ГлавнаяРазноеВ ворде слияние документов

Как cделать cлияние документов в Word 2007. В ворде слияние документов


Слияние документов Microsoft Word

7Лекция №8

Слияние документов.

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

  1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

  2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

  3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

  4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

  5. Предварительный просмотр и завершение слиянияПеред тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Настройка основного документа

  1. Запустите приложение Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

  1. Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно, например, создать следующие типы документов.

  • Комплект конвертов   Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

  • Комплект наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

  • Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты   Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

  • Каталог или папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Возобновление слияния

Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.

  1. При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.

  1. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

  2. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Выбор файла данных

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

  1. Выполните следующие действия.

Откройте документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

  1. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

Выделение отдельных записей  Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.

Сортировка записей   Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).

Фильтрация записей  Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.

Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Столбцы файла данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые к основному документу, являются текстовыми заполнителями для этих категорий.

Строки файла данных представляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Word создает копию основного документа для каждой записи.

При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных, например фамилия или адрес.

 Примечание.    При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки (« »). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.

Что происходит при слиянии

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

Примеры работы с полями

Из файла данных в основной документ в качестве поля можно добавить любой заголовок столбца. Это дает определенную гибкость при составлении бланков писем, наклеек, сообщений электронной почты и других составных документов.

Можно комбинировать поля и разделять их с помощью знаков препинания. Например, чтобы сформировать точный адрес, необходимо в основной документ вставить следующие поля:

«Имя» «Фамилия»

«Дом и улица»

«Город», «Область», «Почтовый индекс»

Для часто встречающихся случаев, таких как блоки адреса или строки приветствия, приложение Word предоставляет сложные поля — сочетание из нескольких полей. Ниже перечислены примеры.

  • Поле «Блок адреса» комбинируется из нескольких полей, включающих имя, фамилию, дом и улицу, город и почтовый индекс.

Поле «Строка приветствия» может включать в себя одно или более полей имен, в зависимости от используемых слов приветствия.

Содержимое каждого из сложных полей можно соответствующим образом настроить. Например, для адреса можно выбрать формальное имя (г-н Андрей Альфирович младший), а в обращении использовать «Для» вместо «Уважаемый».

Установление соответствия полей слияния файлу данных

Чтобы не было сомнений, что приложение Word найдет в файле данных столбец, соответствующий каждому адресу или элементу приветствия, необходимо установить соответствие полей слияния в Word столбцам в файле данных.

Для установления соответствия полей выберите пункт Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговое окно Подбор полей.

Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.

Word подыскивает соответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, что Word автоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия. Но он не смог противопоставить друг другу другие элементы. В частности, из этого файла данных Word не нашел соответствия полю Имя.

В списке справа можно выделить столбец файла данных, соответствующий элементу слева. Теперь на иллюстрации видно, что столбец Имя соответствует полю Имя. Нет ничего страшного в том, что для полей Обращение, Уникальный идентификатор и Отчество не нашлось соответствия. Составной документ не нуждается в использовании каждого поля. Если добавить поле, для которого нет данных в файле данных, оно будет фигурировать в составном документе как пустой текстовый заполнитель — обычно это пустая строка или скрытое поле.

Ввод содержимого и добавление полей

  1. В основном документе щелкните место, где необходимо вставить поле.

  2. Пользуйтесь группой Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

  1. Добавьте любые из следующих элементов.

    1. Выберите пункт Блок адреса.

    2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите требуемые элементы адреса и форматы отображения, а затем нажмите кнопку ОК.

    3. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    1. Выберите пункт Строка приветствия.

    2. Выберите формат строки приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем.

    3. Выберите текст строки приветствия для случаев, когда имя получателя недоступно, например, когда источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название компании.

    4. Нажмите кнопку ОК.

    5. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

  1. Сведения можно вставлять из отдельных полей, таких как фамилия, номер телефона или сумма вклада спонсоров. Чтобы быстро добавить поле из файла данных в основной документ, щелкните стрелку рядом со списком Вставка поля данных, а затем выберите имя поля.

  2. Чтобы использовать большее количество параметров при вставке отдельных полей в документ, выполните следующие действия.

  1. На вкладке Почта в группе Запись и добавление полей выберите команду Вставить поле слияния.

  2. В диалоговом окне Вставка поля данных выполните одно из следующих действий.

  • Чтобы выделить поля адреса, которые будут автоматически соответствовать полям источника данных, даже если поля источника данных имеют другие названия, выберите пункт Поля адреса.

  • Чтобы выделить поля, которые всегда используют данные напрямую из столбца файла данных, выберите пункт Поля базы данных.

  • В списке Поля щелкните необходимое поле.

  • Нажмите кнопку Вставить, а затем Закрыть.

  • Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    Единственный способ включить настраиваемые поля списка контактов в основной документ — это начать слияние из приложения Outlook. Предварительно нужно настроить отображение списка контактов с применением именно тех полей, которые должны быть использованы при слиянии. После этого можно начинать слияние. Как только будут установлены все необходимые параметры настройки, автоматически откроется приложение Word, и можно будет завершить слияние.

    Форматирование результатов слияния

    Чтобы отформатировать данные, содержащиеся в документе, выделите поле слияния и отформатируйте его точно так же, как форматируется любой другой текст. Выделение обязательно должно включать двойные кавычки-шевроны (« »), окружающие поле.

    Предварительный просмотр и завершение слияния

    После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.

    Для просмотра выполните одно из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки :

    • Щелкните Просмотреть результаты.

    • Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.

    • Просмотрите конкретный документ с помощью команды Найти получателя.

    Завершение слияния

    Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

    Выберите, следует ли редактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи. Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

    Сохранение основного документа

    Помните, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.

    • studfiles.net

    Слияние документов Word на примере писем

    3 Декабрь 2012      Word

    Для того чтобы разослать адресатам документ или письмо, где присутствует неизменная часть, и при этом персонализировать каждое из них, часто офисным служащим приходится прибегать к операции размножения подобной информации и замене сменных частей документа или письма. На эту процедуру может быть затрачено много полезного рабочего времени, а часто и в ущерб другой работе. Помочь в этом деле призвана процедура слияния документов, которая позволяет максимально автоматизировать процес создания и подготовки многостраничных документов с постоянным и изменяемым содержимым в них.В данном видеоуроке рассмотрен пример слияния документов для писем. Пусть вас не смущает язык написания текста письма(украинский), главное понять принцип работы этой функции, и опробывать уже на своих примерах.

    Слияние документов Word на примере писем от Oksana Kutsenko на Youtube.

    Инструкция по использованию процедуры слияния документов Word на примере писем

    1. Подготовить файл с основным содержимым (это могут быть файлы в текстовом редакторе: бланк письма-обращения, уведомление с констатацией фактов и др.
    2. Подготовить файл с источником данных (это могут быть файлы в текстовом редакторе, собранным в таблицу, данные из табличного редактора, например Excel (версий 2003,2007,2010), информация из файлов баз данных, например Access ( версий 2003,2007,2010). Сохранить. Его можно создать позже, с помощью мастера слияния Создать список.
    3. Задать в этой таблице заголовки для записей, которые будут служить источником данных.
    4. Начать процедуру формирования письма или документа, выбрав для программ Microsoft Office 2007, 2010 на ленте вкладку Рассылки/Начать слияние.
    5. В выпадающем списке обратиться к Пошаговому мастеру слияния.
    6. В области задач Слияние выбрать тип документа Письма.
    7. Перейти на этап 2 мастера слияния Открытие документа.
    8. В области Выбор документа использовать Текущий документ.
    9. Перейти к шагу Выбор получателей.
    10.  С помощью ссылки Обзор выбрать зараннее подготовленный файл с данными из п.2
    11.  Перейти к следующему шагу мастера слияния Создание письма.
    12. Воспользовавшись ссылкой Другие элементы подставить в тело письма изменяемые компоненты полей слияния, сформированые в файле п.2. и продолжить работу по выделению и подстановке.
    13. Перейти к шагу Просмотр писем. Выполнить правильность заполнения данных. В случае неудовлетворительного результата вернуться с помощью мастера слияния на шаги назад и исправить существующее несоответствие.
    14.  Перейти к последнему шагу Завершение слияния и выбрать либо возможность печати, либо просмотра итогового результата Изменить отдельные письма/Все.
    15. Проверить работу мастера слияния на последующих листах со сформированными письмами.
    16.  Выбрать процедуру печати или сохранения.

     

    Чтобы быть в курсе новых уроков этого блога

    Подпишись и следи за новинками сайта

    Похожие записи:

    coded by nessus

    ccinet.info

    Слияние с использованием таблицы Excel

    Слияние используется для создания нескольких документов одновременно. В этих документах одинаковые макет, форматирование, текст и графика. Различаются и индивидуально настраиваются только определенные разделы каждого документа. С помощью слияния в Word можно создавать такие документы, как наклейки, письма, конверты и сообщения электронной почты. В процессе слияния участвуют три документа:

    • основной документ;

    • источник данных;

    • объединенный документ.

    Узнать больше об использовании данных Excel для слияния можно из приведенного ниже видео, которое входит в состав учебного курса Расширенные возможности слияния.

    Этап 1. Подготовка данных в Excel для слияния

    Настройка и подготовка данных — самый важный этап процесса слияния. Электронная таблица Excel станет источником данных для списка получателей.

    Ниже приведены некоторые советы по подготовке данных для слияния. Проверьте следующее:

    • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

    • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

    • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

    • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

    • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

    Примечания: 

    • Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.

    • Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

    Этап 2. Запуск слияния

    1. В Word выберите Файл > Создать > Новый документ.

    2. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Начать слияние и выберите нужный тип слияния.

    3. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите вариант Использовать существующий список.

    4. Перейдите к своей электронной таблице Excel и нажмите кнопку Открыть.

    5. Если Word предложит, выберите Лист1$ > ОК.

      Примечание: Теперь электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word.

    Изменение списка рассылки

    Вы можете ограничить число получателей почты.

    1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    2. В диалоговом окне Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.

    Этап 3. Вставка поля слияния

    Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

    Вставка блока адресов для конверта, наклейки, почтового сообщения или письма

    1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

    Вставка строки приветствия в почтовое сообщение или письмо

    1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.

    2. В диалоговом окне Вставка строки приветствия сделайте следующее:

      • В разделе Формат строки приветствия измените приветствие, если нужно. Для этого выберите приветствие (по умолчанию: Уважаемый), формат имени получателя и конечный знак препинания (по умолчанию: запятая).

        и

      • В разделе Строка приветствия для неправильно заданных имен получателей выберите один из вариантов.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

    Вставка данных из электронной таблицы в почтовое сообщение или письмо

    1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Вставить поле слияния.

    2. В диалоговом окне Вставка поля слияния в разделе Поля выберите имя поля (имя столбца в таблице) и нажмите кнопку Вставить.

    3. При необходимости повторите действия этапа 2, а по окончании нажмите кнопку Закрыть.

    4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

    Дополнительные сведения о добавлении полей из электронной таблицы в документ слияния см. в статье Вставка полей слияния. Если же вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние для массовой рассылки почты в Word.

    Этап 4. Предварительный просмотр и завершение слияния

    Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты и убедитесь, что содержимое в порядке, после чего можно завершить процесс слияния.

    1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Просмотреть результаты.

    2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись  и Предыдущая запись  , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

    3. В группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите вариант Печать документов или Отправить электронные сообщения.

    Этап 5. Сохранение слияния

    При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

    • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

    См. также

    support.office.com

    Слияние: вставка поля слияния - Word

    В этой статье

    Сведения о полях слияния

    Добавление полей (заполнителей)

    Сведения о полях слияния

    Заполнители, такие как адрес и приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют заголовкам столбцов выбранного файла данных.

    1. Столбцы в файле данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые в основной документ, являются для этих категорий заполнителями.

    2. Строки в файле данных представляют собой записи, в которых хранятся некоторые данные. При слиянии Word создает копию основного документ для каждой записи.

    Путем помещения поля в основной документ указывается, какая категория данных, например имя или адрес, должна отображаться в этом месте.

    Примечание: При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в угловые кавычки (« »). Эти угловые кавычки не отображаются в документах, полученных в результате — они используются только для того, чтобы поля в основном документе отличались от обычного текста.

    При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, создавая первый объединенный документ. Данные из второй строки файла данных замещают поля, создавая второй документ, и т. д.

    Добавление полей (заполнителей)

    1. В основном документе введите содержимое, которое должно отображаться во всех его копиях.

      Чтобы добавить рисунок (например, эмблему), нажмите на вкладке Вставка в группе Иллюстрации кнопку Рисунок.

    2. Щелкните то место, куда нужно вставить поле.

    3. Воспользуйтесь группой Запись и вставка полей на вкладке Письма и рассылки.

    4. Добавьте нужные поля из перечисленных ниже.

      Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

      1. Выберите команду Блок адреса.

      2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые требуется включить, и нужные форматы. Затем нажмите кнопку ОК.

      3. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выберите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

      Строка приветствия

      1. Выберите поле Строка приветствия.

      2. Задайте формат строки приветствия, включая обращение, формат имени и знак пунктуации, следующий за ним.

      3. Выберите текст, который должен отображаться в случаях, когда Microsoft Word не может интерпретировать имя получателя, например когда источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название предприятия.

      4. Нажмите кнопку ОК.

      5. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

      Отдельные поля

      Можно вставить данные из отдельных полей, например фамилию, номер телефона или объем взноса, сделанного спонсором. Чтобы быстро добавить в основной документ поле из файла данных, щелкните стрелку рядом с пунктом Вставить поле слияния и щелкните имя поля.

      Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам вставки индивидуальных полей в документ, выполните указанные ниже действия.

      1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей выберите команду Вставить поле слияния.

      2. В диалоговом окне Вставить поле слияния выполните одно из следующих действий:

        • Чтобы выделить поля адреса, которые будут автоматически соответствовать полям источника данных, даже если поля источника данных имеют другие названия, выберите пункт Поля адреса.

        • Чтобы выбрать поля, в которые всегда подставляются данные непосредственно из столбца файла данных, установите переключатель Поля базы данных.

      3. В списке Поля: щелкните нужное поле.

      4. Нажмите кнопку Вставить, а затем — Закрыть.

      5. Если отобразится диалоговое окно Подбор полей, Microsoft Word, возможно, не смог найти некоторые данные, которые нужны для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выберите поле в источнике данных, соответствующее полю, которое требуется для слияния.

        Примечание: Если первоначально поле было вставлено из списка Поля базы данных, а затем документ был переключен на другой источник данных, не имеющий столбца с тем же, что и поле, именем, приложение Word не сможет вставить сведения в это поле в составном документе.

    К началу страницы

    support.office.com

    Как cделать cлияние документов в Word 2007.

    Декабрь 8th, 2014 Данил

    Вы только что подготовили полноценный документ, который будет направлен большой группе людей. И ты понимаешь, что отправка документа гораздо более ужасная, чем его составление. Создание различных сообщений, копирование одного и того же документа, и ввод разных адресов, съедает много времени. Хотите узнать, как обмануть и убежать от делания этой работы снова и снова? Если у вас есть Microsoft Word 2007 или более ранняя версия, установленная на вашем ПК или ноутбуке, вы находитесь на правильном пути спасения. Узнайте, как выполнить слияние и отправку документов и сообщений сразу многим людям, на одном дыхании. Далее, они даже не будут знать, кому Вы ещё отправили одно и то же сообщение. Таким образом, почта будет выглядеть более выгодно с личным именем и адресом для её чтения. В этой статье приведены простые шаги, которые помогут вам выполнить слияние и облегчить вашу монотонную задачу.

    Создание слияния документов в Word 2007

    • Откройте документ Microsoft Word и создайте свой шаблон письма для отправки. Это ваш «Основной документ».

    • Если вы хотите создать слияние в Microsoft Excel откройте электронную таблицу Excel и вставьте все данные в поля column-wise с заголовками для каждой детали. Каждая строка должна состоять из отдельной записи. Это становится источником данных. Если вы создаете письмо, вам потребуются, только два поля, имя и адрес.

    • Перейдите в основной документ, нажмите на кнопку ‘Рассылка’ на вкладке ‘Слияние’ инструментов и выберите ‘Start Mail Merge».

    • Следуйте инструкциям, указанным в окне, нажав на кнопку » Step By Step » Mail Merge Wizard’.

    • Выберите ‘Письмо’ как тип слияния из нескольких параметров, отображаемых в окне.

    • Под предложением выбрать «Начальный документ, нажмите на ссылку», текущий документ будет выбран в качестве начального или основного документа.

    • Далее, вы должны выбрать имена и адреса получателей из источника данных. Нажмите на кнопку «Выберите существующий список» и откройте Excel-файл, содержащий данные. Если требуется, измените данные и сохраните документ.

    • Теперь вы должны вставить эти поля слияния в документ. Выберите функцию «Вставить поле слияния»  и вставьте в поля имена и адреса в письмо. После завершения ввода полей, сохраните документ.

    • Сделайте предварительный просмотр документа, чтобы увидеть формат и исправить какие-либо совершённые вами ошибки.

    • Нажав на кнопку «Полное слияние», вы получите отдельные буквы, который отображаются на экране.

    • Вы можете либо напрямую брать отпечатки всех букв или сохранить их отдельно для дальнейшего использования.

    • Аналогично, вы можете создать конверты, наклейки, купоны, письма и факсы, следуя той же процедуре.

    Выполните следующие инструкции, чтобы освоить создание слияния в Word 2007. Работая в нём практически, вы сможете очистить все ваши сомнения, если таковые имеются, и сделать правильное слияние документов в Word.

    Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

    kompkimi.ru

    Вставка полей слияния - Word

    При связывании документа со списком рассылки для слияния сообщений электронной почты, наклеек или писем вы можете добавить поля слияния, чтобы персонализировать содержимое. Поля слияния соответствуют заголовкам столбцов в списке рассылки, также называемом источником данных. В примере ниже показано, как поля из списка рассылки в Excel отображаются в документе слияния.

    Вставленное поле слияния извлекает данные из списка рассылки и добавляет их в каждый конверт, сообщение, наклейку или письмо.

    Чтобы не вставлять поля в документ по отдельности, в Word предусмотрены инструменты "Блок адреса" и "Строка приветствия", с помощью которых вы можете сразу добавить все поля адреса или приветствия.

    Добавление блока адреса

    Чтобы легко добавить блок адреса в письмо, на конверт или наклейку, воспользуйтесь инструментом Блок адреса.

    1. Щелкните страницу документа там, куда хотите добавить блок адреса.

    2. Нажмите кнопку Блок адреса.

    Примечание: Если команда Блок адреса недоступна, нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите тип списка рассылки: контакты Outlook, таблицу Excel или MDB-файл, созданный ранее в приложении Word. Если список еще не готов, выберите пункт Ввести новый список, чтобы создать список в Word.

    В Word есть возможность использовать в адресе более или менее официальную форму имени.

    Совет:  Чтобы использовать в наклейке одинарный интервал, выберите поле "Блок адреса", выберите Разметка страницы (в Word 2013) или Макет (в Word 2016) и в меню Интервал введите 0 в поля До и После.

    Инструкции по использованию функции слияния с адресами из таблицы Excel см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений в Excel при слиянии.

    Добавление строки приветствия

    Чтобы добавить стандартное приветствие в сообщение электронной почты или письмо, воспользуйтесь инструментом Строка приветствия.

    1. Щелкните страницу документа там, куда хотите добавить приветствие.

    2. Нажмите кнопку Строка приветствия.

      Примечание:  Если команда Строка приветствия недоступна, нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите тип списка рассылки: контакты Outlook, таблицу Excel или MDB-файл, созданный ранее в приложении Word. Если список еще не готов, выберите пункт Ввести новый список, чтобы создать список в Word.

    3. Выберите желаемый стиль названия и задайте другие параметры.

      Совет:  Чтобы быть уверенным в том, что Word найдет имена и адреса в вашем списке, нажмите Подбор полей. Убедитесь, что нужные поля отображаются в списке. Если в поле указано нет соответствия, щелкните раскрывающийся список этого поля и выберите в нем имя столбца, соответствующее столбцу в вашем списке.

    4. Чтобы убедиться, что поле отформатировано правильно, выделите все поле, включая знаки в конце.

    5. На вкладке "Главная" проверьте шрифт и его размер.

    6. Нажмите кнопку Междустрочный интервал, чтобы убедиться, что ко всему документу применен единообразный междустрочный интервал.

    После добавления полей слияния введите информацию, которая должна повторяться во всех письмах, сообщениях электронной почты, конвертах или наклейках, создаваемых во время слияния.

    Добавление полей слияния по отдельности

    Если вы хотите добавить в документ другую информацию из списка рассылки, то можете создать поля слияния по отдельности.

    1. Щелкните страницу документа там, куда хотите добавить поле слияния.

    2. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить поле слияния, а затем выберите название поля.

    3. Если названия поля нет в списке, нажмите кнопку Вставить поле слияния.

    4. Чтобы просмотреть список полей в источнике данных, выберите пункт Поля базы данных.

    5. Примечание: Если вы не видите поля из необходимого источника данных, проверьте, подключен ли к нему документ. Нажмите кнопку Изменить список получателей и проверьте, совпадает ли поле Источник данных с необходимым источником.

    6. Выберите команду Вставить.

    Использование расширенных полей слияния

    Если вы хотите, чтобы в письмах или сообщениях электронной почты, которые вы отправляете клиентам, содержалась разная информация в зависимости от значений определенных полей в источнике данных, можете настроить правило заполнения поля. Например, если срок перевода суммы задолженности уже прошел, в накладных может содержаться слово "Просрочено".

    Чтобы настроить правило и расширенное поле, на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите нужное поле.

    Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.

    Полные пошаговые инструкции по выполнению слияния см. в статьях Слияние почты с помощью Word, Слияние для наклеек и Персонализация писем с помощью слияния.

    Добавление даты или времени

    Чтобы вставить текущую дату и время в документ, откройте вкладку Вставка и нажмите кнопку Дата и время в группе Текст. В диалоговом окне Дата и время выберите нужный формат. После этого нажмите кнопку ОК для вставки.

    Совет: Если вы хотите, чтобы дата и время автоматически обновлялись при открытии этого документа, установите флажок Обновлять автоматически, прежде чем нажимать кнопку ОК.

    См. также

    Остались вопросы о слиянии почты в Word?

    Задайте их в разделе сообщества Answers, посвященном Word.

    Помогите нам улучшить Word

    У вас есть предложения по улучшению Word? Поделитесь ими на сайте Word UserVoice.

    support.office.com

    Созданние группы документов с помощью слияния word

    В прошлый раз мы рассмотрели возможность рассылки электронных писем с персональными данными с использованием инструмента «Слияние» списку адресатов, взятому из папки контактов Outlook. Ниже я расскажу как с помощью того же элемента «Слияние» создать и распечатать документы с автоматической вставкой данных по каждому клиенту, взятых из таблицы Excel.

    Для начала нужно подготовить таблицу с данными. Для этого в верхней строке листа Excel вводим названия полей, и в соответствии с ними заполняем строки по каждому клиенту (Рис.1).

    Рис.1

    Далее открываем Word и создаем шаблон документа для последующего слияния. В нашем случае это будет простой вывод данных по каждой закупке.

    После создания шаблона начинаем слияние. Для этого переходим на вкладку «Рассылки», жмем «Начать слияние» и выбираем пункт «Письма» (Рис.2)

    Рис.2

    Теперь настала очередь выбрать источник данных. Для этого на той же вкладке «Рассылки» жмем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем пункт «Использовать существующий список» (Рис.3).

    Рис.3

    В появившемся окне выбираем нужный файл Excel и жмем «Открыть», далее жмем Ok и в следующем окне выбираем лист Excel, в который мы ввели данные, и еще раз Ok(Рис.4).

    Рис.4

    Далее в нужные места шаблона вставляем поля слияния из «списка получателей». Для этого устанавливаем курсор на место вставки, жмем «Вставить поле слияния» и выбираем необходимое поле (Рис.5).

    Рис.5

    В итоге получаем подготовленный документ (Рис.6, Серым выделены поля слияния).

    Рис.6

    И наконец приступаем к печати. Нажимаем на кнопку «Найти и объединить», выбираем пункт «Печать документов…» (Рис.7).

    Рис.7

    В появившихся окнах выбора страниц для печати и выбора принтера жмем Ok (если, конечно, вам не нужно внести изменения в параметры печати), и получаем документы следующего вида (Рис.8).

    Рис.8

    blog.depit.ru