Письмо-подтверждение. Подтвердите пожалуйста получение
Письмо-подтверждение. Образцы написания подтвердительных писем
Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».
Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.
Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо
У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.
Среди популярных тематик:
- получение заказа / оплаты;
- принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
- согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).
Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.
Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.
Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.
Структура и правила написания письма-подтверждения
Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.
В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.
Приветственная часть
Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.
Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.
И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.
Основная часть письма-подтверждения
Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.
Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:
- Хочу подтвердить…
- Данное письмо подтверждает…
- Подтверждаю…
Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.
Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.
Заключительная часть
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями,
- Спасибо,
- и т.п.
Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.
Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.
Ошибки при написании письма
- Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
- Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
- Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
- Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
- Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?
Образцы подтвердительных писем
Универсальный шаблон письма-подтверждения
Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.
_______ (дата)
_______ (адрес)Уважаемый _________,
Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.
Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).
В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.
С уважением,ФИО, должность, название организации,Контактные данные.
Подтверждение бронирования туристических услуг
Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.
Уважаемый ___,
Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.
В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.
Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.
Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.
С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.Контактные данные.
Пример письма, подтверждающего деловую встречу
Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).
Уважаемый ___ ,
Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.
В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).
С уважением,ФИО, должность, компания.
master-rezume.com
| · Как подтвердить получение письма и содержащихся в нём сведений |
| Подтверждаем получение Вашего письма и благодарим Вас за сообщенные нам сведения |
| · Как подтвердить получение письма с приложенными к нему каталогами |
| С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили нашим заказчикам на рассмотрение. В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы дополнительно свяжемся с Вами. |
| · Как подтвердить получение письма и проспектов |
| С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от <дата>, а также проспектов на изделия Вашей фирмы. |
| · Как подтвердить получение письма с приложенным к нему списком требующихся заказчику товаров |
| Подтверждаем получение Вашего письма от <дата> с приложенным к нему списком требующихся Вам материалов. |
| · Как подтвердить получение копий договоров на поставку товаров |
| С благодарностью подтверждаем получение копий договоров на поставку <наименование товара>. |
| · Как подтвердить получение иллюстрированного каталога товаров |
| Подтверждаем с благодарностью получение последнего иллюстрированного каталога <наименование товара>. |
| · Как подтвердить получение контракта на поставку товаров |
| Подтверждаем получение контракта № __ на поставку <наименование товара>. |
| · Как подтвердить получение письма с информацией о дате прибытия сотрудника объединения на предварительные переговоры по заключению сделки на поставку товаров |
| Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от <дата> с. г., в котором Вы сообщаете, что Ваш сотрудник г. <Ф.И.О. полностью> прибудет к нам <дата> с. г. на предварительные переговоры по заключению сделки на <наименование товара>. Мы будем Вам признательны, если Вы сообщите нам номер рейса самолёта для того, чтобы мы встретили его в аэропорту. |
| · Как подтвердить получение заказа |
| Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа и приступаем к его исполнению. |
| · Как подтвердить получение предложения на поставку товаров |
| Подтверждаем получение Вашего предложения на <наименование товара>. |
| · Как подтвердить получение письма и попросить прислать вам прейскурант |
| Мы получили Ваше письмо от <дата>, за которое благодарим. Мы будем Вам весьма признательны, если Вы вышлете нам Ваш последний прейскурант. |
| · Как подтвердить получение письма с приложенными к нему информационными материалами о международных выставках в Российской Федерации |
| Мы получили Ваше письмо от <дата> и благодарим Вас за информационные материалы о международных выставках в Российской Федерации в текущем году, которые Вы прислали. |
| · Как подтвердить получение письма и сообщить о принятии вами мер по ускорению отгрузки товаров |
| Мы получили Ваше письмо от <дата> и приняли необходимые меры, чтобы ускорить отгрузку <наименование товара>. |
| · Как подтвердить получение письма и сообщить о посылке подробного описания интересующих заказчика товаров |
| Ваше письмо от <дата> нами получено. В соответствии с Вашей просьбой посылаем Вам с этим письмом подробное <наименование товара>. |
| · Как подтвердить получение письма с информацией об отгрузке товаров по вашему заказу в срок |
| Благодарим Вас за Ваше письмо от <дата>. Мы приняли к сведению, что товары по нашему заказу № ___ будут отгружены Вами в срок. |
| · Как подтвердить получение образцов интересующего вас товара |
| Благодарим за образцы <наименование товара>, которые Вы нам прислали. |
| · Как подтвердить получение письма и сообщить об отправке в самое ближайшее время ваших предложений |
| Мы подтверждаем наше письмо от <дата>. Наши предложения будут направлены Вам в самое ближайшее время. |
| · Как подтвердить телефонный разговор и сообщить о посылке прейскуранта |
| В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося <сегодня утром>, высылаем Вам наш последний прейскурант. |
| · Как подтвердить дату переговоров |
| Подтверждаем дату переговоров <дата> с. г. |
| · Как подтвердить предлагаемую вам цену товара |
| Подтверждаем Вашу цену. |
| · Как подтвердить предлагаемые вам условия поставки товара |
| Подтверждаем Ваши условия поставки. |
| · Как подтвердить заказ покупателя |
| Посылаем Вам наше подтверждение Вашего заказа № ___. |
| · Как подтвердить получение необходимой вам технической документации |
| Подтверждаем получение необходимой нам технической документации. |
office-profi.ru
| #1 | …, что вы можете просто сосредоточиться пожалуйста При получении нового телохранителя?Прослушать | Konzentrier dich bitte, einen Leibwächter zu finden.Прослушать | 1 |
| #2 | Мы хотим, чтобы вы подтвердили полученную от агентов и при помощи …Прослушать | Wir möchten, dass Sie die Fakten erhärten. Dass es lhnen gestattet ist, Profite zu machen, mehr oder weniger. Aber Sie …Прослушать | 1 |
| #3 | Подтвердите получение сигнала.Прослушать | Befehl bestätigen.Прослушать | 1 |
| #4 | Пожалуйста, подтвердите ваш пароль в целях безопасности.Прослушать | Könnten Sie aus Sicherheitsgründen bitte Ihr Passwort bestätigen?Прослушать | 1 |
| #5 | Бенджамин, пожалуйста, подтверди. Ты сказал, что мы не …Прослушать | Sagten Sie, wir werden die Kai nicht an Bord beamen?Прослушать | 1 |
| #6 | Пожалуйста, подтвердите.Прослушать | Bitte bestätigen Sie.Прослушать | 1 |
| #7 | Я подтвердил получение и запросил разрешение на отправку.Прослушать | Ich ersuche um Abflugerlaubnis. - Gut.Прослушать | 1 |
| #8 | Эксперт подтвердил, что письмо с шантажом было написано жертвой.Прослушать | Also, ein Experte bestätigte, dass der Erpresserbrief vom Opfer unterzeichnet war.Прослушать | 1 |
| #9 | - Пожалуйста, подтверди это сообщение.Прослушать | - Bitte bestätige das.Прослушать | 1 |
| #10 | Подтвердите получение и введите код доступа сотрудника."Прослушать | Bestätige Empfang und Identität mit Mitarbeiter-Zugangscode."Прослушать | 1 |
| #11 | Подтвердите получение приказа.Прослушать | Bestätigen.Прослушать | 1 |
| #12 | Ты умрешь в течение 48 часов после получения письма.Прослушать | Innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt dieser Nachricht sind Sie tot.Прослушать | 1 |
| #13 | … доставку. Мне нужно чтобы ты подтвердила получение этой посылки, тем самым освободив…Прослушать | Ich muss dich jetzt bitten,... den Erhalt den Pakets zu bestätigen, so dass ich vollständig entbunden und nicht länger …Прослушать | 1 |
| #14 | пожалуйста, прочтите эти письма, и вы начнете понимать.Прослушать | Lesen Sie bitte diese beiden Briefe, dann werden Sie es verstehen.Прослушать | 1 |
| #15 | Пожалуйста подтвердите сигнал. Пожалуйста-Прослушать | Jim!Прослушать | 1 |
ru.slova-perevod.ru
| #1 | Мисс Харви, пожалуйста, пошлите ему письмо следующего содержания:Прослушать | Take this letter, Miss Harvey, would you?Прослушать | 1 |
| #2 | Пожалуйста подтвердите число выживших.Прослушать | Please confirm number of survivors.Прослушать | 1 |
| #3 | Генерал Нортон, Пожалуйста, подтвердите использование анти-материиПрослушать | General Norton, please confirm anti-matter contact.Прослушать | 1 |
| #4 | … те, кто привыкли держать только полученное письмо в кармане иным вечером в…Прослушать | One evening, a few of us were to keep this letter fresh in our pockets, at the meeting to protest the Bay of Pigs …Прослушать | 1 |
| #5 | Пожалуйста подтвердите вашу идентификацию.Прослушать | Please confirm your identity.Прослушать | 1 |
| #6 | - Пожалуйста, подтверди это сообщение.Прослушать | - Please roger that transmission.Прослушать | 1 |
| #7 | Пожалуйста подтвердите.Прослушать | Please acknowledge.Прослушать | 1 |
| #8 | Пожалуйста подтвердите сигнал.Прослушать | Please...Прослушать | 1 |
| #9 | Подтвердите получение сигнала.Прослушать | Acknowledge the signal.Прослушать | 1 |
| #10 | Подтвердите получение приказа.Прослушать | Acknowledge.Прослушать | 1 |
| #11 | Бенджамин, пожалуйста, подтверди. Ты сказал, что мы не …Прослушать | Benjamin, did you say we're not transporting the Kai?Прослушать | 1 |
| #12 | Ты умрешь в течение 48 часов после получения письма.Прослушать | You will be dead within 48 hours of receiving this message.Прослушать | 1 |
| #13 | Пожалуйста, подтвердите следующее.Прослушать | Please confirm the following.Прослушать | 1 |
| #14 | Пожалуйста, подтвердите на аварийной частоте 133.75 мегагерц.Прослушать | Please acknowledge on emergency frequency 133.75 megahertz.Прослушать | 1 |
| #15 | Транс Кон 47, если Вы слышите, пожалуйста, подтвердите.Прослушать | Trans Con 47, if you copy, please acknowledge.Прослушать | 1 |
ru.slova-perevod.ru
| #1 | Пожалуйста, подтвердите получение квитанции.Прослушать | Por favor, confirma recepción.Прослушать | 1 |
| #2 | "как договаривались, пожалуйста прими это письмо" "как гарантию от одного друга …Прослушать | Como discutimos, acepta esta carta, como un compromiso de un amigo a otro que garantiza que en caso de tu penosa muerte …Прослушать | 1 |
| #3 | Я подтвердил получение и запросил разрешение на отправку.Прослушать | He solicitado permiso para salir. - Bien.Прослушать | 1 |
| #4 | Кроме полученного письма, что нибудь еще произошло на …Прослушать | Entonces, además de la llegada de esta carta, pasó algo más esta semana que sea extraño?Прослушать | 1 |
| #5 | Пожалуйста подтвердите.Прослушать | Conteste.Прослушать | 1 |
| #6 | Пожалуйста, подтвердите ваш пароль в целях безопасности.Прослушать | Gracias, señora Marlow. Detectamos la alarma de su puerta delantera.Прослушать | 1 |
| #7 | пожалуйста, прочтите эти письма, и вы начнете понимать.Прослушать | Por favor, lea estas dos cartas... y empezará a comprenderlo.Прослушать | 1 |
| #8 | Пожалуйста, подтвердите сканирование глаз для безопасности.Прослушать | Por favor confirme el escáner de retina para seguridad.Прослушать | 1 |
| #9 | Пожалуйста, передайте это письмо... Со Хи.Прослушать | Por favor toma esta carta... para So-hee.Прослушать | 1 |
| #10 | Пожалуйста, подтвердите.Прослушать | Por favor confirmen.Прослушать | 1 |
| #11 | Бенджамин, пожалуйста, подтверди.Прослушать | Así es. Se lo explicaré luego.Прослушать | 1 |
| #12 | Пожалуйста, подтвердите личность.Прослушать | Por favor, confirme identidades.Прослушать | 1 |
| #13 | Мне нужно чтобы ты подтвердила получение этой посылки, тем самым освободив …Прослушать | Ahora necesito que reconozcas la recepción del paquete para que yo esté completamente liberado y deje de ser responsable…Прослушать | 1 |
| #14 | И, пожалуйста, передай это письмо Хам Лае.Прослушать | Aquí está la dirección de Don.Прослушать | 1 |
| #15 | И пожалуйста, оставь это письмо после прочтения. Люблю, Коди."Прослушать | Lo siento, y recicla eeto despues de leerlo, Cody.Прослушать | 1 |
ru.slova-perevod.ru
