Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word. Слияние в word

Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

легки в использовании
малоизвестны
приносят охрененную пользу

и еще один нюанс - это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку - ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация - когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов - новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление - маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

Документ-шаблон в Word'е
Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением...)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние - вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке "Рассылки" - "Начать слияние" - "Пошаговый мастер слияния".

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

Выбор типа документа. Я выбрал "Письма"
Открытие документа. Я уже открыл, поэтому "Текущий документ".
Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому "Использование списка" и Обзор. Там выбираю свой файл.
Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через "Другие элементы" вставляю нужный мне элемент.
Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
Завершение слияния. Тут есть два варианта - "Печать" - можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант "Изменить часть писем" - здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете "Да" и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента - никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе "Топ-10 инструментов Excel". Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

Эксель Практик«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс "Топ-10 инструментов Excel") и будьте в курсе новых событий.

excelpractic.ru

Слияние в Word для Mac

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Для создания и печати писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов с помощью слияния нужны три перечисленных ниже файла.

Основной документ Этот документ содержит текст и рисунки (например, логотип или изображения), которые идентичны для каждой версии объединенного документа. Обратный адрес на конверте или в тексте письма или сообщения электронной почты — пример идентичного содержимого.
Список рассылки Этот документ содержит данные, которые используются для заполнения данных в основном документе. Например, список рассылки содержит адреса, которые будут напечатаны на конвертах.
Объединенный документ Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает сведения из списка рассылки и заполняет его в основном документе, что приводит к объединению писем или электронной почты, наклеек или конвертов для разных пользователей в списке рассылки.

Какие документы нужно создать?

Какие списки рассылки вы используете?

Word может извлекать данные для слияния из различных источников. Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете легко создать его во время слияния. Ниже описано несколько источников, которые можно использовать для слияния.

После выбора документа и подготовки списка рассылки вы можете приступить к слиянию.

support.office.com

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Если вы не используете Excel существующего источника данных для слияния, можно использовать список контактов или адресной книги в txt или CSV-файла. Мастер импорта текста поможет выполнить действия для получения данных из файла в Excel txt или CSV-файла.

Откройте Excel.
На вкладке " данные " выберите Из текста или CSV-ФАЙЛ.
Выберите файл txt или CSV-файла и нажмите кнопку Импорт.
В мастере импорта текста в области Формат исходных данных выберите С разделителями.
При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.
В разделе Разделители установите нужный флажок (например, "знак табуляции" или "запятая") и нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.
В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Примечания:
- Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
- Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел "Форматирование числовых данных в Excel" ниже.
При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
Нажмите кнопку Готово.
В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
Добавив данные, сохраните источник с новым именем файла.

Форматирование числовых данных в Excel

Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе "Шаг 2. Слияние с помощью DDE".

Excel источника данных, который будет использоваться для списка рассылки в слиянии Word убедитесь, что правильно отформатировать столбцы числовые данные. Форматирование столбцов с числами, например, в соответствии с определенной категории, например денежных единиц.

Откройте источник данных Excel.
Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.
На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.
При необходимости повторите шаги 2 и 3.
После завершения нажмите кнопку Сохранить.

support.office.com

Слияние Word и Excel. - EXCEL-OFFICE.RU

Поменять, закрепить, развернуть в таблице Excel. Слияние Word и Excel. Слияние Excel – это когда данные из таблицы Excel переносятся в любой документ, бланк, таблицу в Word. Слияние Excel и Word пригодится при заполнении отчетов, писем, рассылок, уведомлений, договоров, т.д. Например, данные отчета из таблицы Excel в форму бланка отчета в Word. Как заполнить бланк в Word.В нашем примере, мы рассмотрим, как написать уведомление клиентам, список которых у нас в таблице Excel. 1. Таблица Excel с данными должна соответствовать некоторым правилам.Таблица Excel должна иметь шапку таблицы (название столбцов).Не должно быть одинаковых названий столбцов.В таблице не должно быть объединенных ячеек, чтобы в документе Word не было смещения строк. Как сделать таблицу, смотрите в статье "Как сделать таблицу в Excel" тут.Например, у нас такая таблица.В столбце «Пол» пишем окончание мужское или женское слова «Уважаемый». 2. Бланк в Word.Это заготовка бланка - одинаковый текст для всех клиентов, без имен, без окончаний слова «Уважаемый», п.ч. клиенты есть и мужчины, и женщины. Как сделать фирменный бланк в Word, читайте в статье "Фирменный бланк. Колонтитулы в Word" здесь. 3.Слияние Excel и Word - переносим нужные данные из таблицы Excel в бланк Word. Для этого воспользуемся мастером слияния в Word. В Word, где заготовка нашего бланка на закладке «Рассылки» в разделе «Начать слияние» нажимаем кнопку «Начать слияние». Из списка выбираем функцию «Пошаговый мастер слияния».

Справа экрана появится окно мастера слияния. Остается выполнять все, что он нам скажет. Всего нужно сделать шесть легких этапов действий. Первый этап.Выберем «Тип документа» - «Письма». Нажимаем внизу этого диалогового окна кнопку «Далее. Открытие документа». Второй этап.В диалоговом окне «Выбор документа» ставим – «Текущий документ». Т.к. мы открыли мастер слияния на странице Word, на которой написали шаблон бланка. И хотим заполнить данными этот бланк – текущий документ.Нажимаем кнопку «Далее. Выбор получателей». Третий этап.У нас уже есть список получателей этого послания в таблице Excel, п.э. выбираем – «Использование списка».А чтобы найти нашу таблицу, нажимаем кнопку «Обзор». Вот наш список.

Теперь в этом списке нужно установить галочки напротив тех людей, которым будем рассылать это письмо с напоминанием оплаты. Если список большой, то можно воспользоваться фильтром. Поставили в таблице галочки у нужных фамилий, все проверили, нажимаем «ОК».Нажимаем кнопку «Далее. Создание письма» в диалоговом окне мастера слияний. Четвертый этап.Теперь будем расставлять в нашем шаблоне бланка нужные слова в нужных местах документа. Ставим курсор перед восклицательным знаком – здесь мы напишем фамилию. В диалоговом окне «Создание письма» нажимаем кнопку «Другие элементы».В появившемся диалоговом окне из списка выбираем слово «Фамилия». Нажимаем кнопку «Вставить». Нажимаем кнопку «ОК». Делаем один пробел. Снова нажимаем на кнопку «Другие элементы», выбираем слово – «Имя», нажимаем «Вставить», «ОК». После слова «Уважаем» ставим слово «Пол».Так помечаем все места нужными словами.

У нас получилась такая заготовка документа.Нажимаем кнопку в окне мастера слияния «Далее. Просмотр писем». Пятый этап.Просматриваем, как получились письма. Нажимаем на стрелку в диалоговом окне у слова «Получатель: 1», перелистываем письма.Получилось так.

Упс, а дата написана не как мы привыкли читать. Но есть выход.Нажимаем правой мышкой на дату в нашем письме и выбираем из контекстного меню функцию «Коды/Значения полей». Вместо даты образовалось такое поле.Код менять не будем, но допишем формат даты внутри фигурных скобок.Нажимаем снова правой кнопкой на этот код и выбираем функцию «Обновить поле». Получилось так. Если в письме, документе нужно написать номер, чтобы перед цифрами были нули, то код допишем так. \#‘’000000'' – сколько цифр в номере, включая нули впереди нули, столько нулей и ставить в коде.Нажимаем кнопку в мастере слияния «Далее. Завершение слияния». Шестой этап.Здесь можно выбрать разные функции. «Печать» - распечатать письма. Или «Изменить часть писем». Можно сохранить письма. Все, документ готов. Закрыть окно мастера слияния крестиком. На каждом этапе можно вернуться к предыдущему этапу, можно выбрать другой список. Например, в процессе работы, мы изменили список. Подробнее о функции слияния читайте в статье «Распечатать много писем с разными именами в Word».Как ещё можно использовать функцию слияния, смотрите в статье "Как перенести таблицу из Excel в Word" тут. Как изменить в Excel формат значения ячейки (не формат ячейки), чтобы работала сортировка дат, т.д., читайте в статье "Проеобразовать текст в дату Excel".