Создание запросов в Access. Виды запросов. В access запрос

Создание запросов в Access. Виды запросов

Система управления базами данных (СУБД) - это специальная программа или совокупность программ, которые необходимы для организации и ведения соответствующих баз данных. К одной из таких программ относится MS Access.

Понятие о запросах

Они применяются с целью сортировки, добавления, изменения, фильтрации, удаления определенной информации в БД. С их помощью производится отбор тех записей, которые нужны для составления определенных отчетов или форм, то есть работа осуществляется с частью базы данных.

При создании запросов в Access могут соединяться таблицы, группироваться и отбираться записи, подключаться расчетные операции.

Классификация запросов

Выделяют следующие виды запросов:

Запрос на выборку, при котором происходит извлечение данных по указанному условию. В рамках данного запроса происходит группировка записей, а выполненные в полях таблицы вычисления представляются.

Запрос на изменение, при котором изменяются данные в первоначальных таблицах. С помощью них данные могут подвергаться корректировке, а также могут создаваться новые таблицы.
Запрос с параметрами, при котором вводятся определенные условия или данные.
Перекрестные запросы, предназначенные для расчетов и предоставления данных, как правило, в форме электронных таблиц с целью облегчения анализа.
SQL-запросы представляют собой запросы на получение определенной информации, их построение основано на соблюдении определенных правил с использованием определенного синтаксиса.

Запросы на выборку

Создание запросов в Access данного вида предполагает построение таблицы, содержащей такие же структурные элементы, как и обычная. Она создается на базе фактических данных.

Результаты представляют собой динамический набор данных, в связи с чем при закрытии набора записи "исчезают", оставаясь в первоначальных таблицах. Сохранение данных запросов означает сохранение их структуры.

Данные запросы формируются указанием полей и таблиц, их содержащих, включаемых в запрос, описанием рассчитываемых полей, совершаемых групповых операций над первоначальными записями, и формированием условий отбора (например, с какой по какую дату осуществлялась реализация определенной группы товаров).

Создание запросов в MS Access данного вида предполагает, что их можно создать вручную или при помощи "Мастера создания запросов".

Для определения полей и таблиц, включаемых в запрос, переходим в режим конструктора.

Для перехода в режим конструктора в Access 2013 нужно в области навигации кликнуть контекстной кнопкой мыши на имени формы и выбрать "Конструктор". Нажав ALT+F8, можно вызвать "Список полей", из которых поля можно перетащить непосредственно в форму.

Запросы на изменение

Эти виды запросов представляют собой некую разновидность первого вида, но нужны они для изменения данных, которые были извлечены. Они в Access помечены восклицательным знаком. В Access создание запросов на изменение возможно четырех типов:

создание новых таблиц;
добавление записей в исходные таблицы;
изменение данных в исходных таблицах;
удаление записей из исходных таблиц.

Поэтому данные действия могут разрушить базу данных, в связи с чем необходимо сначала проверять результат исполнения запроса, перейдя в режим таблицы.

Создание новых таблиц используется при архивировании данных, проведении бэкапов или экспорте данных.

Разновидностью запросов на изменение являются запросы на обновление, при использовании которых обновляются абсолютно все записи, которые удовлетворяют какому-либо заданному условию. Если в комплекс данных необходимо внести изменения, то используют данную разновидность.

Еще одной разновидностью являются запросы на удаление, которые уничтожают все записи, удовлетворяющие каким-либо заданным условиям.

Еще одной разновидностью рассматриваемых запросов являются запросы на добавление, при которых происходит добавление данных из одной таблицы в другую.

Перекрестные запросы

Данные виды применяют с целью объединения в перекрестную таблицу денежных или числовых данных, хранящихся в исходной таблице. Перекрестный запрос в Access создается при помощи мастера запроса, используя инструкции которого, можно легко создать данный вид. По своей сути перекрестный запрос похож на сводные таблицы Excel.

Перекрестная таблица создается при указании заголовков строк, столбцов, значений и групповой операции.

Схема построения данного типа таблицы сводится к следующему. С помощью СУБД осуществляется группировка данных по групповым полям. Данная операция проводится над числами в поле значений. В ячейку таблицы, находящуюся на пересечении столбца и строк, помещается итоговое значение этой группы.

Перекрестные запросы в Access, как правило, применяют для создания отчетов и диаграмм.

Запросы с параметрами

Данный вид запросов уточняет перед выполнением условие у пользователя.

Чтобы создать запрос в Access, необходимо в столбце запроса, в ячейке "Условие", поместить выражение ввода параметров в квадратных скобках.

Если запустить данный запрос, то выйдет диалоговое окно, в котором будет содержаться предложение ввода параметров.

SQL-запросы

В Access 2013 и других версий запросы выполняются при помощи языка структурированных запросов SQL.

Для создания SQL-запросов необходимо перейти в режим конструктора, затем на кнопке "Вид" выбрать "Режим SQL". В результате появится диалоговое окно, в котором в поле Select вводим названия столбцов, а в поле From - то, что будет выводиться в строках, например названия поставщиков (если первый столбец "Название").

В Access используется не чистый SQL, а его диалект Jet-SQL. Основными инструкциями для запросов в этом языке являются: SELECT, по которому осуществляется выборка из записей по определенным условиям (названия полей исходных таблиц, переносящихся в результирующую таблицу), UPDATE - используется с целью редактирования записей, DELETE - для удаления каких-либо указанных записей, CREATE - для создания новых объектов БД. В MS Access также используются TRANSFORM для построения перекрестных запросов, WITH OWNER-ACCESS OPTION для создания специальных запросов пользователем, не имеющем доступа к таблицам, к которым должен быть доступ у этого запроса, IN (для обеспечения связи с удаленной БД), DISTINCTROW (создание запроса с возможным объединением данных). Также могут применяться итоговые функции SQL, встроенные функции Access и VBA.

В заключение

Создание запросов в Access происходит для формирования записей для других запросов, отчетов или форм. При помощи определенных действий собираются данные из нескольких таблиц. Запросы позволяют включить в формируемую таблицу отобранные поля, осуществить расчеты в каждой новой записи, отобрать записи, которые необходимы для удовлетворения неких условий, сгруппировать выражения с одинаковыми значениями в некоторых или одном поле, сформировать новую таблицу данных на основе существующих, добавить, удалить или обновить некоторые записи.

fb.ru

Создание запросов в базе данных Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рис. 1.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Рис. 2.

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

Рис. 3.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Рис. 4.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке "Вывод на экран" автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке "Условия" отбора и строке "Или". Например, введем критерий поиска - "5/A" в строке "Условия" для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Рис. 5.

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить - Да и ввести имя запроса, например "Успеваемость студентов". Для запуска запроса дважды щелкнем на query "Успеваемость студентов", откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Рис. 6.

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить - Да и ввести имя запроса, например "Параметрический query". Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Рис. 7.

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

Рис. 8.

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

Далее >>> Раздел: 2.4.6. Создание форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

www.lessons-tva.info

Базы данных Access. Создание запросов

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.4. Создание (формирование) запросов

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

2.4.4.1. Создание запроса на выборку с помощью Мастера

При создании query необходимо определить:

поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации;
предмет поиска в базе данных;
перечень полей в результате выполнения запроса.

В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

Рис. 1.

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.

2.4.4.2. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

Простой.
По условию.
Параметрические.
Итоговые.
С вычисляемыми полями.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе.
Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле.
Сортировка – указывает тип сортировки.
Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране.
Условия отбора - задаются критерии поиска.
Или – задаются дополнительные критерии отбора.

Рис. 2.

Запрос на выборку

В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.
Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.
В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.
В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести - "отл/A", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.
После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Рис. 3.

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Рис. 4.

Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Параметрические запросы

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».
В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию].
Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.
Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

Далее >>>Тема: 2.4.5. Проектирование форм и работа с ними

www.lessons-tva.info

Создание простого запроса на выборку

Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.

Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.

В этой статье

Общие сведения

Создание запроса SELECT с помощью мастера запросов

Создание запроса в режиме конструктора

Создание запроса на выборку в веб-приложении Access

Общие сведения

Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.

Запрос на выборку — это объект базы данных, который отображает сведения в режим таблицы. Запрос не хранит данные: он только выводит содержимое таблиц. В запросах могут отображаться сведения из одной или нескольких таблиц, а также из других запросов. Кроме того, возможно сочетание этих вариантов.

Преимущества запросов

Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.

Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.
Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.
Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.
Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Основные этапы создания запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.

Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.
Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.
Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.

Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).

Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов

Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.

Подготовка

Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения. Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.

Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.

Использование мастера запросов

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. Если у вас Access 2007, щелкните Создание > Другое > Мастер запросов.
В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.

Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.
1. В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.
2. В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).
3. Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.
Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные.

Выполните одно из указанных ниже действий.
1. Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.
2. Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.
В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля.

Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.
1. Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.
2. Avg — запрос вернет среднее значение поля.
3. Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.
4. Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.
Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.
Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле ("Цена") и поле даты и времени ("Время_транзакции"), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю "Цена". Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.

Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.
На последней странице мастера задайте название запроса, укажите, хотите ли вы открыть или изменить его, и нажмите кнопку Готово.

Если вы решили открыть запрос, он отобразит выбранные данные в режиме таблицы. Если вы решили изменить запрос, он откроется в режиме конструктора.

К началу страницы

Создание запроса в режиме конструктора

В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.

Создание запроса

Действие 1. Добавьте источники данных

Действие 2. Соедините связанные источники данных

Действие 3. Добавьте выводимые поля

Действие 4. Укажите условия

Действие 5. Рассчитайте итоговые значения

Действие 6. Просмотрите результаты

Действие 1. Добавьте источники данных

В режиме конструктора источники данных и поля добавляются на разных этапах, так как для добавления источников используется диалоговое окно Добавление таблицы. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.

На вкладке Создание в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов. Если у вас Access 2007, щелкните Создание > Другое > Конструктор запросов.
В диалоговом окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы дважды щелкните каждый источник данных, который хотите использовать, или выберите их и нажмите кнопку Добавить.
Закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

Автоматическое соединение

Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.

Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.

Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).

Повторное использование одного источника данных

Иногда бывает нужно соединить две копии одной таблицы или одного запроса. В этом случае создается самосоединение. Используйте такие соединения для объединения записей из одной таблицы, когда в соединенных полях есть совпадающие значения. Предположим, у вас есть таблица сотрудников, в котором в записи каждого сотрудника в поле руководителя вместо имени указан идентификатор. С помощью самосоединения вы можете вместо идентификатора отобразить для каждой записи имя руководителя соответствующего сотрудника.

При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание "_1". Например, при повторном добавлении таблицы "Сотрудники" ее второй экземпляр будет называться "Сотрудники_1".

Действие 2. Соедините связанные источники данных

Если источники данных, добавленные в запрос, уже связаны, Access автоматически создает внутреннее соединение для каждого отношения. Если накладываются условия целостности данных, то над линией соединения автоматически отображается цифра "1", означающая, что таблица находится на стороне "один" в отношении "один ко многим", и знак бесконечности (∞) для таблиц, находящихся на стороне "многие".

Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.

Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.

Добавление соединения

Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике.

Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.

Линия соединения (обведена красным).

Изменение соединения

Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить.

Откроется диалоговое окно Параметры соединения.

Диалоговое окно "Параметры соединения" Обратите внимание, что названия таблиц в диалоговом окне изменятся в соответствии с названиями фактических таблиц.
Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.
Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.

Действие 3. Добавьте выводимые поля

Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.

Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора).

При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.

Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку "Поле" бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.

Использование выражения в качестве выводимого поля

Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.

В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.
В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как "Последнее обновление", введите перед ним фразу Последнее обновление:.

Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.

Действие 4. Укажите условия

Этот этап является необязательным.

С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.

Определение условий для выводимого поля

В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле "Город" указано "Рязань", введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем.

Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.
Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора.

Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.

Условия для нескольких полей

Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.

Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод

Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.

Добавьте поле в таблицу запроса.
Снимите для него флажок в строке Показывать.
Задайте условия, как для выводимого поля.

Действие 5. Рассчитайте итоговые значения

Этот этап является необязательным.

Вы можете вычислить итоговые значения для числовых данных, например узнать среднюю стоимость или общие объемы продаж.

Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.

Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке "Конструктор" в группе "Показать или скрыть" нажмите кнопку Итоги.

Access отобразит строку Итого на бланке запроса.
Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле.

Дополнительные сведения о функциях строки "Итого" в запросах см. в статье Суммирование или подсчет значений в таблице с помощью строки "Итого".

Действие 6. Просмотрите результаты

Чтобы увидеть результаты запроса, на вкладке "Конструктор" нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.

Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.

Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.

К началу страницы

Создание запроса на выборку в веб-приложении Access

В веб-приложении Access создать такой же запрос на выборку можно почти так же, как и в приложении для классических баз данных. Нужно только выполнить несколько дополнительных действий, чтобы отобразить результаты запроса в браузере.

Важно Корпорация Майкрософт больше не рекомендует создавать и использовать веб-приложения Access в SharePoint. В качестве альтернативного средства для бизнес-решений, не требующих дополнительного программирования и работающих в браузере и на мобильных устройствах, рекомендуется использовать Microsoft PowerApps.

Откройте веб-приложение в Access.
Выберите Главная > Дополнительно > Запрос.
В диалоговом окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы дважды щелкните каждый источник данных, который хотите использовать, или выберите их и нажмите кнопку Добавить. По завершении нажмите кнопку Закрыть.
Перетащите поля из источника в верхней области окна бланка запроса вниз в строку Поле таблицы конструктора (в нижней части окна конструктора).
Добавьте для полей необходимые условия.
Щелкните вкладку запроса правой кнопкой мыши, выберите команду Сохранить и присвойте запросу имя.
Чтобы увидеть результаты запроса, щелкните правой кнопкой мыши вкладку запроса и выберите пункт Режим таблицы.

Чтобы сделать результаты запроса доступными в браузере, нужно добавить представление запроса на экране выбора таблиц. Чтобы добавить новое представление в заголовок на экране выбора таблиц, выполните указанные ниже действия.

Щелкните заголовок таблицы в области выбора таблиц слева и нажмите кнопку Добавить представление (знак "плюс").
В диалоговом окне Добавление представления введите имя представления, выберите тип представления и укажите имя запроса в раскрывающемся спискеИсточник записей.

Совет: Если в запросе было использовано несколько таблиц, можно добавить представление для любых из них или для всех.
Выберите Главная > Запустить приложение чтобы открыть новое представление в браузере.
Если запрос поддерживает возможность обновления, щелкните имя таблицы, а затем — имя представления, чтобы добавить, изменить или удалить данные в нем.

К началу страницы

support.office.com

Глава 10. Запросы в Access.

10.1. Создание запросов.

Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий:

- добавление полей на основе условий отбора;

- добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий:

- создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access;

- создание отчетов, содержащих данные нескольких таблиц;

- создание резервной копии таблицы.

- создание архивной таблицы, содержащей старые записи;

- повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или выражениях SQL.

Выбор данных из одной таблицы

В режиме таблицы можно проводить различные операции с данными этой таблицы: просмотр, сортировка, фильтрация и др. Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. При этом все приемы, используемые при работе с одной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов.

После выполнения запроса на выборку Microsoft Access создает набор записей, содержащий отобранные данные, с которыми можно работать также как и с таблицей.

Проще всего создать запрос на основе одной таблицы так: открыть окно базы данных, выбрать в окне базы данных вкладку Запросы, нажать кнопку Создать, в новом окне выбрать режим Конструктор и Ok. В следующем окне "Добавление таблицы" выбрать нужную таблицу, а затем нажать кнопки Добавить и Закрыть.

Окно конструктора запросов (рис.10.1) разделено на две части. В верхней части находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней - располагается бланк QBE (запрос по образцу), в котором выполняется работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе.

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которым можно присвоить имена, используемые при выводе записей запросов. Во второй строке бланка запроса выводится имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно указать, для каких столбцов нужно проводить сортировку. Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса. Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора.

Рис.10.1. Окно конструктора запросов

Включение полей в запрос. Чтобы включить поле в бланк запроса, нужно его выделить в таблице и мышью перетащить в соответствующее поле бланка запроса.

Установка свойств полей. В общем случае поля в запросе имеют те же свойства, что и в таблице, из которой они перенесены. Однако можно задать другие значения свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца в бланке запроса и нажать кнопку Свойства на панели инструментов. После этого вводятся свойства полей.

Ввод условий отбора. Если нужно отобрать записи с конкретным значением поля, его нужно ввести в ячейку Условие отбора этого поля. Текстовое значение в качестве условия заключается в кавычки. При задании условия отбора можно пользоваться знаками отношений <, >, >=, <=, =,<> и логическими операциями or, and.

Кроме этого Access предоставляет специальные операторы для отбора данных, выводимых в запросе:

between - определяет диапазон значений. Between 10 and 20 означает то же самое, что и выражение >=10 and <=20;

in - задает используемый для сравнения список значений. Выражение in(“wa”,”ca”,”id”) означает то же самое, что и выражение “wa” or “ca” or “id”;

like - этот оператор позволяет при отборе текстовых полей использовать символы: ?, *,#. Символ # указывает, что в данной позиции должна стоять цифра, символы ? и * имеют то же назначение, что и в именах файлов OC MS DOS.

Например, like “B*” - означает, что нужно выбрать поля, начинающиеся с буквы В.

Условия отбора для дат и времени Access обрабатывает в любом формате. При вводе дату или время необходимо заключать в символы #. Например, #15 Апрель 1998#, #15/04/98# определяют одну и ту же дату.

Access предоставляет несколько функций, которые можно использовать при задании условий отбора для дат и времени:

day(дата) - возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31. Если нужно отобрать записи с определенными днями месяца - задается вычисляемое поле, например, day([Дата_заказа]) и вводится условие отбора, например, >10. В этом случае выбираются все записи поля, вычисляемое поле которых >10;

month(дата) - возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12;

year(дата) - возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999;

weekday(дата) - возвращает целое число от 1(Воскресенье) до 7(Суббота), соответствующее дню недели;

date() - возвращает текущую системную дату.

Вычисляемые поля. Можно выполнить вычисления с любыми полями таблицы и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать любые функции, встроенные в Access, и выполнять над полями таблицы арифметические операции с помощью операторов: +, -, *, /, \, ^, mod, &. Например, пусть имеется имя поля с именем “Количество”, где записано количество единиц товара и поле “Цена”, где записана стоимость единицы товара. Тогда для подсчета стоимости товара в пустое поле бланка запроса нужно ввести выражение Количество*Цена и значения этих полей будет перемножено.

Задание имен вычисляемых полей. При создании любого выражения в бланке запроса Access помещает стандартное имя поля “Выражение1:”. Можно изменить или назначить имена полей, что является важным, если их нужно использовать в отчете или других запросах. Это делается с помощью окна свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца, нажать кнопку Свойства на панели инструментов и выбрать Подпись.

Параметрические запросы. Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но для того чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр, т.е. создать параметрический запрос.

Для этого в строку "Условие отбора" вводится фраза в квадратных скобках, которая будет выводиться в качестве "подсказки" в процессе диалога, например [Введите фамилию]. Таких параметров может быть несколько, каждый для своего поля, при этом имя каждого параметра должно быть уникальным.

Сортировка данных. Обычно Access выводит записи в том порядке, в каком они выбираются из базы данных. Можно изменить последовательность вывода данных, задав порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

Итоговые запросы. Иногда нас интересуют не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных. Например, нужно узнать средний объем продаж по каждому месяцу отдельно. Это можно сделать с помощью итогового запроса. Для этого нужно нажать на кнопку Групповые операции на панели инструментов и в бланке появится новая строка с этим именем. При этом ведется группировка по всем занесенным в бланк полям, но итог не подводится. Для получения итогов нужно заменить Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.

Access предоставляет несколько функций для обеспечения групповых операций. Основные из них:

sum - вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых и денежных полей;

avg - Вычисляет среднее арифметическое значение всех значений данного поля в каждой группе;

min, max - вычисляет наименьшее (наибольшее) значение поля внутри группы;

count - вычисляет число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.

Выбор записей, формирующих группы. В группы итогового запроса можно не включать некоторые записи. Для этого нужно добавить в бланк запроса одно или несколько полей для фильтра. Для создания фильтра в строке Групповая операция выбирают установку Условие, снимают флажок Вывод на экран для этого поля и вводят условие отбора.

studfiles.net

Как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

Конструктор запросов.
Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

Простой.
Перекрестный.
Записи без подчиненных.
Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью "Мастера" в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке "Новый запрос" выбрать строку "Поиск повторяющихся записей". Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме "Мастер – Записи без подчиненных".

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку "Выполнить".

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой - внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме "Конструктора" можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» - «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

fb.ru

Создание запроса, формы или отчета в Access

Создание запроса на выборку

Создайте запрос на выборку определенных данных.

На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
Выберите таблицу с полем, добавьте нужные поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.
Укажите, хотите ли вы открыть запрос в режиме таблицы или изменить его в режиме конструктора, а затем нажмите кнопку Готово.

Дополнительные сведения см. в статье Начало работы с запросами или Создание простого запроса на выборку.

Создание разделенной формы

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы. Например, можно найти запись в режиме таблицы, а затем отредактировать ее в режиме формы.

В области навигации выберите таблицу или запрос с данными.
На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.

Дополнительные сведения см. в разделе Создание разделенной формы.

Создание отчета

На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
Выберите таблицу или запрос, дважды щелкните каждое нужное поле в списке Доступные поля, чтобы добавить его в отчет, и нажмите кнопку Далее.
Дважды щелкните поле, по которому должна производиться группировка, и нажмите кнопку Далее.
Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово.

Дополнительные сведения см. в статье Создание простых отчетов или Создание простого отчета.

support.office.com