТЬ1.

После выбора места предлагается прикрепить файл, внести комментарий и указать тип документа.

При прямом сканировании файлов в СТЕК необходимо, аналогично выбору уже отсканированных файлов, выбрать вариант сохранение, затем ввести название документа, выбрать сканер, тип файла и нажать клавишу Сканировать.

Как оцифровать самые важные документы

Персональные технологии|Как оцифровать самые важные документы

https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/personaltech/digitizing-important-documents.html

Реклама

Продолжить чтение основной истории

Технический совет

Если у вас есть свободное время дома и вы хотите продуктивный проект, рассмотрите возможность создания цифрового архива ваших личных документов.

Сканирование копий бумаги, забитой в ваших домашних файлах, дает вам цифровой архив, который можно использовать для справки и резервного копирования. Кредит … JD. Бирсдорфер

1 апреля 2020 г.

Хотя на этой неделе Всемирный день резервного копирования обычно отмечается производителями жестких дисков и службами хранения данных, он должен напомнить людям о необходимости резервного копирования своих компьютеров. Но даже если вы уже создаете резервные копии своих цифровых файлов, есть ли у вас план резервного копирования ваших уникальных документов и фотографий, которые у вас есть только на бумаге, таких как свидетельства о рождении, свидетельства о браке и документы об увольнении из армии?

Сканирование копий ваших личных документов создает цифровой архив, который также можно использовать в качестве резервной копии, особенно если ваши файлы защищены паролем и хранятся в безопасном месте. И даже если у вас нет сканера документов, вы можете создать свой личный архив с помощью смартфона, нескольких приложений и немного времени. Вот руководство по началу работы.

Соберите все документы, которые вы хотите оцифровать. В дополнение к жизненно важным записям подумайте о других документах, которые вы сохранили за эти годы и которыми, возможно, захотите поделиться, например, старые письма, сертификаты, дипломы, газетные вырезки, семейные фотографии и другие сентиментальные сувениры, спрятанные в альбомах или коробках. (Имейте в виду, что, хотя электронные копии некоторых документов могут не подходить для официального использования, вы можете использовать их самостоятельно для быстрого ознакомления.)

Оцифровка документов не является увлекательной задачей по своей сути, но она может выполняться быстрее, если у вас есть документы. сложены и готовы к сканированию.Кредит…Дж.Д. Бирсдорфер

Сканирование большой стопки документов повторяется, но выполняется быстрее, если стопка организована и вы работаете в чистом, хорошо освещенном месте. Включите свой любимый плейлист или подкаст во время сканирования, но не держите поблизости открытые напитки, которые могут пролиться на бумагу.

У вас есть принтер, который продавался как «многофункциональное» устройство, но вы никогда не использовали его только для печати? Откопайте руководство, потому что ваше устройство, вероятно, также может сканировать и фотокопировать. Возможно, вам потребуется установить утилиту или найти функцию сканирования в системных настройках вашего компьютера.

Если у вас многофункциональный принтер со сканером, откройте панель управления принтера или служебное приложение, чтобы получить доступ к программному обеспечению для сканирования, где вы можете выбрать разрешение сканирования и место хранения. настроены, откройте крышку сканера в верхней части принтера и положите исходный документ или фотографию на стекло лицевой стороной вниз. Закройте крышку и выберите параметр «Сканировать» на экране принтера или компьютера, чтобы создать цифровой файл.

Если у вас нет сканера, его может заполнить ваш смартфон. Просто зайдите в магазин приложений и загрузите мобильное приложение для сканирования. Эти приложения используют камеру вашего телефона для захвата изображения страницы. Это изображение сохраняется в виде файла PDF или JPG на вашем телефоне или в онлайн-хранилище. Обязательно сначала ознакомьтесь с политикой конфиденциальности приложения, чтобы знать, где ваши данные хранятся и управляются компанией.

В дополнение к сканированию документов стандартного размера приложение Adobe Scan работает с негабаритными предметами, такими как сертификаты и дипломы. приложения для устройств Android и iOS, включая Adobe Scan, для которого требуется бесплатная учетная запись Adobe Document Cloud. Dropbox и Evernote также предлагают функции сканирования в своих приложениях. Для документов, связанных с идентификацией, приложение, которое хранит ваши файлы на телефоне (например, Piksoft TurboScan Pro за 5 долларов для Android и iOS), может обеспечить больше спокойствия.

Некоторые приложения для сканирования документов также могут делать фотографии, что удобно, если вы пытаетесь скопировать старые отпечатки, прочно застрявшие в древних альбомах. Или вы можете просто сфотографировать фотографию с помощью камеры вашего телефона и использовать инструменты для редактирования фотографий, чтобы улучшить изображение.

Приложения, такие как PhotoScan от Google Photos, захватывают и улучшают изображение с помощью искусственного интеллекта, но вы можете внести дополнительные улучшения в программу для редактирования фотографий. Biersdorfer

Для выцветших старых отпечатков может помочь приложение, использующее искусственный интеллект для захвата, очистки и исправления цвета. PhotoScan от Google Photos, бесплатный для Android и iOS, является одним из вариантов. Аналогично названный Photo Scan от Photomyne для Android и iOS также использует алгоритмы для улучшения фотографий и имеет ограниченную бесплатную версию; полная версия стоит 10 долларов в месяц, чтобы получить более высокое качество изображения и другие функции.

Похитители личных данных всегда охотятся за личной информацией, поэтому защита файлов паролем повышает уровень безопасности. Большинство компьютерных операционных систем включают инструменты для блокировки папок, а также коммерческие программы шифрования. Программы редактирования PDF, такие как Adobe Acrobat DC, также включают функцию пароля.

Если у вас нет сторонней программы шифрования для защиты личных файлов от посторонних глаз, есть и другие способы. Например, пользователи Mac могут сохранить папку в виде зашифрованного образа диска с помощью программы Disk Utility. Фото… The New York Times

Если вы хотите хранить документы в Интернете с помощью Dropbox или аналогичной службы, зашифруйте их перед загрузкой. Вы также можете хранить свои файлы на зашифрованном флэш-накопителе в безопасном месте. У Wirecutter есть руководство по блокировке вашего оборудования, включая шифрование жесткого диска компьютера.

Надеюсь, вам никогда не придется обращаться к своему цифровому архиву в каких-либо серьезных ситуациях. Но планируя заранее, когда у вас есть роскошь времени, вы можете быть уверены, что копии ваших документов будут там, когда они вам понадобятся.

Дж. Д. Бирсдорфер отвечает на вопросы о технологиях — в печати, в Интернете, в аудио и видео — с 1998 года. Она также ведет колонку «Прикладное чтение» в Sunday Book Review, среди прочего, посвященную электронным книгам и литературным приложениям. @jdbiersdorfer

Версия этой статьи напечатана в разделе B, стр. 8 нью-йоркского издания под заголовком: Личные документы при нажатии клавиши. Заказать репринты | Сегодняшняя газета | Подписаться

Что лучше всего подходит для быстрого сканирования большого количества документов? | Малый бизнес

Джейкоб Эндрю

В безбумажную эру, когда копии и другие печатные документы становятся все меньше и меньше, в домах и на предприятиях по-прежнему используется много бумаги. Хотя бумага по-прежнему необходима для подписей или некоторых юридических документов, ее хранение и поиск требуют значительного пространства и человеческих ресурсов. Многие предприятия предпочитают оцифровывать свои бумажные документы для упрощения администрирования. Вы можете добиться этого быстрее, инвестируя в несколько ключевых ресурсов.

Устройство автоматической подачи документов

1. Вам нужен сканер, чтобы преобразовать ваши документы в цифровой формат, но планшетные сканеры, благодаря своей универсальности, требуют, чтобы вы поднимали крышку и заменяли или переворачивали каждую страницу документа. Кроме того, планшетные сканеры ограничены скоростью движения лампы по стеклянному основанию. Лучшим вариантом для использования сканера с многостраничными документами является сканер с устройством автоматической подачи документов. Хотя реализации АПД различаются, они имеют лоток для бумаги, из которого отдельные листы протягиваются через лампу. Таким образом, они могут автоматически вытягивать полную стопку бумаг одну за другой.

Двусторонняя печать

1. Традиционные лотки АПД удобны для односторонних документов. Однако многие документы печатаются с обеих сторон. Для работы с двусторонними документами приобретите автоподатчик документов с возможностью двусторонней печати. Устройство двусторонней печати протягивает документ в одну сторону, а затем серия роликов переворачивает его и проталкивает обратно через лампу.

Программное обеспечение для сканирования

1. Помимо аппаратного обеспечения, быстрое сканирование также сводится к программе, которая им управляет. Хотя многие сканеры поставляются с программным обеспечением для сканирования, эти программы, как правило, неэффективны при сортировке, обработке и присвоении имен кластерам документов. Расширенные программы, такие как Adobe Acrobat, предоставляют дополнительные услуги, упрощающие автоматизацию и индексирование. Например, Acrobat может выполнять оптическое распознавание символов или OCR, что упрощает поиск в отсканированных документах.

Решение для хранения

1. Для сканирования больших документов требуется решение для хранения. Изначально сканер сохраняет документ на жестком диске компьютера, к которому он подключен. Это расположение, однако, препятствует обмену файлами и оставляет оцифрованный документ уязвимым для отказа жесткого диска — если жесткий диск, на котором хранятся файлы, выходит из строя, все документы теряются. Используйте облачную систему хранения, чтобы быстро архивировать документы и сделать их доступными для других. Такие службы, как SkyDrive от Microsoft или iCloud от Apple, быстро делают ваши отсканированные документы доступными на любом из ваших совместимых устройств. Если вам нужно обмениваться документами между пользователями, вам понадобятся такие службы, как Google Диск, которые позволяют обмениваться файлами с другими пользователями Google. Для больших объемов документов требуются масштабируемые решения, такие как облачный сервис Rackspace по цене 10 центов за ГБ или обновление хранилища объемом 1 ТБ от Amazon за 500 долларов в год до Cloud Drive.